Los expertos consideran que la interrupción de la actividad empresarial es unade las principales amenazas a las que se enfrentarán las empresasen 2022. Quizás no sea de extrañar que Nueva York haya establecido nuevas normas para los planes de continuidad empresarial. Estas normas afectan al sector de los seguros.
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Nuevas regulaciones para los planes de continuidad operativa de las compañías de seguros de Nueva York
El Departamento de Servicios Financieros de Nueva York (DFS) publicó las Circulares 6 y 7 (2021) en julio de 2021. En ellas se describen las nuevas normas sobre el funcionamiento de las compañías de seguros durante una catástrofe, mediante reglas que abarcan la planificación, la preparación y la respuesta ante catástrofes.
Las cartas se aplican a las aseguradoras autorizadas en Nueva York y prestan servicio a clientes en el estado.La carta 6está dirigida a las aseguradoras de propiedad o accidentes. La carta 7 se aplica a las aseguradoras de vida y salud.
Las nuevas regulaciones sustituyen a las establecidas en las Circulares 5 y 6 del DFS de 2019.
La pandemia de COVID-19 fue una de las principales razones para implementar nuevas normas. Sin embargo, como afirma el DFS, Nueva York tiene un historial de respuesta ante desastres. Grandes tormentas, inundaciones, ataques terroristas y violaciones de la ciberseguridad han afectado al estado.
¿Qué exigen las nuevas directrices?
Las aseguradoras autorizadas en Nueva York deben crear y mantener dos tipos de planes:
- Continuidad de las actividades
- Recuperación ante desastres
Estos planes deben cumplir con las normas del DFS.
Las aseguradoras deben realizar un análisis del impacto en el negocio. Este análisis examina cómo un desastre podría interrumpir las funciones empresariales.
Las aseguradoras deben realizar un análisis del impacto en el negocio y basado en el riesgo al menos una vez al año. También deben completar un análisis basado en el riesgo que evalúe la capacidad de la empresa para ayudar a los clientes de Nueva York afectados por un desastre.
Todas las aseguradoras autorizadas en Nueva York deben presentar los siguientes documentos al DFS:
- Plan de respuesta ante desastres
- Cuestionario sobre el plan de respuesta ante desastres completado
- Cuestionario sobre el plan de continuidad del negocio completado
La fecha límite para la presentación era el 8 de octubre de 2021. Algunas compañías de seguros de propiedad y accidentes también deben presentar una encuesta de datos previa al desastre.
Qué hay que tener en cuenta en un análisis del impacto en el negocio
Los resultados de un análisis del impacto en el negocio afectan a su plan de continuidad del negocio. El análisis del impacto debe identificar las repercusiones de una interrupción relacionada con un desastre. Tiene en cuenta los efectos operativos y financieros.
Un análisis del impacto en el negocio debe tener en cuenta varios factores, entre ellos:
- Cuando una interrupción tendría mayor impacto, como en una temporada específica o al final de un trimestre.
- Periodo antes del cual la interrupción tendría un impacto
- Los efectos operativos y financieros de los daños físicos a los activos
- El efecto de la pérdida de tecnología de la información
- El impacto de la ausencia de empleados clave
- Recursos necesarios para que la empresa continúe sus operaciones en diferentes niveles de interrupción.
- La probabilidad de que la insatisfacción de los clientes les lleve a elegir otra aseguradora.
El DFS exige un análisis del impacto empresarial al menos una vez al año. Puede que sea necesario hacerlo con más frecuencia. Puede realizar actualizaciones si las circunstancias de su empresa cambian durante el año.
Qué hay que tener en cuenta en un análisis basado en el riesgo
Un análisis basado en el riesgo proporciona información para su plan de respuesta ante desastres. Este análisis informa sobre su capacidad para ayudar a los clientes de Nueva York afectados por un desastre. El análisis de riesgos incluye varios pasos:
- Identificar los riesgos potenciales
- Analizar los riesgos para determinar sus posibles efectos en sus operaciones.
- Estime la probabilidad de que se produzca cada riesgo.
Identificar y analizar los riesgos potenciales te ayuda a desarrollar formas de gestionarlos.
Desarrollo de un plan de continuidad del negocio
Un plan de continuidad del negocio documenta los procedimientos a seguir en caso de una interrupción imprevista. El plan abarca el mantenimiento de las operaciones o su rápida reanudación. Incluye la planificación de los procesos empresariales, los activos, los recursos humanos y los socios comerciales.
Un plan de continuidad del negocio es más completo que un plan de recuperación ante desastres. El desarrollo de un plan de continuidad del negocio requiere varios pasos, entre los que se incluyen:
- Identificar el alcance, los objetivos y las hipótesis en que se basa el plan.
- Identificar actividades empresariales clave, como las financieras, las de suscripción y reclamaciones, y el procesamiento de datos.
- Asignar una prioridad de restauración a cada actividad empresarial.
- Definición de las responsabilidades de los empleados, las líneas de autoridad y la sucesión en la dirección.
- Determinación del tiempo de inactividad aceptable para los procesos empresariales y las funciones informáticas.
- Creación de un plan para mantener las operaciones
El plan de continuidad del negocio debe incluir otra información, como los procedimientos para activar el plan y comunicarse con las partes interesadas. El DFS exige que el plan cuente también con un programa de formación.
Desarrollo de un plan de respuesta ante desastres
El DFS exige un plan de respuesta ante desastres. Por lo general, el plan de respuesta ante desastres forma parte del plan de continuidad del negocio. En él se describe cómo minimizar los efectos de la interrupción y se indica cómo volver a la normalidad lo antes posible.
Un plan de respuesta ante desastres abarca funciones, políticas, procedimientos y asignación de recursos. Los planes de respuesta ante desastres para el DFS deben incluir información como:
- La jurisdicción en la que la aseguradora tiene su domicilio.
- Direcciones donde la aseguradora gestiona las funciones relacionadas con las pólizas de seguro en Nueva York.
- Tipos de productos de seguros que administra la aseguradora
- ¿Quién se encarga de activar, desactivar y supervisar el plan?
- ¿Quién transmitirá la información entre la aseguradora y el DFS (enlace para casos de desastre)?
- Procedimientos para la formación de los empleados
- Métodos alternativos para gestionar reclamaciones
- Canales de comunicación que utilizará la aseguradora
Deberá explicar su método para probar el plan de respuesta ante desastres y con qué frecuencia lo prueba.
Mantenga el cumplimiento normativo con el software de continuidad del negocio
Las aseguradoras de Nueva York ahora necesitan planes de continuidad del negocio y respuesta ante desastres. Debe almacenar los planes de forma segura y accesible para los empleados.
Su junta directiva u otro órgano rector debe aprobar los planes cada año. El DFS también revisará los planes para asegurarse de que sean adecuados.
El software de continuidad del negociopuede ayudarle a crear los mejores planes posibles. Solo tiene que responder a unas preguntas y seguir unos sencillos pasos.
La plataforma le ofrece una ubicación centralizada para almacenar los planes de continuidad del negocio. Dispone de un acceso cómodo y está preparado para las auditorías.
Las plataformas de servicio completo ofrecen formación en línea y funciones de comunicación para situaciones críticas. Podrá prepararse, responder y recuperarse de las interrupciones con mayor facilidad. Una plataforma de continuidad empresarial y el apoyo de expertos pueden marcar la diferencia.
Comience a optimizar su planificación de continuidad del negocio
Desarrollar un plan de continuidad del negocio no consiste solo en cumplir con la normativa de Nueva York. Se trata de garantizar el éxito y la estabilidad a largo plazo de su empresa.
Preparis es una solución integral líder en continuidad del negocio y recuperación ante desastres. Contamos con décadas de experiencia ayudando a las empresas a gestionar y recuperarse de las interrupciones.
Nuestro conjunto de soluciones incluye un centro de formación en continuidad empresarial y una plataforma de planificación con almacenamiento de documentos, mensajería de emergencia y mucho más.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
