Contourner l'exigence de l'I-9 en personne avec le foyer COVID-19
Bien que la propagation du COVID-19 ait entraîné l'arrêt de nombreuses activités, des entreprises comme Amazon et des épiceries comme Albertsons, Kroger et Raley's embauchent.
Comment ces entreprises et toutes celles qui doivent fonctionner - et continuer à embaucher - pendant la pandémie de COVID-19 peuvent-elles satisfaire à l'obligation de présenter le formulaire I-9 en personne ? Tout employé rémunéré aux États-Unis doit disposer d'un formulaire I-9 correctement rempli, qui exige légalement que le nouvel employé prouve son éligibilité au travail en présentant physiquement les documents originaux comme preuve : son passeport américain, ou la combinaison de son permis de conduire et de sa carte de sécurité sociale, etc.
Les nouveaux employés ont plus que jamais besoin d'un emploi et d'un revenu, et ne peuvent donc pas attendre que le virus passe.
À l'ère de la distanciation sociale, alors que nous devons minimiser les contacts humains, il existe des solutions technologiques qui peuvent aider les employeurs à rester en phase avec les besoins de recrutement tout en maintenant les normes les plus élevées en matière de sécurité des employés existants et des nouveaux employés.
L'innovation offre une solution de contournement
"Nous avons créé plusieurs solutions pour résoudre le problème des formulaires I-9", explique Julie Pearl, qui a dirigé la création de la solution Tracker I-9 Compliance lorsqu'elle était présidente de Tracker Corp avant son rachat par Mitratech.
"Grâce à la fonctionnalité mobile de notre Tracker I-9 Complete primé, dit-elle, tout nouvel embauché peut accomplir la tâche en 3 à 5 minutes avec l'aide d'un voisin, de l'épicier du coin, du coiffeur du Starbucks, du barbier, du banquier, du clergé, d'un chauffeur de bus ou d'Uber. Il suffit de trouver une personne de plus de 18 ans qui se trouve à proximité de l'employé et qui n'est pas un membre de sa famille. Ce sont les seules exigences légales pour la personne qui remplit la section 2 du formulaire I-9 - celle qui exige la présentation de la pièce d'identité en personne - en raison d'une disposition qui permet aux employeurs de désigner un représentant autorisé".
Le voisin ou la personne qui l'aide a simplement besoin d'un téléphone portable sur lequel il peut recevoir un lien sécurisé lui permettant d'indiquer le nom de la pièce d'identité et sa date d'expiration. Il peut également prendre une photo de la pièce d'identité qui sera instantanément téléchargée sur les serveurs sécurisés de Tracker et ne sera pas stockée sur l'appareil mobile - il n'est donc pas nécessaire de l'effacer une fois le processus terminé.
Aide en ligne et dans le monde réel pour les problèmes de conformité I-9
Si le voisin ou l'assistant est nerveux à l'idée de se tromper, Tracker Corp dispose d'un centre d'aide I-9 en ligne géré par des professionnels de l'immigration, en collaboration avec Pearl Law Group, l'un des cabinets d'immigration les plus importants et les mieux classés du pays. Le nouvel employé peut se connecter - avec des options de téléphone et de vidéo - juste le temps nécessaire pour s'assurer que le processus I-9 Section 2 est effectué correctement. Mais la grande majorité des gens n'ont pas besoin d'aide : les systèmes tels que Tracker I-9 détectent et préviennent les erreurs grâce à des centaines de règles logiques codées, de sorte qu'il n'est pas nécessaire d'être un expert pour bien faire les choses.
Pour les employés qui n'ont pas accès à quelqu'un qui puisse les aider à remplir ce formulaire, Tracker Corp s'est associé à un réseau national de notaires mobiles et à une société de services d'emploi qui se trouvent à une courte distance en voiture de 95 % de la population active des États-Unis.
L'employé peut choisir ces options, l'équipe des ressources humaines de l'entreprise étant pleinement informée en temps réel de l'état d'avancement du processus. L'équipe RH de l'employeur dispose d'un accès en temps réel pour visualiser et contrôler ces actions, et pour prendre les mesures suivantes à distance - y compris la soumission à E-Verify (le système fédéral exigé dans de nombreux États).
Naviguer dans le champ de mines de l'I-9
Le respect des règles I-9 est devenu un champ de mines de plus en plus vaste au cours des trois dernières années. L'administration actuelle a alloué 7,6 milliards de dollars à l'ICE et, par conséquent, les audits I-9 ont été multipliés par dix. Et même avec l'apparition du COVID-19, les audits de l'ICE continuent de grimper en flèche. La pénalité pour chaque erreur innocente peut atteindre 2 300 dollars, et les méthodes traditionnelles de remplissage et de gestion des formulaires I-9 produisent des erreurs dans plus de 70 % des formulaires.
À partir du vendredi 1er mai 2020, les employeurs devront utiliser une nouvelle version du formulaire I-9 pour la vérification de l'admissibilité à l'emploi, qui est exigée pour les nouvelles embauches et les revérifications.
La pandémie de COVID-19 a interrompu de nombreuses activités professionnelles, mais l 'embauche doit se poursuivre. En choisissant la bonne solution technologiqueune entreprise s'apercevra qu'elle est non seulement efficace, mais qu'elle répond également aux exigences légales et de conformité, tout en contribuant à protéger la santé et le bien-être de toutes les personnes concernées.
