Cuando se busca una solución como HotDocs, el objetivo suele ser reducir el riesgo de que los documentos sean inexactos y reducir el tiempo que se dedica a producirlos. Me gustaría centrarme en el aspecto temporal.
En un mundo ideal, HotDocs podría dirigirse a un posible cliente y decirle "ahorraremos x cantidadde horas humanas, lo que a su vez le ahorrará a usted "x cantidadde dinero"", pero hay que superar una enorme dificultad. ¿A cuánto equivale ese ahorro de tiempo en términos de dinero?
Esto me recordó lo que un profesor preguntó una vez en mi clase de la universidad: "¿Cuál es el verdadero coste del tiempo?".
La hora siguiente la pasamos intentando formular una respuesta adecuada y de repente nos dimos cuenta de que es increíblemente difícil, si no imposible, calcularlo con exactitud. He aquí por qué.
El enfoque típico que adoptan las empresas cuando intentan calcular el valor del ahorro de tiempo y costes es el salario dividido por los días/horas de trabajo multiplicado por el tiempo ahorrado, lo que equivale al coste del tiempo:
Buen intento, pero hay un universo de otras consideraciones que ayudarían a las empresas a llegar a una cifra más exacta. Por ejemplo, podría tener en cuenta el coste del edificio en el que están instalados los empleados (alquiler, calefacción, electricidad), pero ¿son estos costes fijos o variables en función del número de empleados que se encuentren en las instalaciones? Esta pregunta por sí sola podría ser otro ejercicio de cálculo que daría vueltas a la cabeza.
También podría hablar del coste de incorporación de los empleados. ¿Ha intervenido una empresa de contratación? ¿Se necesitan nuevos materiales, como un portátil y una licencia de HotDocs, por ejemplo? Esto también plantea un problema. No sabes cuánto tiempo van a trabajar para ti, así que no puedes dividir esta cifra entre un periodo de tiempo para obtener un coste exacto.
Luego tenemos las vacaciones anuales, la enfermedad, la baja por maternidad, las cotizaciones al régimen de pensiones, los impuestos, los gastos de viaje, las telecomunicaciones, la formación... Podría seguir así durante algún tiempo, así que voy a dejarlo ahora.
Si quiere centrarse en un área para comprender mejor el coste del tiempo, formule otra pregunta: ¿qué rendimiento produce el empleado en un periodo de tiempo concreto?
En una fábrica es relativamente fácil de calcular. Un empleado produce unoutputxporhora. Cada hora debería producir el mismo resultado. Sin embargo, si intentamos aplicar la misma lógica a otros sectores, pronto nos encontraremos con problemas. Intente calcular lo que producen por hora sus equipos de ventas, marketing, contabilidad, administración o contratación y verá a qué me refiero.
La conclusión a la que llegó nuestra clase y con la que respondimos a nuestro tutor fue que el verdadero coste del tiempo es un cálculo increíblemente difícil de hacer, pero tuvimos la sensación de que en realidad es un coste mucho más alto de lo que la mayoría de las empresas creen que es, tanto en términos de coste de empleo como de producción de un empleado. Nuestro tutor (que en este punto tenía una sonrisa de suficiencia) respondió: "Tratar de calcular el coste real del tiempo es tan complejo como intentar que mi hijo de 14 años ordene su habitación, pero aun así lo intento".
¿Qué significa esto para una empresa que quiere implantar una solución como HotDocs?
Utilizo HotDocs internamente para elaborar documentos, sobre todo contratos de licencia de software y acuerdos de asociación. Para un contrato de 20 páginas tardo entre 2 y 3 minutos, y no tengo conocimientos jurídicos. Un cliente reciente de HotDocs elaboraba contratos similares basados en ventas a partir de plantillas de Word, que su departamento jurídico tardaba entre 40 y 50 minutos en redactar. Ahora, su equipo de ventas puede redactar estos contratos sobre el terreno en cinco minutos. El departamento jurídico redacta, autoriza y automatiza el contenido de la plantilla, y el equipo de ventas realiza la entrevista con HotDocs, lo que permite al departamento jurídico centrarse en otras tareas.
Es decir, un ahorro de 40 minutos por documento. Si multiplicamos esta cifra por el número de documentos que se producen, llegamos a una cifra rudimentaria de ahorro total de tiempo. Para este cliente, el ahorro de tiempo fue casi increíble.
¿Cuánto vale realmente esa cifra para ellos?
HotDocs consigue un considerable retorno de la inversión (ROI) en muy poco tiempo, simplemente utilizando la fórmula estándar de salarios contra tiempo. Sin embargo, cuanto más se analice el coste real del tiempo, mayor será el ROI de una solución como HotDocs.
Para obtener más información sobre cómo el software de automatización de documentos HotDocs puede mejorar el coste del tiempo en su empresa, programe una demostración de 30 minutos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
