Los contratistas y subcontratistas federales deben realizar encuestas a los solicitantes y empleados sobre su género, raza/etnia, condición de veterano protegido y condición de discapacidad. Los datos recopilados en las encuestas se utilizan para crear informes estadísticos con el fin de analizar los patrones de empleo y se utilizan en el Plan de Acción Afirmativa (AAP) del empleador.
Parte de la encuesta se lleva a cabo en las etapas previas y posteriores a la oferta. La etapa previa a la oferta generalmente se refiere al momento en que el solicitante se postula para un puesto o es considerado para el empleo por el empleador. Por lo tanto, puede incluirse con los materiales de solicitud, pero debe estar separada de la solicitud real, ya que las encuestas son voluntarias. La fase posterior a la oferta suele referirse al momento posterior a que el empleador ofrezca el puesto al candidato, pero antes de que este (es decir, el nuevo empleado) comience a desempeñar las funciones del puesto.
Género y raza/etnia
La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) y la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) exigen a determinados empleadores que realicen encuestas a los solicitantes y empleados para recabar información sobre su género y raza/etnia para el informe anual EEO-1. La EEOC utiliza el informe EEO-1 para evaluar los patrones de contratación, con especial atención a las mujeres y las minorías, así como para hacer cumplir los derechos civiles. La OFCCP utiliza el informe EEO-1, así como otras fuentes de información (por ejemplo, bases de datos federales de adquisiciones y contrataciones, datos de Dun & Bradstreet, etc.) a la hora de seleccionar a los contratistas para las revisiones de cumplimiento.
Los empleadores que cumplan alguno de los siguientes requisitos deben presentar el informe:
- Sujeto al Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, en su versión modificada, con 100 o más empleados; o
- Sujeto al Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, en su versión modificada, con menos de 100 empleados si la empresa es propiedad de otra empresa o está afiliada a ella y la empresa en su conjunto emplea a un total de 100 o más empleados; o
- Contratistas principales del gobierno federal o subcontratistas de primer nivel sujetos a la Orden Ejecutiva 11246, en su versión modificada, con 50 o más empleados y un contrato principal o subcontrato de primer nivel por un importe igual o superior a 50 000 dólares.
El informe EEO-1 se revisó en 2007 para incluir una nueva categoría de «dos o más razas» y separó «asiáticos o isleños del Pacífico» en «asiáticos» y «nativos de Hawái u otros isleños del Pacífico». Como resultado, las categorías de raza/etnia son:
- Hispano o latino
- Blanco
- Negro o afroamericano
- Nativo de Hawái u otras islas del Pacífico
- Asiático
- Indígena americano o nativo de Alaska
- Dos o más razas
El informe EEO-1 anterior tenía cinco categorías de raza/etnia:
- Blanco
- Negro
- Hispano
- Asiático/Isleño del Pacífico
- Indio americano/nativo de Alaska
Actualmente, la OFCCP exige a los contratistas que recopilen información sobre raza/etnia utilizando las cinco categorías anteriores; sin embargo, la OFCCP no sancionará a un contratista si utiliza las siete categorías de raza/etnia del informe EEO-1 revisado.
El formulario de la encuesta es voluntario y el método preferido de recopilación es a través de la autoidentificación; sin embargo, no hay una sección en el informe EEO-1 para información «desconocida». En lo que respecta a los solicitantes, es poco probable que se realice una encuesta visual, ya que los empleadores deben realizar la encuesta en la fase previa a la oferta, es decir, antes de la entrevista personal, ya que debe realizarse cuando el solicitante presenta su candidatura o es considerado para el empleo por el empleador. En lo que respecta a los empleados, se pueden utilizar los registros de empleo o una observación visual si el empleado no responde a la encuesta.
Como práctica recomendada, considere la posibilidad de implementar un proceso de encuesta a los nuevos empleados, aunque los solicitantes ya hayan sido encuestados en la fase previa a la oferta, ya que esta práctica podría completar parte de la información «desconocida». Además, considere la posibilidad de incluir una opción de «Me niego a responder» con la esperanza de aumentar las respuestas recopiladas, lo que demostrará a la OFCCP que se está realizando la encuesta.
Condición de veterano
La OFCCP exige a los contratistas que realicen encuestas a los solicitantes y empleados sobre su condición de veteranos en las fases previa y posterior a la oferta. Las encuestas son voluntarias y deben mantenerse confidenciales.
En la fase previa a la oferta, los contratistas deben considerar la posibilidad de realizar la encuesta al mismo tiempo que la encuesta sobre género y raza/etnia. La encuesta para los solicitantes en la fase previa a la oferta debe incluir todas las categorías y definiciones de veteranos protegidos, incluidos los veteranos discapacitados, los veteranos recientemente separados del servicio, los veteranos en servicio activo en tiempo de guerra o con insignia de campaña y los veteranos con medalla al servicio de las Fuerzas Armadas. Las personas pueden responder utilizando:
- Me identifico con una o más de las clasificaciones de veterano protegido enumeradas.
- No soy un veterano protegido.
Como se ha indicado anteriormente, la encuesta posterior a la oferta debe realizarse después de ofrecer el empleo a una persona, pero antes de que esta comience a desempeñar las funciones del puesto. Por lo tanto, los contratistas deben considerar la posibilidad de realizar la encuesta el primer día en que la persona se presente a trabajar, pero antes de que comience a desempeñar las funciones del puesto. La información de la encuesta posterior a la oferta debe incluir todas las categorías y definiciones de veteranos protegidos. Las personas pueden responder utilizando:
- Pertenezco a las siguientes clasificaciones de veteranos protegidos (seleccione todas las que correspondan):
- Veterano discapacitado
- Veterano recientemente separado
- Veterano de guerra activo o con insignia de campaña
- Veterano de la medalla al servicio de las fuerzas armadas
- Soy un veterano protegido, pero prefiero no revelar las clasificaciones a las que pertenezco.
- No soy un veterano protegido.
O bien, la encuesta posterior a la oferta puede simplemente enumerar cada categoría de veterano protegido junto con las definiciones e incluir una opción general de «sí» o «no» para que la persona responda, en lugar de seleccionar las categorías específicas de veteranos que se aplican a la persona. Esta opción se deriva del informe VETS-4212 que los contratistas deben utilizar a partir de 2015. Para obtener más información sobre esta opción en particular, lea la guía de la OFCCP sobre este tema en sus preguntas frecuentes.
Condición de discapacidad
La OFCCP exige a los contratistas que realicen encuestas a los solicitantes sobre su condición de discapacidad en las etapas previa y posterior a la oferta. Al igual que en las encuestas a veteranos, en la etapa previa a la oferta, los empleadores deben considerar la posibilidad de realizar la encuesta al mismo tiempo que la encuesta sobre género y raza/etnia. En la etapa posterior a la oferta, se puede realizar en cualquier momento después de ofrecer el empleo a una persona, pero antes de que esta comience a desempeñar las funciones del puesto. Por lo tanto, los contratistas deben considerar hacerlo el primer día que la persona se presenta a trabajar, pero antes de que el nuevo empleado comience a desempeñar las funciones del puesto.
La OFCCP ha creado una encuesta específica que los contratistas deben utilizar y no deben modificar el formulario. Si la encuesta se utiliza en línea, la OFCCP dispone de información específica sobre cómo debe aparecer el formulario, incluyendo:
- Muestra el número OMB y la fecha de caducidad;
- Contener el texto del formulario sin alteraciones;
- Utilice un tipo de letra sans-serif, como Calibri o Arial; y
- Utilice un tamaño de letra de al menos 11 puntos (a excepción de la nota a pie de página y la declaración de carga, que deben tener un tamaño de al menos 10 puntos).
En lo que respecta a los empleados, los contratistas deben realizar una encuesta sobre la situación de discapacidad de los empleados actuales durante el primer año en que el contratista queda sujeto a los requisitos, así como cada cinco años a partir de entonces. Este requisito formaba parte de la normativa revisada de la subparte C. La fecha límite para todos los nuevos requisitos de la subparte C era la fecha de vencimiento del Plan de Acción Afirmativa (AAP) del contratista anterior al 24 de marzo de 2014.
Por ejemplo, una fecha AAP del 1 de enero de 2014 significa que la fecha límite para cumplir con la Subparte C era el 1 de enero de 2015. En este ejemplo, la encuesta a los empleados actuales debe realizarse dentro de este año. En otras palabras, la encuesta a los empleados actuales sobre su estado de discapacidad debe realizarse a más tardar el 31 de diciembre de 2015. Una vez más, esto se refiere a los empleados.
Además, los contratistas deben recordar a los empleados que pueden presentar una encuesta de discapacidad actualizada al menos una vez entre los años intermedios.
La presentación de una encuesta sobre discapacidad es voluntaria y el empleador no puede presionar a una persona para que se identifique como discapacitada. Sin embargo, si el empleador proporciona adaptaciones razonables a un empleado que no se identifica como persona con discapacidad, el empleador debe documentar dichas adaptaciones.
Conclusión
Como se ha indicado anteriormente, el contratista está obligado a mantener la confidencialidad de toda la información recopilada, que no podrá utilizarse para tomar decisiones en materia de empleo. Además, deberá almacenarse en una carpeta separada de la del personal de contratación y no podrá conservarse en los expedientes médicos de los empleados.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
