Optimierung neuer und bestehender Beziehungen zu externen Anwälten

Die Auswahl von externen Beratern und Anwaltskanzleien ist ein mühsamer Prozess - und sollte es auch sein. Diese Beziehungen sind sehr wichtig.

Tatsächlich verbringen Syndikusanwälte unzählige Stunden damit, die richtigen Firmen zu finden, indem sie entweder ihre persönlichen Netzwerke anzapfen oder langwierige Ausschreibungen und unzählige Gespräche führen. Hinzu kommt die Zeit, die für die manuellen Prozesse zwischen Ihnen und den von Ihnen ausgewählten Unternehmen aufgewendet wird. Letzten Endes können sich die Produktivitätseinbußen und die überhöhten Ausgaben pro Jahr auf Millionen von Dollar summieren, wenn man es nicht richtig macht.

Die Mitarbeiter des Corporate Legal Operations Consortium (CLOC ) haben aufgezeigt, worüber Rechtsabteilungen intern und extern nachdenken müssen, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Entscheidungen für ihr Unternehmen treffen. Laut David Field, dem Chief Legal Counsel des CLOC :

"Rechtsabteilungen müssen ihren Teil dazu beitragen, ihre Dienstleistungen optimal zu erbringen und wie ein Unternehmen geführt zu werden, strategische Pläne zu entwickeln, durchdachte Budgets zu erstellen, effizienzsteigernde Instrumente einzuführen, Talente zu entwickeln, das Wissensmanagement zu nutzen, Anbieter zu verwalten und vieles mehr."

Wie stellen Sie sicher, dass die Auswahl sowohl für Sie als auch für das ausgewählte Unternehmen ein positives Ergebnis ist?

Eine gängige Lösung ist die Einrichtung eines elektronischen Fallverwaltungssystems in Verbindung mit der elektronischen Rechnungsstellung, um die Effizienz zu steigern, die Systeme zu vereinfachen und die Ausgaben zu kontrollieren. Darüber hinaus kombiniert diese einzige Plattform Daten über die Kosten der Anwaltskanzlei mit Daten über die Ergebnisse der Angelegenheiten, damit Sie den tatsächlichen Wert, den Sie von Ihren Kanzleien erhalten, berücksichtigen können.

Gemeinsame Herausforderungen auf dem Markt

1) Mangel an standardisierten Verfahren (und Durchsetzung) für die Eröffnung und Verwaltung von Angelegenheiten und die Berichterstattung über den Fortschritt der Angelegenheiten

2) Ineffiziente Kommunikationsmethoden für die Verwaltung externer Anwälte

Zusammengenommen kosten diese Herausforderungen große Organisationen oft Millionen pro Jahr. Auf der anderen Seite haben wir gesehen, wie Unternehmen in den letzten Jahren mehrere Millionen einsparen konnten, weil eine einheitliche Enterprise Legal Management-Plattform ihnen Einblick in die Daten verschaffte, die es ihnen ermöglichten, wirklich immer schlanker zu werden. So können Ihr Team und Ihre Mitarbeiter effizienter und produktiver arbeiten, während gleichzeitig Unstimmigkeiten und Probleme bei der Rechnungsstellung verringert werden.

Verstehen der Prozesse und der zu erfassenden Daten

Es ist wichtig, dass Sie Ihre datengesteuerten Ergebnisse sehen können. Bei der Verwendung manueller oder dezentraler Systeme müssen komplizierte oder zeitnahe Berichte von anderen Mitarbeitern des Unternehmens erstellt werden (sofern dies zeitlich möglich ist), was äußerst ineffektiv ist und die Produktivität beeinträchtigt. Was könnten Sie tun, wenn Sie Ihre Berichte und Dashboards mit einem Blick auf die Seite sehen und konsumieren könnten?

Bei Mitratech haben wir festgestellt, dass die kombinierten Kosteneinsparungen durch die Komponenten für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten und die elektronische Rechnungsstellung zu einer Reduzierung der externen Rechtskosten um zwischen 6 Millionen und 48 Millionen Dollar für Kunden.

Das Ausmaß dieser Einsparungen hat eine Reihe von Gründen, die meisten davon haben mit der Analyse zu tun, wer für Sie arbeitet, was sie produzieren, welche Arten von Angelegenheiten sie lösen und wie dies für Ihr Unternehmen aussieht. Rechtsabteilungen wollen konsistent sein, ihre Ziele erreichen und sich um das Wissensmanagement kümmern, indem sie die Genauigkeit der Prognosen für die Ausgaben für Rechtsangelegenheiten erhöhen und die richtigen Programme implementieren, um überflüssige Ausgaben für Rechtsangelegenheiten im Laufe der Zeit zu reduzieren, die Arbeitszeit der Anwälte zu verringern und Einsparungen beim Personal zu erzielen.

Ihr Team nutzt mehrere externe Anwälte in diesem Bereich, um verschiedene Angelegenheiten zu prüfen. Es gibt viele Faktoren, die eine Rolle spielen, wenn es darum geht, wer das Beste und Richtige für Ihr Unternehmen tut. Eine Firma mag weniger kosten als eine andere, aber was ist das Ergebnis, das Sie erhalten? Wäre es billiger, einen Vergleich zu schließen? Anwälte messen oft das Risiko in einer bestimmten Situation, aber wenn alle anderen Dinge gleich sind, sollten die Daten nicht die Entscheidung beeinflussen. 

Entscheidungen anhand der gemeldeten Ergebnisse treffen

Durch die Analyse von Berichten über Budget/Ausgaben/Ausgaben und abgerechnete Beträge nach Sachkategorie, Gesamtausgaben für wichtige Angelegenheiten über einen bestimmten Zeitraum, Gesamtausgaben der wichtigsten externen Firmen nach Ausgaben - abgerechnete gegenüber bezahlten Rechnungen nach Angelegenheit oder Lieferant - und Rechnungen nach Anzahl oder Dollarbeträgen im Laufe der Zeit können Sie bessere Geschäftsentscheidungen treffen - Beibehaltung von Firmen, Weitergabe bestimmter Angelegenheiten an bestimmte Teams oder Neubewertung des Bedarfs.

Durch die Implementierung einer einheitlichen, skalierbaren und automatisierten Lösung für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten mit einem e-Billing-System können Rechtsabteilungen den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Überprüfung und Genehmigung von Rechnungen reduzieren,die Ausgaben für Rechtsangelegenheiten durch die Durchsetzung von Verhandlungs- und Abrechnungsrichtliniensenken und die Auswahl externer Anwälte optimieren, um die Vorhersehbarkeit von Rechtsergebnissen zu verbessern.