La clave para sobrevivir a una revisión de cumplimiento, o auditoría, está en preparar el PAA mucho antes de recibir la carta de programación. Recuerde que una revisión de cumplimiento se centra en la actividad de los 12 meses anteriores a la elaboración del PAA actual. Por lo tanto, la supervivencia a una auditoría empieza por no olvidar el pasado. He aquí ocho maneras de hacerlo:
- ¡Desarrolle su PAA a tiempo y con precisión! Revise los datos antes de elaborar el PAA y compruebe si falta información o es inexacta. Algunos errores comunes son la falta o inexactitud de los códigos de raza/etnia y sexo, y la antigüedad de los títulos de los puestos. Otros problemas frecuentes que deben comprobarse son:
- Candidatos y contrataciones: ¿se incluyen todas las nuevas contrataciones en los datos de candidatos con el grupo de candidatos adecuado? ¿Hay puestos cubiertos con un único candidato y una única contratación? En caso afirmativo, averigüe por qué el número de candidatos es tan limitado. ¿Qué códigos de disposición se utilizan y son exactos? ¿Hay candidatos que solicitaron un puesto y son contratados para otro?
- Ascensos y transacciones: ¿reflejan los ascensos la definición de ascenso de la empresa? ¿Tiene empleados que ascienden y descienden del mismo puesto? ¿Es esa transacción un ascenso o un aumento por méritos en el mismo puesto?
- Motivos del despido: ¿se informa con exactitud de los despidos justificados o involuntarios? ¿Existe documentación de respaldo para cada despido involuntario? Si un empleado ha dimitido, ¿tiene una carta de dimisión?
- Conozca sus políticas y tenga copias preparadas. El responsable del cumplimiento intenta averiguar todo lo posible sobre cómo funcionan las cosas en su empresa. Todas las decisiones de empleo para individuos o grupos son juego limpio. Las solicitudes más habituales incluyen copias de las declaraciones de política sobre: remuneración, excedencia (militar, discapacidad, maternidad), promoción, despido, reducción de plantilla, observancia/práctica religiosa, solicitud de adaptación por discapacidad, requisitos para exámenes médicos, declaraciones de política de EEO/no discriminación/no acoso y cláusulas contractuales.
- Defina sus procesos y sea capaz de explicarlos. Algunas preguntas habituales son los procesos para: solicitar la autoidentificación de raza/etnia, sexo, discapacidad y condición de veterano protegido; revisar las cualificaciones físicas y mentales para el puesto; revisar las cualificaciones para el puesto de un candidato; revisar y responder a las solicitudes de adaptación; y regresar de un permiso.
- Revise su análisis anual de equidad de compensación y prepárese para explicar cualquier diferencia. Un análisis de equidad retributiva no se limita a pagar un salario justo de mercado. Es un examen en profundidad de la retribución en relación con el género y la raza/etnia. Tenga en cuenta factores como la antigüedad en la empresa, la antigüedad en el puesto actual, la formación, la experiencia previa, el salario inicial, el rendimiento u otros factores no discriminatorios para explicar las diferencias de retribución entre personas en situación similar. Tenga a mano la información necesaria para explicar las diferencias.
- Comuníquese con los directores y supervisores. En primer lugar, asegúrese de que se les informa de los objetivos de colocación y los programas de acción en cuanto se elabore el PAA. Cuando reciban una carta de programación, infórmeles sobre la revisión del cumplimiento y sobre cómo pueden participar, lo que incluye proporcionar explicaciones o información sobre sus selecciones de empleo, las diferencias de remuneración de sus empleados, cómo gestionaron las quejas de acoso o discriminación, o su papel en el despido de un empleado.
- Preste atención a las fechas. Anote la fecha en que su empresa recibió la carta de programación. Estas cartas se envían con acuse de recibo para que la OFCCP sepa cuándo se recibió. Usted tiene 30 días (naturales) a partir de esa fecha para proporcionar su AAP y todos los demás datos requeridos. Despídase de las solicitudes de prórroga porque esos días son cosa del pasado. Si su empresa tiene un problema inevitable, póngase en contacto inmediatamente con el responsable de cumplimiento o el Director de Distrito y busque una solución. Una vez que la auditoría está en marcha, los funcionarios confían cada vez más en el correo electrónico para comunicarse con usted y a menudo fijan plazos de tres a cinco días. Informe al funcionario si no puede cumplir el plazo para presentar materiales adicionales y sugiera una fecha alternativa.
- Divulgación y contratación. Presente pruebas de los listados de puestos de trabajo y de los esfuerzos de divulgación y reclutamiento durante el período aplicable. Es probable que la OFCCP solicite copias de todas las ofertas de empleo que se incluyeron en el Centro Estatal de Empleo más cercano al lugar de trabajo. También es posible que soliciten descripciones de los puestos para comprobar en qué medida coinciden con los listados. Prepare una descripción de los esfuerzos y actividades de divulgación centrados en las personas con discapacidad y los veteranos protegidos, e incluya copias de toda la correspondencia con las organizaciones con las que se establecieron relaciones.
- Pida ayuda. Una revisión de cumplimiento casi siempre requiere una respuesta en equipo. Póngase en contacto con un asesor jurídico y/o con su consultor de AAP inmediatamente después de recibir una llamada telefónica o la carta de programación indicando una revisión de cumplimiento. Identifique a otras personas para que le ayuden con cuestiones ajenas a su área de especialización, como Relaciones Laborales para obtener copias de las notificaciones enviadas a los sindicatos, o Compras para obtener copias de órdenes de compra o contratos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
