Una de las áreas menos discutidas, pero más polémicas, de la planificación de la acción afirmativa es la determinación de la fecha en la que entra en vigor el plan de acción afirmativa (AAP) y la determinación de la fecha de referencia asociada a los empleados. Durante años he hablado con clientes, consultores y la OFCCP sobre su percepción acerca de la elección de una fecha adecuada para el plan y siempre me sorprende lo dispares que pueden ser las respuestas.
En primer lugar, comencemos con la normativa. Los requisitos son muy sencillos. Los contratistas deben disponer de un AAP en un plazo de 120 días desde el inicio de un contrato federal. Aquí está la cita:
- 60-2.1 (c) Cuándo deben desarrollarse los programas de acción afirmativa. Los programas de acción afirmativa exigidos en el párrafo (b) de esta sección deben desarrollarse en un plazo de 120 días a partir del inicio de un contrato y deben actualizarse anualmente.
Esto establece claramente que los contratistas deben tener un plan finalizado en un plazo de cuatro (4) meses. Sin embargo, la normativa no especifica exactamente cuál debe ser la fecha de renovación anual, y los contratistas deben tener en cuenta que pueden elegir la fecha dentro de esos 120 días que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.
Antes de entrar en el debate sobre la fecha del plan frente a la instantánea de los empleados, repasemos los temas comunes para seleccionar una fecha del plan y las ventajas y desventajas de cada uno.
- Fecha prevista del calendario: desarrollar el AAP con una fecha prevista para el 1 de enero es, con diferencia, el escenario más habitual, ya que la gran mayoría de los contratistas federales eligen esta fecha y así ha sido durante muchos años. La razón es sencilla: el plan abarca un periodo de 12 meses y es fácil de consultar y relacionar con el intervalo de tiempo que incluye un año completo, en lugar de estar dividido en partes de dos años. Entonces, ¿cuál es la desventaja de una fecha de planificación del calendario? Según mi experiencia, desarrollar el AAP en enero parece ser el peor momento del año para recopilar y comprobar datos, ya que el personal de RR. HH. y TI está inmerso en proyectos de fin de año que les llevan en mil direcciones, lo que no solo les causa estrés, sino que también retrasa su capacidad para facilitar la creación del plan. También creo que el AAP del calendario plantea dificultades a la hora de generar un plan de acción y formar a la dirección sobre los resultados si el plan no está listo para su aplicación a principios de año. No es mi intención disuadir a los contratistas de utilizar los AAP del año natural, pero la experiencia me dice que la gente tiende a estresarse en el primer trimestre del año.
- Fecha del plan de verano: la siguiente opción más común para seleccionar una fecha para el plan es la que sigue al cierre del año fiscal de muchas empresas, que es el 1 de julio. Aunque el verano (tercer trimestre del año) presenta sus propios retos para el desarrollo del AAP debido a las vacaciones, el cierre del año fiscal de la OFCCP y otras posibles distracciones, el verano también tiene algunas ventajas importantes. Quizás la mayor ventaja sea la oportunidad de utilizar la misma instantánea de datos tanto para el AAP como para los informes EEO-1/VETS-100. Dado que los contratistas deben recopilar y comprobar los datos para los dos informes que deben presentarse antes del 30 de septiembre, ¿por qué no matar dos pájaros de un tiro y gestionar también el AAP? Además, si el tercer trimestre resulta ser una época más tranquila para la empresa, debería ser el momento óptimo para trabajar en la limpieza de los problemas de mantenimiento de registros, dedicar algo de tiempo a revisar los resultados y preparar un plan de acción para el próximo año.
- Fechas del plan de primavera/otoño: desarrollar los AAP en primavera u otoño puede resultar muy útil si es el momento óptimo para que la empresa recopile y analice datos, seguido de la creación de un plan de acción para supervisar los resultados. Sin embargo, puede haber funciones dentro de RR. HH. que hagan que determinadas temporadas sean un reto, como cuando RR. HH. está llevando a cabo la inscripción abierta o durante las temporadas de contratación. En cualquier caso, todas las temporadas plantean retos, pero vale la pena considerar la posibilidad de ajustar el AAP al momento en que el equipo de RR. HH. y cumplimiento normativo pueda centrarse en la elaboración del plan.
¿Puede una empresa cambiar la fecha de su Plan de Acción Afirmativa?
Sí, pueden. Los contratistas deben desarrollar su primer AAP para cumplir con los requisitos de 120 días, pero no tienen por qué quedarse con esa fecha para siempre. Ahora bien, hay que hacer una advertencia importante al respecto, ya que los contratistas nunca quieren tener un vacío en el desarrollo de su plan. Es decir, si tiene un plan que vence en octubre, pero realmente quiere tener un plan basado en el calendario que entre en vigor el 1 de enero, no puede (o al menos no debería) simplemente esperar tres meses y empezar un nuevo plan en enero. Esto significaría que tiene un intervalo de tiempo en el que no tiene ningún plan activo. Aunque es posible que se salga con la suya, tenga en cuenta que la OFCCP considera que se trata de una forma de incumplimiento y espera que los contratistas tengan siempre un plan activo. Esto da lugar a la pregunta muy común: «¿Cómo cambio la fecha de mi plan?». La respuesta es sencilla. Redacta una actualización que comience cuando finalice tu plan actual y haz que la actualización expire en la fecha en la que deseas comenzar tu nuevo plan y, a partir de ahí, actualízalo anualmente. Ahora bien, cambiar la fecha de un plan puede causar un poco de confusión durante una auditoría si tus fechas cambian, así que prepárate para explicar cualquier cosa que se salga de un programa AAP típico de 12 meses. Aunque dudaba en sugerir un plan ampliado, por ejemplo, un AAP de 15 meses, quiero dar las gracias a una consultora experta que me dio su opinión sobre este artículo y me sugirió que la OFCCP aceptará un plan ampliado siempre que se proporcione una explicación lógica, como la implantación de un nuevo sistema de información de recursos humanos u otro cambio significativo.
¿Qué hay de las fusiones y adquisiciones?
Las fusiones y adquisiciones causan dolores de cabeza a los responsables de RR. HH. en muchos niveles, y el cumplimiento de la AAP a menudo se convierte en un lodazal. Cuando un contratista federal adquiere una empresa, esta suele quedar fuera del radar de cumplimiento, y muchas personas de confianza coinciden en que eso la sitúa en el plazo de 120 días, al igual que un nuevo contratista. Esto significa que, si un contratista adquiere una empresa, el comprador debe asegurarse de que el nuevo grupo tenga planes listos en poco tiempo si aún no cuenta con AAP. Por mi experiencia en este tema, sé que nunca es tan sencillo, pero eso es tema para otro artículo. En cualquier caso, es necesario contar con un plan para que las nuevas empresas cumplan con la normativa. Si se prevé una reorganización significativa, es posible que el contratista tenga que esperar a que se calme la situación, pero entonces el mantenimiento de registros se convierte en un gran reto. Una vez más, esto entra dentro de la necesidad de documentarlo todo. Hay que poder mostrar quién se ha trasladado a qué sitios y quién los ha abandonado, y estar preparado para explicar cualquier cierre de sitio a la OFCCP. Los grandes cambios en el número de empleados dejarán a la OFCCP desconcertada si no hay una historia que lo respalde.
¿Qué ocurre si mi empresa tiene fechas escalonadas para varios establecimientos?
Aunque puede ser bastante habitual que las empresas escalonen las fechas de finalización de sus planes a lo largo del año, siempre me sorprende ver ese escenario. Entiendo por qué los contratistas lo hacen, debido al esfuerzo que puede suponer crear un plan de acción afirmativa, desde los datos hasta los informes finales, cuando hay tantas otras necesidades urgentes. Sin embargo, si en algún momento contrato a un cliente que utiliza fechas escalonadas para sus planes, mi primera tarea será poner fin a esa práctica. Mi razonamiento es sencillo. «¿Cómo se puede trabajar para implementar los resultados si nunca hay una conclusión real del proceso?». Si la finalización de un conjunto de AAP solo da lugar al inicio del siguiente, ¿cómo puede una empresa mejorar sus puntos débiles? Aunque parece probable que la falta de recursos sea la fuerza motriz detrás de los planes escalonados, el contratista debería intentar alejarse de esta práctica para poder centrar su atención en los esfuerzos de buena fe, un mejor mantenimiento de los registros, la formación, etc. Tenga en cuenta que siempre hay excepciones, como el uso de AAP funcionales que operan de forma independiente. En cualquier caso, si un cliente pregunta cómo cambiar este proceso, la respuesta puede requerir acudir a la dirección ejecutiva y solicitar (exigir) más recursos. En el entorno actual de igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa, los requisitos de cumplimiento se están ampliando, por lo que conformarse con los niveles de apoyo anteriores simplemente no va a ser suficiente.
¿La fecha de mi plan y la fecha de la instantánea de mis empleados deben ser días consecutivos?
Concluiremos este debate con la pregunta más difícil de todas. Durante muchos años, los contratistas federales han utilizado, por ejemplo, una instantánea de los empleados a 31 de diciembre, seguida de una fecha de plan a 1 de enero que parece ser del 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2013 para el ciclo anual del AAP. Entonces, ¿significa esto que todo el mundo está desarrollando el AAP en Nochevieja? Ja, ja, y no. Apostaría a que no hay ninguna conferencia del ILG en la que alguien no haga esa vieja broma. La realidad es que significa que la gente elabora su AAP a principios de año con una fecha retroactiva indicada en el plan, y si se les audita, solo significa que elaboran el plan más rápido. Entonces, ¿por qué los contratistas se someten a la presión de intentar aprobar un AAP después de que la fecha de inicio ya haya pasado? ¿No significa esto que hay un intervalo de tiempo en el que el contratista no tiene un plan activo? Sí, técnicamente sí. Sin embargo, esta ha sido una práctica habitual durante muchos años y es un hecho conocido que la OFCCP lo espera y tendrá un problema con cualquier diferencia entre la instantánea y la fecha del plan. Créanme, he pedido la opinión del personal de la OFCCP al respecto en casi todas las regiones. Ahora bien, puede parecer lógico que un contratista prefiera extraer los datos de la instantánea, desarrollar el AAP y luego activarlo; sin embargo, se puede argumentar que los datos en ese momento ya están desvinculados de la fecha del plan, y se crea una percepción incómoda cuando los datos tienen que renovarse antes de la fecha del plan si se quiere mantener un calendario de renovación de 12 meses. Vale la pena mencionar que algunas organizaciones utilizan una separación entre la instantánea y la fecha real del plan, pero no recomendaría hacerlo sin la aprobación de la oficina de distrito de la OFCCP. Dejemos que el debate continúe, pero a efectos prácticos, el concepto de que la instantánea de los empleados vaya seguida inmediatamente de la fecha del plan es, a todos los efectos, el estándar del sector, sea perfectamente lógico o no.
Buena suerte ahí fuera.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
