¿Qué son las macros de MS Word?
Macros de MS Word es un método mediante el cual puede automatizar una tarea de tratamiento de textos que tenga que realizar repetidamente.
MS Word permite dos tipos de macros, en función de la complejidad de la tarea:
(1) macros de teclado
(2) macros programadas (Visual Basic para Aplicaciones o VBA). Aunque VBA es una potente plataforma de scripting que permite la lógica condicional dentro de las macros y se utiliza con frecuencia para construir montaje de documentos plantillas de ensamblaje de documentos, carece, sin embargo, de funcionalidades complejo de documentos.
¿Qué es VBA para Word?
VBA para Word es un término utilizado específicamente en referencia al concepto de creación de características de automatización de documentos (montaje de documentos) en documentos de MS Word. Aunque VBA en general es una tecnología potente y proporciona una ampliación sustancial del paquete MS Office, VBA para Word, al menos en lo que respecta a la automatización de documentos (montaje de documentos), no es el mejor enfoque para cualquier empresa que requiera cualquier nivel de sofisticación en sus plantillas de automatización de documentos.
Por qué VBA no funciona para el ensamblaje de documentos
Hay una larga lista de razones por las que VBA para Word no es una gran opción para este tipo de programación, y en la parte superior de la lista es su propósito previsto como un general RAD (Desarrollo Rápido de Aplicaciones) de la plataforma. Dicho de otro modo, VBA no incluye la capacidad específica de ensamblaje de documentos que es esencial para la automatización de documentos a nivel empresarial.
Por ejemplo, supongamos que desea automatizar la inclusión de pronombres correctos que se refieran a una de las partes de un contrato, digamos el arrendatario en un contrato de arrendamiento. Después de escribir las secuencias de comandos específicas necesarias para esta tarea en todo el documento de Word, tendría que volver atrás y escribir el código necesario para generar una pregunta: ¿Cuál es el sexo del arrendatario? Para una sola pregunta, esta realidad puede no parecer desalentadora, pero para un contrato que requiere cientos de elementos de datos discretos, la codificación personalizada de la entrevista Q/A representaría un trabajo sustancial que no sería necesario en una verdadera plataforma RAD de automatización de documentos, como HotDocs, que genera automáticamente una pregunta para cada variable en una plantilla de documento.
Más allá de funcionalidad básica de recopilación de informaciónVBA no dispone de un sistema interno para guardar y gestionar archivos de respuesta. VBA no permite compartir archivos de componentes entre plantillas, ni tampoco permite el despliegue multiplataforma de plantillas. En otras palabras, una plantilla VBA no se ejecutará sin problemas en un navegador, un lujo que los usuarios de HotDocs han dado por sentado durante mucho tiempo.
Uno de los principales puntos débiles de VBA para el ensamblaje de documentos es la falta de lógica triestatal. Con el ensamblaje de documentos, cualquier número de situaciones puede requerir que la lógica condicional se base no sólo en uno de dos estados -verdadero o falso- sino en un tercer estado, que es nulo o desconocido. En otras palabras, si la condición es verdadera, haga A. Si la condición es falsa, haga B. Y si la condición es desconocida, haga C. En términos reales, la lógica triestatal es crítica en situaciones en las que un usuario de plantilla puede no responder a una pregunta en absoluto. En otras palabras, si la pregunta no tiene respuesta, haga C.
VBA también carece de muchas funciones básicas de scripting que suelen ser necesarias en la automatización de documentos. Los bucles de repetición anidados, las funciones necesarias para puntuar correctamente el texto ensamblado y la lógica triestatal (la capacidad de comprobar si hay preguntas sin respuesta en las expresiones booleanas) son fundamentales para automatizar eficazmente la generación de documentos, pero todos ellos faltan en VBA.
A diferencia de VBA, HotDocs, que es una plataforma RAD (desarrollo rápido de aplicaciones), diseñada específicamente para la automatización de documentos, maneja con facilidad la lógica de tres estados, así como una variedad de otras tareas de scripting específicas de la automatización de documentos, como la repetición de bloques de texto con puntuación automatizada y la composición de documentos mediante la agregación e inserción de subdocumentos. HotDocs permite almacenar y reutilizar automáticamente archivos de respuestas, crea preguntas para variables utilizadas en el documento y permite a un usuario de plantilla avanzar y retroceder en una entrevista de plantilla. . . Y eso es sólo arañar la superficie de las funciones disponibles en HotDocs pero no con las macros de Word.
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Las macros de teclado son estupendas para muchas tareas repetitivas. Si por casualidad tiene un pequeño puñado de documentos sencillos que desea automatizar, VBA puede funcionar para usted. Pero si su empresa depende en gran medida de la generación de documentos, si sus documentos son realmente complejos y si no dispone de un pequeño ejército de ingenieros de software sin nada que hacer, VBA es la opción equivocada.
VBA es un lenguaje potente y amplía espectacularmente la funcionalidad general de Word. Pero juntos, todavía no se acercan a la funcionalidad específica del ensamblado de documentos de HotDocs.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
