El 1 de mayo de 2020, el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) anunció otra política temporal sobre el Formulario I-9 en relación con la pandemia del COVID-19.
El anuncio señala que los empleados recién contratados pueden experimentar dificultades para renovar los permisos de conducir estatales, las tarjetas de identificación estatales y otros documentos de identidad como resultado de las órdenes de permanencia en el hogar COVID-19 y las restricciones de los servicios de renovación en línea del DMV.
En consecuencia, a partir del 1 de mayo, los documentos de identidad de la Lista B que caduquen a partir del 1 de marzo de 2020 podrán aceptarse como recibo válido de un documento aceptable para el Formulario I-9.
El anuncio anterior era similar, con una pequeña diferencia. El anuncio anterior estipulaba que esto era posible siempre que el Estado prorrogara formalmente la fecha de expiración. La prórroga formal ya no es necesaria. Los empresarios pueden ahora aceptar y tratar los documentos de identidad caducados como recibos. Se mantiene la obligación de solicitar un documento de sustitución en un plazo de 90 días tras la finalización de la política temporal del USCIS.
Cómo gestionar la nueva cumplimentación inicial del formulario I-9
Ahora bien, cuando su empleado presente un documento aceptable de la Lista B caducado que no haya sido prorrogado automáticamente por la autoridad expedidora, usted deberá:
- Anote la información en la sección 2 de la lista B
- Introduzca "COVID-19" en el campo de información adicional
En un plazo de 90 días a partir de que el DHS ponga fin a la política temporal, los empresarios deben pedir al empleado que presente un documento válido que no haya cad ucado para sustituir al documento caducado.
USCIS dice que es mejor si el empleado puede presentar la sustitución del documento caducado real, pero si es necesario, pueden optar por presentar un documento de la Lista A o Lista B diferente. Si se presenta un nuevo documento, los empleadores deben registrar la nueva información en el campo de información adicional.
Cómo actualizar el I-9
Después de que el trabajador presente un documento de identidad no caducado, la empresa debe hacer lo siguiente en el campo de información adicional de la sección 2:
- Registre el número y la información requerida del documento presentado
- Ponga sus iniciales y la fecha en el cambio
Recordatorio de documento de la Lista B caducado expedido por la autoridad expedidora
El nuevo anuncio del USCIS también recuerda a los empleadores cómo anotar un I-9 cuando un documento de la Lista B caducado ha sido prorrogado por la autoridad expedidora.
- Introduzca la fecha de caducidad del documento en el apartado 2
- Introduzca "COVID-19" en el campo de información adicional
- Adjunte una copia de una página web u otro aviso que demuestre que la autoridad emisora ha prorrogado los documentos. Los empresarios pueden confirmar que su Estado ha prorrogado automáticamente la fecha de caducidad de los documentos de identidad y los permisos de conducir consultando la página web de la Administración de Vehículos de Motor o del Departamento de Vehículos de Motor.
Recuerde: En el caso de los documentos ampliados, el empleado no presentar posteriormente un documento de la lista B válido y no caducado.
¿Cómo afecta esto a E-Verify?
Los empleadores que utilicen E-Verify deben seguir utilizando el número de documento caducado de la Lista B del empleado de la sección 2 del Formulario I-9 para crear un caso de E-Verify en los tres días siguientes a la fecha de contratación.
¿Necesita ayuda? Si tiene un plan I-9 Pro, pida ayuda a uno de nuestros expertos en I-9 reales. Estarán encantados de ayudarle.
