Diligencia debida respecto a terceros
Desafío
Crear una solución para la incorporación de nuevos proveedores, asegurándose de que la información pertinente es capturada, enviada, revisada y aprobada por todas las partes necesarias, incluido el departamento jurídico.
Solución
- Mediante un portal en línea de autoservicio con formularios estandarizados, los empleados que deseen incorporar a un nuevo proveedor pueden ser guiados a través del proceso de incorporación con un mínimo de errores o retrasos.
- Los formularios en línea pueden configurarse fácilmente para capturar toda la información necesaria para aprobar a un proveedor, incluida la captura de documentos como un W9..
- Una vez presentada la solicitud de incorporación de un proveedor, se envía a las partes interesadas para su revisión.
- Se pueden enviar notificaciones y alertas a los participantes en el proceso y a las partes interesadas en puntos previamente designados a lo largo del proceso de admisión. Por ejemplo, una vez que el departamento jurídico ha aprobado al proveedor, se puede enviar automáticamente a Cuentas a Pagar una notificación para añadir el proveedor al sistema.
- Los usuarios tienen una visibilidad completa del proceso y pueden conectarse al sistema en cualquier momento para ver en qué punto se encuentra la solicitud de incorporación.
- El seguimiento y la auditoría del proceso de solicitud y finalización están automatizados, lo que permite mejorar la gobernanza y el cumplimiento.
Beneficios
- Las solicitudes de diligencia debida y de incorporación se presentan y tramitan con mucha mayor rapidez y con un mínimo de errores, retrasos y costes.
- El seguimiento y los informes centralizados permiten a los gestores tener una visión general de todas las solicitudes de incorporación de proveedores en tiempo real.
- Los formularios de autoservicio proporcionan un proceso de admisión de solicitudes rápido y estandarizado, eliminando errores y residuos.
- La aceleración de los procesos mejora la agilidad y la capacidad de respuesta de las partes interesadas.
- La supervisión en tiempo real permite analizar el rendimiento y mejorar todo el proceso.
- Impulsa una mayor eficiencia, responsabilidad y una experiencia de usuario superior para las partes interesadas y los socios empresariales.
