Optimización de las relaciones con asesores externos nuevos y existentes
La selección de asesores externos y bufetes de abogados es un proceso arduo, y debe serlo. Estas relaciones son muy importantes.
De hecho, los asesores generales de las empresas dedican incontables horas a encontrar las empresas adecuadas, ya sea recurriendo a sus redes personales o pasando por largas RFP e innumerables entrevistas. Esto se extiende aún más al tiempo invertido en procesos manuales entre usted y las empresas elegidas. Al final, una mala gestión puede suponer millones de dólares al año en pérdida de productividad y gastos excesivos.
La gente del ha destacado lo que los departamentos jurídicos deben pensar interna y externamente para asegurarse de que están tomando las decisiones correctas para sus organizaciones. Según :
"Los departamentos jurídicos deben poner de su parte para prestar un servicio óptimo y ser gestionados como una empresa, desarrollar planes estratégicos, presupuestos meditados, implantar herramientas que mejoren la eficiencia, desarrollar el talento, aprovechar la gestión del conocimiento, gestionar a los proveedores y hacer mucho más."
Una vez realizada la selección, ¿cómo se asegura de que sea un compromiso positivo tanto para usted como para la empresa seleccionada?
Una solución habitual es establecer un sistema electrónico de gestión de asuntos combinado con la facturación electrónica para aumentar la eficiencia, simplificar los sistemas y ayudar a controlar el gasto. Además, esta plataforma única combina datos sobre los costes del bufete con datos sobre los resultados de los asuntos para permitirle considerar el valor real que está recibiendo de sus bufetes.
Retos habituales en el mercado
1) Falta de procesos normalizados (y de aplicación ) para abrir y gestionar asuntos e informar sobre el progreso de los mismos.
2) Métodos de comunicación ineficaces para la gestión de los abogados externos
Juntos, estos retos suelen costar millones al año a las grandes organizaciones. Por otro lado, hemos visto cómo las empresas ahorraban varios millones en los últimos años gracias a una plataforma unificada de gestión jurídica empresarial que les proporcionaba una visión de los datos que les permitía ser cada vez más eficientes. Esto libera a su equipo y a los abogados de la plantilla para que sean más eficientes y productivos, al tiempo que se reducen las incoherencias y los problemas de facturación.
Comprender los procesos y los datos listos para ser recogidos
Ver los resultados basados en datos es clave. Por lo general, los sistemas manuales o descentralizados necesitan que otros miembros de la empresa elaboren informes complejos o puntuales (si el tiempo lo permite), lo que resulta muy ineficaz y resta productividad. Si puede ver y consumir sus informes y cuadros de mando con sólo actualizar una página, ¿qué le liberaría para completar?
En Mitratech, hemos observado un ahorro de costes combinado de los componentes de gestión de asuntos + facturación electrónica que se traduce en una reducción del gasto jurídico externo de 1.000 millones de euros. entre 6 y 48 millones de dólares para los clientes.
La magnitud de este ahorro se produce por varias razones, la mayoría relacionadas con el análisis de quién está trabajando para usted, lo que están produciendo, los tipos de asuntos que están resolviendo y lo que esto supone para su organización. Los departamentos jurídicos quieren ser coherentes, cumplir objetivos y metas, y ocuparse de la gestión del conocimiento aumentando la precisión de las previsiones de gasto jurídico e implantando los programas adecuados para reducir el gasto jurídico superfluo a lo largo del tiempo, reducir las horas de trabajo de los abogados y conseguir ahorros de personal.
Tu equipo utiliza varios abogados externos en esa área para revisar diferentes asuntos. Hay muchos factores que influyen en quién está haciendo lo mejor y lo correcto para su organización. Un bufete puede costar menos que otro, pero ¿cuál es el resultado que está recibiendo? ¿Sería menos costoso llegar a un acuerdo? Los abogados suelen hacerlo midiendo el riesgo de una situación, pero en igualdad de condiciones los datos no deberían ayudar a tomar la decisión.
Decisiones basadas en los resultados
El análisis de informes relativos al presupuesto/gastos/gastos e importes liquidados por categoría de asuntos, el gasto global en asuntos importantes durante un periodo determinado, el gasto total de las principales empresas externas por facturas facturadas frente a facturas pagadas por asunto o proveedor, y las facturas por recuento o importes en dólares a lo largo del tiempo puede ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales: mantener empresas, pasar determinados asuntos a equipos específicos o reevaluar la necesidad.
Mediante la implantación de una solución de gestión de asuntos unificada, escalable y automatizada con un sistema de facturación electrónica, los departamentos jurídicos pueden reducir el tiempo y el esfuerzo dedicados a la revisión y aprobación de facturas,disminuir el gasto jurídico mediante el cumplimiento de las directrices de negociación y facturación, y optimizar la selección de abogados externos para mejorar la previsibilidad de los resultados jurídicos.
"Utilizamos TeamConnect para gestionar la asignación de trabajo y la planificación de la capacidad de nuestras empresas preferidas. Tenemos más de 700 empresas que utilizamos en todo el mundo, pero estas 19 tienen el 65% de nuestro trabajo. El objetivo del programa es dirigir el 75% del trabajo a estas firmas."
Director de Tecnología Legal y de Cumplimiento
Fortune 100 Pharmaceutical Corp
