La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) de la Administración Trump y su Director, Craig Leen, han resucitado recientemente el Compliance Check - lo que se conoce en algunos círculos como una evaluación de cumplimiento "light". Una Comprobación de Cumplimiento es una herramienta que la OFCCP afirma que utilizará para determinar si un contratista o subcontratista federal ha mantenido los registros requeridos en relación con el cumplimiento de la acción afirmativa. Esencialmente, una comprobación de cumplimiento es un indicador inicial de si un contratista ha desarrollado algunos de los elementos básicos y fundamentales para cumplir con las obligaciones de acción afirmativa.
Breve historia de los controles de conformidad
Aunque no es tan intrusiva como una evaluación de cumplimiento en toda regla, una comprobación de cumplimiento no debe tomarse a la ligera, ya que superarla con éxito implicará mucho más trabajo del que muchos contratistas federales puedan creer. No pasar la revisión podría acarrear graves consecuencias, como una evaluación completa del cumplimiento, si la OFCCP considera que el incumplimiento es una razón neutral para programar una auditoría más profunda.
Tal y como se concibió originalmente y se puso en práctica a principios de la Administración Clinton, una comprobación del cumplimiento era lo que se denominaba una "conversación de café", una breve reunión cara a cara de media hora entre un funcionario de cumplimiento de la OFCCP y un contratista federal para examinar algunos elementos básicos del cumplimiento de la acción afirmativa. El responsable del cumplimiento examinaba un punto de cada una de las "leyes" que aplica la OFCCP: El Decreto 11246, el artículo 503 de la Ley Federal de Rehabilitación y la Ley de Asistencia para la Readaptación de los Veteranos de Vietnam (VEVRAA).
Los controles de cumplimiento se suprimieron en la Administración Bush (II) por ser demasiado costosos. Esto era especialmente cierto en las zonas rurales de Estados Unidos, donde los funcionarios encargados del cumplimiento tenían que realizar grandes desplazamientos sólo para mantener una conversación in situ de 30 minutos. En 2005, la OFCCP publicó una norma definitiva por la que se eliminaba el requisito de que un agente de cumplimiento de la agencia realizara una visita física al establecimiento de un contratista para llevar a cabo una comprobación de cumplimiento. Este cambio en la norma permite actualmente a los contratistas federales la opción de una visita personal a su establecimiento, o el envío de materiales a la OFCCP como una forma de "auditoría de escritorio" de Control de Cumplimiento. En los últimos años, la Administración Obama abandonó por completo los controles de cumplimiento como herramienta de auditoría.
¿Por qué es importante?
La Lista de Anuncios de Programación Corporativa (CSAL) de la OFCCP de marzo de 2019 publicada en el sitio web de la agencia identificó unos 3,500 establecimientos seleccionados para algún tipo de revisión de cumplimiento, incluidas 500 Verificaciones de Cumplimiento. Estos establecimientos suelen tener un menor número de empleados y debían seleccionarse a nivel regional de la OFCCP. Además, de acuerdo con su justificación de abril de 2019 a la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB) que propone cartas de programación nuevas y revisadas, la OFCCP prevé realizar hasta 1,000 verificaciones de cumplimiento anualmente. Por lo tanto, con el fin de justificar su asignación presupuestaria y lograr un número mucho mayor de evaluaciones totales de cumplimiento con su menguante personal, la OFCCP debe aumentar significativamente su uso de los Controles de Cumplimiento.
¿Qué implica un control de conformidad?
Una comprobación de cumplimiento implica documentar que un contratista federal ha cumplido al menos un elemento importante de cada una de las fuentes de no discriminación aplicadas por la OFCCP:
- Orden ejecutiva 11246(así como la Sección 503 y VEVRAA) - Resultados del plan de acción afirmativa del año anterior
- VEVRAA - Ejemplos de anuncios de empleo, incluidos los listados de las agencias estatales de servicios de empleo
- Sección 503 - Ejemplos de adaptaciones para personas con discapacidad
A primera vista, lo que una comprobación de cumplimiento exige a un contratista parece bastante básico. Después de todo, la justificación de la carta de programación de la OFCCP a la OMB estima que cada contratista tardará sólo dos (2) horas en reunir los materiales aplicables para una Comprobación de Cumplimiento. Sin embargo, echemos un vistazo a lo que realmente implica.
- Resultados de la AAP del año anterior (Orden ejecutiva, Sección 503, VEVRAA)
Este primer elemento de la comprobación del cumplimiento exige esencialmente que el contratista haya preparado ya el análisis estadístico completo del plan de acción afirmativa del año anterior, incluido el análisis de disponibilidad, el análisis de utilización y los objetivos de colocación. Aproximadamente el único paso que no es necesario en una comprobación de cumplimiento son los informes narrativos del plan de acción afirmativa, que a menudo implican una cierta cantidad de lenguaje "repetitivo". En el caso de los PAA de la Sección 503 y VEVRAA, también es necesario un seguimiento completo de los datos demográficos de los empleados con discapacidad y veteranos, y la creación de un análisis de utilización (los objetivos para las personas con discapacidad) y un análisis de referencia (los objetivos para los veteranos protegidos). Por lo tanto, a pesar del aparente alcance limitado de la información que realmente tiene que ser presentada, llegar a ese punto seguirá siendo una "carrera de choque" si un contratista aún no ha completado sus planes de acción afirmativa. La OFCCP cree que un número considerable de contratistas federales no preparan sus PAA hasta que reciben una carta de programación, momento en el que comienza la loca carrera.La carta de programación de la OFCCP para la comprobación del cumplimiento y las preguntas más frecuentes también indican que la agencia exigirá a un contratista que presente información sobre los esfuerzos de buena fe realizados para alcanzar los objetivos de colocación en su PAA de la Orden Ejecutiva, y una evaluación completa de la eficacia de los esfuerzos de contratación y divulgación dirigidos a personas con discapacidad y veteranos protegidos. En conjunto, este primer elemento de comprobación del cumplimiento abarca un número considerable de documentos y datos que, de otro modo, se exigirían a la lista detallada para una evaluación completa del cumplimiento.
- Ejemplos de anuncios de empleo, incluidos los listados con el ESDS estatal
Si un contratista no ha listado sus vacantes con el Sistema de Prestación de Servicios de Empleo (ESDS) aplicable, este segundo elemento de Comprobación de Cumplimiento será realmente problemático. Un contratista no podrá proporcionar retroactivamente documentación de listados con agencias de servicios de empleo. En otras palabras, un contratista no puede "recrear la rueda" y presentar ahora listados ESDS para vacantes que ya han sido cubiertas, y para las cuales no se hizo un listado con ESDS. De todos modos, los responsables del cumplimiento de la OFCCP suelen comprobar esto antes del inicio de una auditoría. Esta es por sí sola una buena razón para que los contratistas federales utilicen un proveedor externo que pueda actuar como "centro de intercambio de información" para el envío de anuncios de vacantes tanto a las organizaciones de defensa de intereses especiales como a los listados de las agencias ESDS aplicables. - Ejemplos de adaptaciones realizadas para personas con discapacidad
No se sabe con exactitud cuántos "ejemplos" serán suficientes para satisfacer a un funcionario de cumplimiento de la OFCCP sobre este tercer elemento de la Verificación de Cumplimiento. Sin embargo, con un poco de memoria y la documentación existente, es probable que se puedan crear ejemplos de adaptaciones y resultados con carácter retroactivo sin demasiados problemas. Después de todo, por ahora se trata simplemente de "ejemplos" y no de todo el universo de solicitudes de adaptaciones. Es posible que ya exista documentación en recursos humanos relacionada con el cumplimiento de otras leyes federales como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades o la Ley de Baja Médica Familiar. La información sobre adaptaciones laborales puede ser incluso más fácil de obtener si un contratista utiliza un proveedor de servicios externo para la gestión de bajas y discapacidades.
El próximo horizonte
Aunque todavía no ha sido aprobada, la carta de programación revisada de la OFCCP dirigida a la OMB contiene algunos cambios sutiles pero significativos.1 En primer lugar, si un contratista opta por no someterse a una visita in situ, la propuesta de carta de programación de la comprobación del cumplimiento exige que todos los datos y materiales se presenten electrónicamente. En segundo lugar, deben presentarse los planes de acción afirmativa reales por escrito elaborados de conformidad con la Orden Ejecutiva 11246, la Sección 503 y VEVRAA, y no sólo los "resultados del año anterior". En tercer lugar, se exigirán todas las solicitudes realizadas para acomodar a las personas con discapacidad (y las medidas adoptadas), y no meros "ejemplos". En esta fase preliminar, no hay motivos para creer que las propuestas de la OFCCP no vayan a ser aprobadas por la OMB.
Conclusión
Evidentemente, una comprobación de la conformidad no es tan intrusiva o compleja como una evaluación de la conformidad "tradicional". Tampoco es probable que se prolongue interminablemente como una revisión completa de un establecimiento. Sin embargo, no es algo que deba descartarse, ya que incluye un número considerable de elementos de la lista detallada que, de otro modo, serían necesarios en una auditoría completa. Una verificación de cumplimiento también debe tomarse en serio porque un mal trabajo de cumplimiento, o el hecho de no hacerlo por completo, puede proporcionar a la OFCCP una justificación objetiva para dirigirse al contratista para una evaluación completa de cumplimiento en el futuro.
Gary Chamberlin es el Presidente del grupo de práctica de Acción Afirmativa y Contratistas Gubernamentales de Miller Johnson. Si tiene preguntas sobre este artículo o sobre asuntos relacionados con la OFCCP/acción afirmativa y contratistas gubernamentales, no dude en ponerse en contacto con Gary directamente en [email protected] o (616) 831-1709. Otros recursos están disponibles en el sitio web de Miller Johnson(www.millerjohnson.com).
1. La OFCCP también ha propuesto dos nuevas Cartas de Programación para iniciar las Verificaciones de Cumplimiento de los contratistas de construcción para su uso con (a) contratos de construcción principales/directos; y (b) contratos de construcción con asistencia federal.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
