La Asociación de Banqueros Hipotecarios ha estimado recientemente que el coste medio de tramitar un préstamo es de 7195 dólares. Si tenemos en cuenta esta cifra, resulta evidente la necesidad de optimizar la creación de documentos y reducir los tiempos de producción. Gran parte de este coste operativo se debe a los salarios de los empleados que realizan procesos manuales, como la revisión y auditoría de documentos, la introducción de datos, el seguimiento de documentos, la comunicación interna y externa y la colaboración con terceros.
Aparte del ahorro de costes que supone, las principales razones por las que la automatización de documentos es una opción obvia en el sector de la banca comercial se reducen al aumento de la regulación, los requisitos de escalabilidad, la estandarización en toda la empresa y la reducción de riesgos.
Cumplimiento de las normativas cambiantes del mercado
Desde la crisis financiera de hace diez años, el sector bancario ha sido objeto de un mayor escrutinio y se encuentra constantemente bajo la lupa para garantizar que actúe de manera eficiente y ética. La validez de los acuerdos de crédito y préstamo comerciales depende de la exactitud de la documentación, y los errores en los préstamos comerciales suelen tener graves consecuencias para los bancos, en términos de multas y pérdida de reputación.
Tradicionalmente, el proceso de creación de documentación bancaria ha sido manual, lo que inevitablemente puede dar lugar a errores (lo creamos o no, todos cometemos errores). Aunque la gestión de la información de los clientes pueda parecer precisa, ningún banco puede afirmar que todas las cláusulas y obligaciones legales son infalibles sin contar con métodos de control rigurosos.
El software de automatización de documentos permite a los usuarios actualizar al instante la documentación aprobada para toda la empresa. Las actualizaciones pueden ser realizadas por alguien que comprenda el documento, por lo que, en otras palabras, si hay que incluir un nuevo requisito normativo, se puede hacer en una única plantilla publicada internamente. Los usuarios empresariales que necesiten utilizar esa plantilla podrán acceder a ella sin depender del departamento de TI ni de cambios significativos en la programación del software; el tipo de tecnología que permite esto se conoce normalmente como software de bajo código.
Escalabilidad
La probabilidad de poder elaborar un único documento con precisión suele ser bastante alta, ya que se puede perfeccionar y comprobar dos veces que el contenido sea el adecuado. Sin embargo, cuando se amplía este nivel de producción, se ha demostrado que surgen problemas. Los préstamos comerciales son un área de negocio más expuesta al riesgo y se necesitan contratos similares para los acuerdos con los clientes, pero ningún detalle es exactamente igual. Es posible que la redacción del documento deba ajustarse a los estándares del sector, pero los datos personales, los importes de los préstamos, las garantías y los tipos de interés suelen variar en cada caso.
Las herramientas de ensamblaje de documentos deben ser capaces de gestionar la internacionalización y múltiples idiomas. Vivimos en un mundo globalizado que funciona las 24 horas del día, los 365 días del año, y este entorno debe ser capaz de hacer frente al aumento de la demanda en el sector bancario, por lo que la necesidad de un software de automatización de documentos de primera categoría cobra especial relevancia en este caso.
Estandarización y digitalización
En sectores altamente regulados, como la banca comercial, la precisión de los documentos es absolutamente fundamental para el rendimiento empresarial, la reducción de riesgos y la mejora continua. Las imprecisiones pueden tener un impacto perjudicial en la reputación de la empresa, así como importantes repercusiones económicas derivadas de los errores, y aquí es donde vemos que la automatización de documentos realmente da sus frutos.
La automatización de documentos tiene el poder de poner fin a la práctica habitual y propensa a errores de reutilizar documentos obsoletos o archivados, «buscar y reemplazar» y «cortar y pegar». La automatización de documentos ofrece a los bancos una mayor flexibilidad para gestionar y controlar la documentación estandarizada.
En términos de escala, los bancos comerciales operan a nivel mundial y, por lo general, con múltiples marcas. Muchas de las cláusulas legales pueden utilizarse en varias marcas, lo que puede ejecutarse dentro de la misma plantilla mediante la automatización de documentos. Lo único que hay que cambiar es la marca específica de la empresa y los datos del cliente. La transformación digital agiliza los procesos y reduce el coste de los préstamos. Es fundamental que la automatización de documentos la realice la empresa y para el cliente, lo que añade valor al cliente.
La digitalización del proceso de incorporación permite a los clientes generar sus propios documentos. Una de las principales ventajas es que los bancos no tienen que generar manualmente el documento interno, ya que los clientes pueden hacerlo en línea y obtener un resultado y una aprobación instantáneos. El poder de las API (interfaces de programación de aplicaciones) ofrece oportunidades ilimitadas para integrar el proceso de aprobación de préstamos con productos complementarios, como las firmas digitales. La racionalización de este proceso también ahorra tiempo y dinero, al tiempo que reubica la responsabilidad y el riesgo.
Reducción del riesgo operativo
Las normativas establecidas e impulsadas por la FCA, como Dodd-Frank, Sarbanes-Oxley (SOX), Basilea y la próxima implantación de MiFID II, buscan agregar y mejorar la forma en que los bancos se protegen contra las amenazas a la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento (GRC).
La gestión de la calidad y el control de la documentación son fundamentales en la gestión de riesgos y tienen el poder de cambiar la perspectiva de «si entra basura, sale basura» por «si entra calidad, sale calidad», con un formato de salida estandarizado y limpio. La automatización de documentos ofrece a los bancos comerciales una vía sencilla para capear la tormenta de la regulación y limitar el riesgo mediante un mejor cumplimiento normativo y una mayor precisión de los documentos.
A su vez, esto facilita el cumplimiento de normativas como Basilea y otras más antiguas, como la SOX, en términos de ejecución y reducción de errores en la introducción de datos, al permitir una mejor gestión de los procesos empresariales y de entrega. Es de suma importancia que la validez de la información y la calidad de los datos no se vean comprometidas durante el procesamiento y la salida, ya que las repercusiones financieras y de reputación en este caso son enormes.
Por qué la automatización de documentos es una «obviedad» para los bancos comerciales
Los argumentos a favor de la automatización de documentos en la banca comercial son abrumadores. La automatización de documentos proporciona una «versión única de la verdad» para la documentación y las plantillas que produce su empresa.
Un enfoque automatizado ayuda a los bancos comerciales a:
- Reducir los riesgos operativos asociados a datos inexactos.
- Elimine los errores derivados de la introducción manual de los datos de los clientes.
- Adopte procesos más inteligentes: reduzca el coste de los préstamos y mejore el servicio al cliente.
- Asegúrese de que se cumplan las obligaciones legales y las cláusulas y condiciones variables.
- Promover la documentación estandarizada entre empresas.
- Encaja perfectamente con tu estrategia de transformación digital y mejora continua del negocio.
Por lo tanto, si se tienen en cuenta los retos a los que se enfrenta y las importantes oportunidades de mejora, la banca comercial debería ser la que más se beneficie de la implementación de la automatización documental. La banca es un sector que tiene mucho que ganar con el uso de software de automatización documental de potencia industrial, y realmente es una decisión obvia.
Acerca de HotDocs
HotDocs, que forma parte del grupo de empresas AbacusNext, es líder mundial en tecnología de automatización de documentos y proporciona a algunas de las empresas, bancos comerciales y bufetes de abogados más grandes y prestigiosos del mundo software para recopilar de forma automática y precisa la documentación de uso frecuente.
Nuestra tecnología ha demostrado ayudar a reducir riesgos, mejorar el cumplimiento normativo, aumentar la calidad de la documentación crítica, ahorrar tiempo y aumentar la satisfacción del cliente, y es idéntica tanto si se implementa en las instalaciones, en la nube o como solución híbrida.
HotDocs contiene API robustas y estándar del sector que le permiten integrar e incorporar fácilmente sus entrevistas y formularios interactivos HotDocs, dinámicos e inteligentes, en la experiencia digital en línea o en las aplicaciones empresariales de sus clientes.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
