Les experts classent l'interruption d'activité parmi lesprincipales menaces auxquelles seront confrontées les entreprisesen 2022. Il n'est donc pas surprenant que New York ait adopté de nouvelles règles en matière de plans de continuité des activités. Ces règles ont une incidence sur le secteur des assurances.
Votre plan de continuité des activités répond-il aux nouvelles normes ? Disposez-vous d'un plan de continuité des activités ?
Découvrez les nouvelles règles et comment vous assurer que votre entreprise les respecte.
Nouvelles réglementations relatives aux plans de continuité des activités des compagnies d'assurance de New York
Le Département des services financiers de New York (DFS) a publié les circulaires 6 et 7 (2021) en juillet 2021. Elles décrivent les nouvelles réglementations relatives au fonctionnement des compagnies d'assurance en cas de catastrophe, à travers des règles couvrant la planification, la préparation et la réponse en cas de catastrophe.
Les lettres s'adressent aux assureurs agréés à New York et desservant des clients dans cet État.La lettre 6s'adresse aux assureurs IARD. La lettre 7 s'adresse aux assureurs vie et santé.
Les nouvelles réglementations remplacent celles contenues dans les circulaires 5 et 6 du DFS de 2019.
La pandémie de COVID-19 a été l'une des principales raisons de la mise en œuvre de nouvelles normes. Cependant, comme l'indique le DFS, New York a toujours su faire face aux catastrophes. L'État a été touché par des tempêtes majeures, des inondations, des attentats terroristes et des violations de la cybersécurité.
Que prévoient les nouvelles directives ?
Les assureurs agréés à New York doivent créer et maintenir deux types de régimes :
- Continuité des activités
- Reprise après sinistre
Ces plans doivent respecter les normes du DFS.
Les assureurs doivent réaliser une analyse d'impact sur les activités. Cette analyse examine comment une catastrophe pourrait perturber les fonctions opérationnelles.
Les assureurs doivent réaliser au moins une fois par an une analyse d'impact sur l'activité et une analyse basée sur les risques. Ils doivent également réaliser une analyse basée sur les risques qui évalue la capacité de l'entreprise à aider les clients de New York touchés par une catastrophe.
Tous les assureurs agréés à New York doivent soumettre les documents suivants au DFS :
- Plan d'intervention en cas de catastrophe
- Questionnaire sur le plan d'intervention en cas de catastrophe rempli
- Questionnaire sur le plan de continuité des activités rempli
La date limite de soumission était fixée au 8 octobre 2021. Certaines compagnies d'assurance dommages doivent également soumettre une enquête sur les données antérieures à la catastrophe.
Éléments à prendre en compte dans une analyse d'impact sur les activités
Les résultats d'une analyse d'impact sur les activités ont une incidence sur votre plan de continuité des activités. L'analyse d'impact doit identifier les répercussions d'une perturbation liée à une catastrophe. Elle tient compte des effets opérationnels et financiers.
Une analyse d'impact sur l'activité doit tenir compte de plusieurs facteurs, notamment :
- Lorsqu'une perturbation aurait le plus d'impact, comme une saison spécifique ou la fin d'un trimestre
- Période avant laquelle la perturbation aurait un impact
- Les effets opérationnels et financiers des dommages matériels causés aux actifs
- L'effet d'une perte de technologie de l'information
- L'impact de l'absence d'employés essentiels
- Ressources nécessaires à l'entreprise pour poursuivre ses activités à différents niveaux de perturbation
- La probabilité que l'insatisfaction des clients les incite à choisir un autre assureur
Le DFS exige une analyse d'impact sur les activités au moins une fois par an. Il peut être nécessaire de la réaliser plus fréquemment. Vous pouvez effectuer des mises à jour si la situation de votre entreprise évolue au cours de l'année.
Éléments à prendre en compte dans une analyse fondée sur les risques
Une analyse basée sur les risques fournit des informations utiles pour votre plan d'intervention en cas de catastrophe. Cette analyse évalue votre capacité à aider les clients de New York touchés par une catastrophe. L'analyse des risques comprend plusieurs étapes :
- Identifier les risques potentiels
- Analysez les risques afin de déterminer leurs effets possibles sur vos activités.
- Évaluez la probabilité que chaque risque se réalise.
Identifier et analyser les risques potentiels vous aide à développer des moyens pour les gérer.
Élaboration d'un plan de continuité des activités
Un plan de continuité des activités documente vos procédures en cas de perturbation imprévue. Un plan couvre le maintien des opérations ou leur redémarrage rapide. Il comprend la planification des processus opérationnels, des actifs, des ressources humaines et des partenaires commerciaux.
Un plan de continuité des activités est plus complet qu'un plan de reprise après sinistre. L'élaboration d'un plan de continuité des activités comprend plusieurs étapes, notamment :
- Identifier la portée, les objectifs et les hypothèses qui sous-tendent le plan
- Identification des activités commerciales clés, telles que les opérations financières, la souscription et les sinistres, ainsi que le traitement des données
- Attribuer une priorité de restauration à chaque activité commerciale
- Définir les responsabilités des employés, les chaînes hiérarchiques et la succession à la direction
- Détermination des temps d'arrêt acceptables pour les processus métier et les fonctions informatiques
- Élaborer un plan pour maintenir les opérations
Le plan de continuité des activités doit inclure d'autres informations, telles que les procédures d'activation du plan et de communication avec les parties prenantes. Le DFS exige également que le plan comprenne un programme de formation.
Élaboration d'un plan d'intervention en cas de catastrophe
Le DFS exige un plan d'intervention en cas de catastrophe. En règle générale, votre plan d'intervention en cas de catastrophe fait partie de votre plan de continuité des activités. Il décrit comment minimiser les effets de la perturbation. Il indique comment revenir à un fonctionnement normal dès que possible.
Un plan d'intervention en cas de catastrophe couvre les rôles, les politiques, les procédures et l'allocation des ressources. Les plans d'intervention en cas de catastrophe pour le DFS doivent inclure des informations telles que :
- La juridiction où l'assureur a son domicile
- Adresses où l'assureur gère les fonctions d'assurance pour les polices à New York
- Types de produits d'assurance gérés par l'assureur
- Qui s'occupe de l'activation, de la désactivation et du suivi du plan ?
- Qui assurera la transmission des informations entre l'assureur et les DFS (liaisons en cas de catastrophe) ?
- Procédures de formation des employés
- Autres méthodes de traitement des réclamations
- Canaux de communication utilisés par l'assureur
Vous devrez expliquer votre méthode pour tester le plan d'intervention en cas de catastrophe et la fréquence à laquelle vous le testez.
Restez conforme grâce à un logiciel de continuité des activités
Les assureurs new-yorkais doivent désormais disposer de plans de continuité des activités et d'intervention en cas de catastrophe. Vous devez stocker ces plans de manière sécurisée et accessible aux employés.
Votre conseil d'administration ou autre organe directeur doit approuver les plans chaque année. Le DFS vérifiera également les plans afin de s'assurer qu'ils sont adéquats.
Les logiciels de continuité des activitéspeuvent vous aider à élaborer les meilleurs plans possibles. Il vous suffit de répondre à quelques questions et de suivre des étapes simples.
La plateforme vous offre un emplacement centralisé pour stocker vos plans de continuité des activités. Vous bénéficiez d'un accès pratique et d'une préparation optimale aux audits.
Les plateformes complètes offrent des fonctionnalités de formation et de communication en ligne pour les événements critiques. Vous pouvez ainsi vous préparer, réagir et vous remettre plus facilement des perturbations. Une plateforme de continuité des activités et l'assistance d'experts peuvent faire toute la différence.
Commencez à optimiser votre planification de la continuité des activités
L'élaboration d'un plan de continuité des activités ne consiste pas seulement à respecter la réglementation en vigueur à New York. Il s'agit d'assurer le succès et la stabilité à long terme de votre entreprise.
Preparis est une solution complète de pointe pour la continuité des activités et la reprise après sinistre. Nous aidons les entreprises à gérer les perturbations et à s'en remettre depuis des décennies.
Notre gamme de solutions comprend un centre de formation à la continuité des activités et une plateforme de planification avec stockage de documents, messagerie d'urgence, etc.
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
