Macros de Word para la producción de documentos: el problema de los componentes reutilizables

Las macros de Word son una tecnología que se usa mucho para automatizar la producción de documentos repetitivos, una práctica que se conoce con varios nombres, como ensamblaje de documentos, automatización de documentosy generación de documentos. Pero independientemente de la terminología utilizada, las macros de Word no son la mejor opción para automatizar la producción de documentos.

Últimamente, he escrito varias entradas en el blog sobre este tema, pero mi intención nunca ha sido menospreciar las macros de Word, VBA o VSTO, todas ellas tecnologías tremendamente potentes para ampliar las capacidades de las aplicaciones de MS Office. Sin embargo, lo cierto es que ninguna de estas tecnologías se diseñó específicamente para automatizar la producción de documentos. Por consiguiente, ninguna de ellas incluye la funcionalidad básica que es absolutamente necesaria para el ensamblaje de documentos a nivel empresarial.

Una de las deficiencias más evidentes de las macros de Word (VBA/VSTO) para la producción automatizada de documentos tiene que ver con los componentes reutilizables. Por ejemplo, supongamos que necesita escribir un script diseñado para calcular un valor numérico e integrarlo en el texto de un documento. Hay muchas razones por las que puede necesitar el mismo script en otros muchos lugares, por ejemplo, en el cuadro de diálogo de recopilación de información asociado a la plantilla, en una plantilla de MS Word relacionada o incluso en un formulario gráfico relacionado, como un archivo PDF que contenga campos y casillas de verificación.

Con Word Macros, VBA o VSTO, por supuesto, se podía reutilizar el mismo script en cualquier lugar, pero si cambiaban los parámetros del script (las reglas de negocio que determinaban el resultado del script), había que ir a cada instancia del script, sin importar cuántas veces se hubiera utilizado en cuántos archivos diferentes, y actualizar el script manualmente.

Contrasta esta realidad con el poder de los archivos de componentes de HotDocs. Una vez que creas un componente computacional en HotDocs, puedes reutilizarlo tantas veces como quieras en cualquier número de plantillas de texto o gráficas diferentes. Sin embargo, si las reglas de negocio que determinan el resultado del script cambian, solo tendrías que modificar el componente original de HotDocs para producir el resultado correcto basado en las nuevas reglas. Entonces, dondequiera que se utilizara el componente, proporcionaría el resultado correcto. En otras palabras, en lugar de actualizar docenas o incluso cientos de archivos, solo tendría que actualizar uno.