Plan de acción de la OFCCP: ¿Una respuesta a las preocupaciones de los contratistas o un informe contundente de la Cámara de los EE.UU.?

El 1 de mayo de 2018, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales emitió un Plan de Acción Town Hall (el "Plan"). El anuncio de la OFCCP en relación con el Plan lo describe como el resultado de la retroalimentación de los participantes y la perspicacia proporcionada durante tres Ayuntamientos de Asistencia para el Cumplimiento celebrados en 2017. El Plan establece que tales comentarios y opiniones "resultaron en la identificación de tres áreas generales de enfoque: capacitación, comunicación y confianza", que la OFCCP planea lograr a través de tres iniciativas:
 

1. Revisar y mejorar los materiales de asistencia para el cumplimiento de la normativa por parte de los contratistas;
2. Evaluar y mejorar la calidad de la formación y la educación de los contratistas y los responsables del cumplimiento.
3. Aumentar la transparencia y la comunicación con las partes interesadas de la agencia.

Para cada una de las iniciativas, la OFCCP esbozó un Plan de Acción y describió los esfuerzos específicos que pretende realizar para lograr un "cambio significativo" en los ámbitos de la formación, la comunicación y la confianza. El Resumen de resultados de la OFCCP, una "lista no exhaustiva de los resultados propuestos por la OFCCP" para llevar a cabo cada iniciativa y con el que concluye el anuncio, repite básicamente en una lista de viñetas redactada con precisión los mismos esfuerzos descritos en el Plan de Acción.

Aunque esperamos que la OFCCP haya dado un paso proactivo para responder a las preocupaciones de los contratistas, seguimos especulando sobre si los ayuntamientos de 2017 fueron el único impulso para el Plan. Para ello, este resumen analiza otros factores que pueden haber impulsado el Plan, así como lo que el Plan puede significar -realmente- para los contratistas.

El informe de la GAO de septiembre de 2016

El sitio web de la OFCCP afirma claramente que las tres sesiones del ayuntamiento celebradas a finales del año fiscal 2017 fueron "en respuesta al Informe de septiembre de 2016 de la Oficina de Contabilidad del Gobierno: Strengthening Oversight Could Improve Federal Contractor Nondiscrimination Compliance". Como parte de la evaluación de las actividades de aplicación y asistencia al cumplimiento de la OFCCP, la GAO habló con representantes de catorce organizaciones nacionales de empleadores que representan los intereses de los contratistas, trece defensores de los derechos civiles y organizaciones que representan a grupos protegidos, y veinticuatro contratistas, cuatro en cada una de las seis regiones de la OFCCP. La carta de apertura del informe de la GAO, en la que se recogen los comentarios de las partes interesadas, afirma con rotundidad que "a las partes interesadas, incluidos algunos miembros de la comunidad de contratistas federales, les preocupa que los esfuerzos de la OFCCP estén imponiendo cargas de cumplimiento excesivas a los contratistas, incluyendo lo que perciben como resultados de documentos y datos excesivamente amplios e innecesarios, así como evaluaciones de cumplimiento irrazonablemente numerosas y prolongadas".

El informe de la GAO concluye señalando que la OFCCP ha utilizado la aplicación de la ley como su "enfoque predominante" para lograr su misión y sugiere que la divulgación, la asistencia para el cumplimiento y la orientación son deficientes y, como resultado, la OFCCP puede estar perdiendo una oportunidad crítica para influir. A continuación, la GAO recomendó a la OFCCP la adopción de una serie de medidas, entre las que se incluyen las siguientes: impartir formación al nuevo personal y formación continua a los responsables del cumplimiento, identificar formas de mejorar la información facilitada a los contratistas federales y evaluar las orientaciones existentes para garantizar que los contratistas dispongan de información útil. ¿Le resulta familiar?

Reuniones públicas de la OFCCP de septiembre de 2017

Exactamente un año después de que la GAO publicara su crítico informe sobre las deficientes actividades de la OFCCP en materia de aplicación de la ley y asistencia para el cumplimiento, y a pocos días del final del ejercicio fiscal 2017 de la OFCCP, la OFCCP celebró tres asambleas públicas: 19 de septiembre (Washington, DC), 26 de septiembre (San Francisco, CA) y 28 de septiembre (Chicago, IL). La invitación a las asambleas públicas se dirigió ampliamente a la comunidad de contratistas, indicando que el propósito de las asambleas públicas era recabar la opinión de los contratistas e identificar oportunidades para mejorar la asistencia de la OFCCP en materia de cumplimiento. Las reuniones estaban abiertas al público, pero "serían de especial interés para los directores de recursos humanos, los especialistas en igualdad de oportunidades de empleo, los jefes de cumplimiento y demás personal directamente implicado en garantizar el cumplimiento de los requisitos de la OFCCP por parte de su empresa".

 El moderador animó a los participantes a... ayudar a la OFCCP a desarrollar herramientas y recursos que eduquen a los contratistas sobre sus requisitos de cumplimiento y que les ayuden a cumplirlos.

Un facilitador profesional asociado con Giuffrida Associates, un contratista de la GSA, facilitó cada reunión. De acuerdo con el Resumen Ejecutivo de la Reunión Comunitaria de Asistencia para el Cumplimiento de la OFCCP, el facilitador solicitó ideas para hacer más práctica la asistencia existente de la OFCCP para el cumplimiento y nuevas formas de ser más colaborativos. El facilitador alentó a los participantes a proporcionar comentarios y sugerencias específicas para ayudar a la OFCCP a desarrollar herramientas y recursos que eduquen a los contratistas sobre sus requisitos de cumplimiento y que les ayuden a cumplirlos. El proceso del facilitador parece un intento sincero de "ayúdenos, ayúdenos". El momento oportuno lo es todo.

Informe de la Cámara de septiembre de 2017

En palabras de la leyenda del béisbol estadounidense Yogi Berra, "No tienes que hacer un swing fuerte para pegar un home run. Si lo haces en el momento oportuno, saldrá".

Dos días después del primer ayuntamiento de la OFCCP en Washington, DC, la Cámara de Comercio de EE.UU. publicó una dura crítica de la OFCCP. El informe en tres partes, titulado"Office of Federal Contract Compliance Programs: Misión correcta, tácticas equivocadas", analizaba la historia de la OFCCP, ofrecía una visión desde dentro de lo que supone ser contratista sometido a una auditoría de la OFCCP y recomendaba medidas específicas que la OFCCP debería adoptar para mejorar sus esfuerzos de aplicación de la ley y su relación con la comunidad de contratistas.

La Sala comenzó su Informe con esta implacable descripción de la Agencia:
 

• La OFCCP se ha convertido en un organismo que parece centrarse más en conseguir titulares llamativos y en lograr acuerdos de gran cuantía que en cumplir su admirable, aunque a veces poco glamurosa, misión. Como demuestra este libro blanco, la OFCCP se muestra con demasiada frecuencia antagónica con la comunidad regulada, ignora los innumerables y eficaces esfuerzos en favor de la diversidad emprendidos por los contratistas, emprende expediciones de pesca excesivamente amplias e irrazonables en busca de datos sobre el empleo, y lleva a cabo esfuerzos de conciliación del tipo "lo tomas o lo dejas".

Entre las conclusiones de la Cámara, el Informe señalaba:
 

• La OFCCP parece haber abdicado de la supervisión de las oficinas regionales y de distrito. Hay poca coherencia entre las auditorías con respecto al enfoque, las exigencias de producción a los contratistas y las medidas correctoras requeridas.
• La OFCCP ha pasado a actuar como un pequeño bufete de abogados centrado únicamente en emitir conclusiones sobre discriminación y no en colaborar con la comunidad de contratantes.
• Ahora parece que la Agencia considera la cooperación y la conciliación como conceptos que deben evitarse.
• La asociación entre la OFCCP y la comunidad contratante ha sido sustituida por la negativa de la Agencia a revelar, y mucho menos a debatir constructivamente, cualquier conclusión preliminar durante el proceso de evaluación del cumplimiento.

El último comentario punzante de la Cámara en su resumen de los hallazgos se relaciona con el informe de septiembre de 2016 de la GAO: "Sintomático del abandono de la OFCCP de su misión original fue su decisión abierta de abandonar al por mayor sus 'actividades de asistencia para el cumplimiento'".

La Cámara esbozó tres pasos importantes para la OFCCP "de cara al futuro", que aplicados de forma práctica, requieren que la Agencia dé tres pasos importantes para alejarse de las prácticas actuales:
 

• (1) abandone el "enfoque opaco y, en ocasiones, abiertamente hostil" y vuelva a su "función de ejecución neutral que le ha sido encomendada".
• (2) volver a "una evaluación más holística" de los esfuerzos de los contratistas; y
• (3) retirarse del actual "juego de pillar" de la Agencia, basado en los números.

A continuación, la Cámara presentó "recomendaciones de sentido común" de nivel más granular. En resumen, el Informe de la Cámara, con la tinta prácticamente aún húmeda antes de que se envolviera el primero de los tres ayuntamientos y en el precipicio de una nueva administración, establecía un plan de acción recomendado con temas generales de coherencia y transparencia.

El Plan de Acción del Ayuntamiento podría basarse más en el informe de la Cámara que en los ayuntamientos

Es posible que los participantes en el cabildo hayan aportado ideas anecdóticas para hacer más práctica y colaborativa la asistencia existente de la OFCCP, aunque podría decirse que abandonada, en materia de cumplimiento. Sin embargo, parece más probable que el Plan de Acción del Ayuntamiento de la OFCCP responda directamente al Informe de la Cámara.

Un ejemplo:
 

1. La Cámara recomendó que la OFCCP revisara los documentos de orientación normativa para que fueran coherentes, permitieran una mayor transparencia durante las investigaciones y aportaran más claridad en cuanto al alcance jurisdiccional de la OFCCP.
    
   • En el marco de su iniciativa para "revisar y mejorar la asistencia para el cumplimiento por parte de los contratistas", el Plan propone actualizar y sustituir varios documentos de orientación para contratistas obsoletos y desarrollar o rediseñar "materiales de asistencia para el cumplimiento por parte de los contratistas" con el fin de educar a los contratistas "sobre sus obligaciones" y ayudarles a "cumplir sus obligaciones en virtud de las leyes que la OFCCP hace cumplir".

     Además, para "aumentar la transparencia y la comunicación", el Plan dice que la OFCCP: (1) creará una "hoja de ruta", una guía escrita para que los contratistas "mejoren la transparencia en el trabajo de la OFCCP"; (2) desarrollará orientaciones políticas relativas a los indicadores de infracción, las solicitudes de datos complementarios de la OFCCP y las autoevaluaciones de compensación; y (3) elaborará un documento al estilo de una "Declaración de Derechos" que resumirá lo que los contratistas pueden esperar "durante un compromiso con la OFCCP".

2. La Cámara recomendó que la OFCCP aplique directrices o reglamentos para establecer parámetros claros sobre las investigaciones de la OFCCP y generar prácticas coherentes en todas las oficinas.
    
   • El Plan establece que "para lograr la coherencia entre las oficinas regionales y de distrito" y aumentar la transparencia, la OFCCP instituyó un "enfoque uniforme para el uso de Notificaciones de Predeterminación (PDN) en las evaluaciones de cumplimiento", proporcionando una oportunidad para que los contratistas respondan a las conclusiones preliminares durante una investigación.

     El Plan dedica una de sus tres iniciativas a evaluar y mejorar la calidad de la formación y la educación de los contratistas y los responsables del cumplimiento. En concreto, el Plan propone una formación nacional estandarizada que aborde el déficit de cualificaciones, adopte un modelo de competencias para todos los responsables de cumplimiento y, como resultado, proporcione coherencia entre las oficinas regionales y de distrito de todo el país.

3. La Cámara sugirió que la OFCCP "volviera a comprometerse" con los contratistas.
    
   • El Plan contempla la reactivación de un programa de ombudsman "para abordar los problemas de comunicación y confianza" entre la OFCCP y la comunidad de contratistas. El Plan también propone crear un programa de reconocimiento para reconocer públicamente a "uno o más contratistas sólidos y exitosos", "como modelos para otros contratistas."

Como se muestra, el Plan de Acción del Ayuntamiento de la OFCCP responde directamente a muchos de los comentarios más contundentes del Informe de la Cámara. Es dudoso que la dura crítica de la Cámara no estuviera en la mente de la OFCCP y de su facilitador del ayuntamiento. Afortunadamente, si existe una relación entre el Informe de la Cámara y el Plan, puede aumentar la probabilidad de que la OFCCP dé prioridad a la lista "no exhaustiva" de resultados propuestos en el Plan.

Conclusión - ¿Qué significa esto para los contratistas?

En la justificación del presupuesto de la OFCCP para 2019 se solicitaba una reducción presupuestaria del 12% y una reducción de plantilla del 14% para el año fiscal 2019. Aunque parece que la agencia propone un enfoque de "hacer más con menos", los detalles de la solicitud también sugieren que la OFCCP se centrará en algunas de las prioridades que responden a las recomendaciones de la Cámara y que propone el Plan de Acción del Ayuntamiento. Tales como:
 

• Obtener la acreditación de terceros para sus programas de formación de contratistas y responsables de cumplimiento.
• Invertir e implantar software y licencias para un servicio de asistencia 1-800 y un sistema de gestión de las relaciones con los clientes.
• Desarrollar un programa de reconocimiento de contratistas para reconocer a los contratistas por los mejores o modélicos programas de cumplimiento general, el mejor programa de prácticas de empleo para discapacitados en virtud de la Sección 503 y el mejor programa para veteranos en virtud de VEVRAA. A los galardonados se les concederá una exención única de las revisiones de cumplimiento, durante un máximo de cinco años.
• Poner en marcha la Comunidad de Práctica en línea para contratistas: una comunidad en línea en la que los contratistas se reúnen para aprender, compartir y colaborar.

Este no es necesariamente el presupuesto final que el Congreso aprobará, pero proporciona cierta esperanza y evidencia de que la OFCCP está abierta a la retroalimentación y considerando seriamente algunas de las sugerencias pragmáticas y prácticas recomendadas por la Cámara de EE.UU. y los contratistas. Sin embargo, hasta que la OFCCP aplique algún "cambio significativo" real, los contratistas deben seguir haciendo preguntas, oponiéndose cuando sea necesario, y estar abiertos a la idea de colaborar con la OFCCP si parece que está tratando de comprometerse y ser transparente.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.