A pesar de que la propagación del COVID-19 ha paralizado muchos negocios, empresas como Amazon y tiendas de comestibles como Albertsons, Kroger y Raley's están contratando personal.
¿Cómo pueden ellos y cualquier otra empresa que tenga que operar -y seguir contratando- durante la pandemia de COVID-19 cumplir el requisito I-9 en persona? Todo empleado asalariado en Estados Unidos está obligado a tener un formulario I-9 correctamente cumplimentado, que legalmente requiere que el nuevo empleado demuestre su elegibilidad para trabajar presentando físicamente los documentos originales como prueba: su pasaporte estadounidense, o la combinación de permiso de conducir y tarjeta de la Seguridad Social, etcétera.
Los nuevos empleados necesitan el trabajo y los ingresos ahora más que nunca, así que no pueden esperar a que pase el virus.
En una era de distanciamiento social, en la que es necesario reducir al mínimo el contacto entre personas, existen soluciones tecnológicas que pueden ayudar a los empresarios a satisfacer sus necesidades de contratación y, al mismo tiempo, mantener los más altos niveles de seguridad tanto de los empleados actuales como de los nuevos.
La innovación ofrece una solución
"Hemos creado varias soluciones para el problema del formulario I-9", afirma Julie Pearl, que dirigió la creación de la solución Tracker I-9 Compliance cuando era presidenta de Tracker Corp, antes de que fuera adquirida por Mitratech.
"Con la funcionalidad móvil de nuestro galardonado Tracker I-9 Complete", dice, "cualquier nuevo empleado puede completar la tarea en 3-5 minutos con la ayuda de un vecino, el tendero local, el camarero de Starbucks, el barbero, el banquero, el clérigo, el conductor de autobús o de Uber. Basta con encontrar a alguien mayor de 18 años que esté cerca del empleado y no sea un familiar. Estos son los únicos requisitos legales para la persona que cumplimenta la sección 2 del formulario I-9 -la que exige mostrar el DNI en persona- debido a una disposición que permite a los empresarios designar a un representante autorizado."
Ese vecino u otro ayudante sólo necesita un teléfono móvil donde pueda recibir un enlace seguro para rellenar el nombre del DNI y la fecha de caducidad. También puede hacer una foto del DNI, que se cargará instantáneamente en los servidores seguros de Tracker y no se almacenará en el dispositivo móvil, por lo que no es necesario eliminarlo una vez finalizado el proceso.
Ayuda en línea y en el mundo real para los problemas de cumplimiento del I-9
Si el vecino o ayudante está nervioso por hacerlo mal, Tracker Corp tiene un Centro de Ayuda I-9 en línea atendido por profesionales de inmigración, en colaboración con Pearl Law Group, una de las firmas de inmigración más grandes y mejor clasificadas de la nación. El nuevo empleado puede conectarse -con opciones de teléfono y vídeo- sólo durante el tiempo necesario para asegurarse de que el proceso I-9 Sección 2 se hace correctamente. Pero la gran mayoría de la gente no necesita ayuda: sistemas como Tracker I-9 detectan y evitan errores con cientos de reglas de lógica empresarial codificadas, por lo que no hace falta ser un experto para hacerlo bien.
En el caso de los empleados que no tengan acceso a alguien que pueda ayudarles a cumplimentar este formulario, Tracker Corp se ha asociado con una red nacional de notarios móviles y una empresa de servicios de empleo que se encuentran a poca distancia en coche del 95% de la población activa estadounidense.
El empleado puede seleccionar estas opciones, todo ello con el equipo de RRHH de la empresa totalmente informado en tiempo real sobre el estado del proceso. El equipo de RRHH de la empresa tiene acceso en tiempo real para ver y supervisar estas acciones, y para dar los siguientes pasos a distancia -incluido el envío a E-Verify (el sistema federal que se exige en muchos estados).
Navegar por el campo de minas del I-9
El cumplimiento del I-9 se ha convertido en un campo minado cada vez más grande en los últimos 3 años. La actual administración ha asignado 7.600 millones de dólares al ICE y, en consecuencia, las auditorías del I-9 se han multiplicado por más de diez. E incluso en medio del brote de COVID-19, las auditorías del ICE siguen aumentando. La sanción por cada error inocente puede ser de hasta 2.300 dólares, y los métodos tradicionales de cumplimentación y gestión de los I-9 en papel producen errores en más del 70% de los formularios.
A partir del viernes 1 de mayo de 2020, los empleadores deben utilizar una nueva versión del Formulario I-9 de Verificación de Elegibilidad para el Empleo, que se requiere para las nuevas contrataciones y re-verificaciones.
La pandemia de COVID-19 ha interrumpido muchas funciones empresariales, pero la contratación debe continuar. Al elegir la solución tecnológica adecuadauna empresa no sólo es eficiente, sino que también cumple los requisitos legales y de conformidad, al tiempo que ayuda a proteger la salud y el bienestar de todos los implicados.
