Los procesos de reclutamiento y contratación están cambiando, y lo están haciendo rápidamente. De forma similar a la rapidez con la que Internet cambió la vida de los ciudadanos en la década de 1990, las herramientas de Internet como las redes sociales, los portales de empleo, las asociaciones de diversidad en línea y los requisitos de publicación de ofertas de empleo están cambiando la vida de los reclutadores y los contratistas federales en estos momentos. A su vez, los contratistas tienen muchas preguntas sobre cómo mantener el ritmo de sus políticas de mantenimiento de registros y procesos de recopilación de datos para satisfacer los requisitos de cumplimiento de la Acción Afirmativa en constante evolución.
El principio fundamental sigue siendo el mismo: la OFCCP espera, es más, exige, que los contratistas federales recopilen detallados datos detallados que permitan a los contratistas identificar un grupo de solicitantes y la(s) contratación(es) resultante(s). Los criterios de decisión para cada etapa del proceso de selección son igualmente importantes y necesarios para los análisis de conformidad. En términos de gestión de riesgos durante una auditoría, los datos relativos a las contrataciones deben ser la máxima prioridad para cualquier contratista.
La OFCCP tolera mal cualquier práctica de selección que carezca de datos detallados y/o sugiera un patrón discriminatorio en la contratación. Los datos sobre solicitantes y contrataciones son siempre un punto débil para los contratistas durante las auditorías documentales y la gran mayoría (casi todos en realidad) de los acuerdos financieros están relacionados con problemas con los datos. Para ver ejemplos, consulte los comunicados de prensa de la OFCCP aquí; http://www.dol.gov/opa/media/press/ofccp/. Casi todos los titulares contienen el término "discriminación en la contratación".
El problema con los rigurosos requisitos de recopilación de datos es que muchos contratistas, grandes y pequeños, siguen luchando por ponerse al día con los cambios tecnológicos y las expectativas. Lenta pero inexorablemente, los contratistas están adoptando sistemas de seguimiento de los solicitantes y esforzándose por recopilar datos sobre raza y sexo para poder realizar análisis adecuados en el marco de su Plan de Acción Afirmativa (PAA) anual. Sin embargo, incluso esta práctica apenas ha superado la fase de adopción temprana y dudo que muchas empresas se sientan seguras al afirmar que están identificando con éxito todos los detalles del solicitante para cada contratación, haciendo hincapié en la falta de éxito en la obtención de un alto porcentaje de información voluntaria sobre raza y género antes de una contratación. Además, existe una brecha en la comunicación entre el sistema de candidatos y el Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) que plaga los esfuerzos de mantenimiento de registros de los contratistas. ¿Cuántos contratistas hacen un buen trabajo a la hora de identificar retroactivamente la raza y el sexo de los empleados y aplicarlo a los datos de la solicitud? En otras palabras, la recopilación de datos precisos es un trabajo en curso que causa dificultades significativas y, a menudo, da lugar a acuerdos de conciliación durante las auditorías de la OFCCP.
Hoy en día, los contratistas tienen que hacer frente a otro nivel crítico de expectativas y es el uso de herramientas de contratación emergentes, además de que se está arrojando más luz sobre algunas cuestiones delicadas que solían pasarse por alto sin mucha fanfarria.
Conservación de datos y registros en las redes sociales
Un tema candente que se debate a menudo en los grupos de enlace del sector y en los tablones de anuncios es el cumplimiento de las normas de contratación cuando se utilizan las redes sociales (Facebook, LinkedIn, craigslist, etc.) para encontrar candidatos a un puesto de trabajo. Herramientas como Facebook y LinkedIn ya se utilizan mucho como herramientas de contratación para contratistas, y estos programas son populares porque son rápidos, baratos y ofrecen información detallada sobre posibles candidatos. Los reclutadores pueden centrarse rápidamente en los solicitantes de empleo activos, además de en las personas cualificadas que pueden verse atraídas por su trabajo actual, lo que permite mayores oportunidades de contratación que los sitios web habituales de publicación de ofertas de empleo. Aunque las ventajas son atractivas, en el otro extremo del espectro los inconvenientes son igualmente desalentadores. Las redes sociales no sólo suponen un quebradero de cabeza para las empresas de contratación debido a su naturaleza más aleatoria y selectiva, sino que el Departamento de Trabajo se ha centrado en el importante potencial de discriminación que existe cuando el uso de cualquier herramienta de contratación pone la raza y el sexo del solicitante potencial justo delante del reclutador cuando se supone que el proceso de contratación no tiene en cuenta el color ni el sexo. Los abogados laboralistas han estado hablando públicamente sobre toda esta nueva vía de desafíos legales y sobre cómo las organizaciones necesitan implementar políticas detalladas para protegerse de futuras responsabilidades. Al escribir esto, me acordé de un artículo que leí en el New York Times sobre cómo las minorías dudan en utilizar sus nombres propios en un currículum por miedo a que se les niegue una oportunidad justa en una entrevista. Véase el artículo aquí http://www.nytimes.com/2009/12/06/weekinreview/06Luo.html. Dado que las redes sociales sufren el mismo estigma cuando la raza y el género están en primer plano, los reclutadores y contratistas tienen que asegurarse de que cuentan con un plan que incluya una política legal estricta para un reclutamiento justo, requisitos de mantenimiento de registros para los usuarios de las redes sociales y análisis para garantizar que los resultados no muestren que ciertas razas o géneros están siendo afectados negativamente. Los usuarios de las redes sociales para la contratación deben asegurarse de que las personas que contratan, que cumplen los cuatro criterios para ser candidatos, entran en la base de datos de candidatos. Los detalles sobre la definición de solicitante en Internet pueden consultarse aquí: http: //www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/iappfaqs.htm#Q6GI. Las redes sociales suscitan una mayor preocupación porque los resultados de los análisis podrían mostrar que las minorías o las mujeres no se ven afectadas, pero eso puede ser engañoso si, para empezar, no son seleccionadas como solicitantes. En las redes sociales, el problema podría estar oculto, por lo que los usuarios deben ser conscientes de las ramificaciones.
Conservación de datos y registros al trabajar con sindicatos, contratos sindicales y convenios colectivos
Una vez más, la normativa exige que los contratistas recopilen datos que identifiquen a quién se ha considerado para la contratación y a quién se ha seleccionado. En lo que respecta a la actividad sindical, la OFCCP se ha mostrado en general indiferente. En una auditoría, la OFCCP solicita copias de los acuerdos de negociación; sin embargo, se ha centrado poco en los datos asociados. La OFCCP ha declarado públicamente que tiene la intención de examinar más de cerca los contratos sindicales y que un acuerdo sindical no exime al empleador de sus obligaciones reglamentarias.
Hay algunas preguntas que surgen a menudo en relación con el cumplimiento de los registros relacionados con los sindicatos. Une question commune est liée à la publication d'emplois et si les employeurs doivent toujours publier un emploi si la contratation provendra d'un accord syndical et la réponse est afirmative. Si bien el empleador puede dirigir al solicitante de empleo al sindicato para su consideración, el empleador debe publicar el puesto de trabajo sobre la base de los requisitos en virtud de la Ley de Empleos para Veteranos (JVA), que sólo tiene tres excepciones a la obligación de publicar el puesto de trabajo, incluyendo: la publicación de puestos ejecutivos, puestos de trabajo temporales o puestos de trabajo cubiertos internamente. Otra pregunta frecuente se refiere a las listas de candidatos. Si bien los contratistas no suelen incluir las listas de candidatos que el sindicato ha tenido en cuenta, la ley sigue obligando al empleador a exigir al sindicato que haga un seguimiento de los datos y los ponga a disposición de quien los solicite. Tampoco es descartable que la OFCCP solicite datos sobre quién fue considerado para el puesto. Los contratistas también preguntan si las contrataciones proporcionadas por el sindicato deben rastrearse en el sistema de solicitantes, además del sistema de contratación o de nóminas. Aunque es más probable que esta pregunta suscite diversas respuestas, sigo sugiriendo que se haga un seguimiento del registro de solicitantes, suponiendo que la contratación se reflejará en el grupo de trabajo y que el análisis de las transacciones sería desequilibrado sin el correspondiente registro de solicitantes.
Conservación de datos y registros cuando se trabaja con agencias de colocación; qué ocurre con las situaciones de contratación temporal
De forma similar a la gestión de los requisitos de mantenimiento de registros para los sindicatos, los contratistas deben realizar esfuerzos específicos para garantizar que las agencias de colocación de personal son conscientes de las obligaciones de los contratistas en virtud de la ley. Si los contratistas incorporan a su plantilla a personas procedentes de una agencia de colocación, el contratista es responsable del proceso de selección utilizado para elegir a las personas que terminan siendo empleados activos, lo que a su vez significa que la agencia de colocación, en nombre del contratista, debe utilizar prácticas no discriminatorias y ser capaz de proporcionar datos a efectos de Acción Afirmativa. Una vez más, es posible que la OFCCP no solicite los datos en una auditoría, pero eso no elimina la obligación de cumplir las normas. Es importante que el contratista mantenga registros que demuestren que ha informado a la agencia de colocación de los requisitos legales, porque la OFCCP no perseguirá a la agencia de colocación si hay un problema. La OFCCP se dirigirá directamente al contratista. Si la agencia de colocación no está recopilando los datos requeridos o sus prácticas de selección de candidatos para el contratista son cuestionables, la culpa recaerá sobre el contratista. Los empleadores pueden no estar acostumbrados a pedir o revisar los archivos de los solicitantes de la agencia de colocación, pero las mejores prácticas sugieren que lo hagan, ya que son dueños de esa información tanto como de cualquier proceso que gestionen ellos mismos a los ojos de la OFCCP. He aquí una cita de la página web de preguntas frecuentes de la OFCCP relacionada con las expectativas de mantenimiento de registros: "El uso de una empresa de selección de personal en el proceso de contratación no exime al contratista de sus obligaciones de mantenimiento de registros en virtud de 41 CFR 601.12; el contratista será responsable si no se mantienen los registros especificados".
Registro de las contrataciones temporales - La gestión de los datos de los trabajadores temporales es una de las áreas más complicadas en las que alguien podría preguntar a 10 consultores y probablemente obtendría 10 respuestas diferentes. Los contratistas deben tratar de evitar procesos indefinidos que generen riesgos, por lo que deben centrarse en unos pocos elementos clave para definir una política cuando sea necesario.
- En el caso de los trabajadores temporales, los contratistas deben considerar si los datos les pertenecen. ¿Están los trabajadores temporales en la nómina de la empresa? Si no es así, lo más probable es que no pertenezcan al PAA.
- En el caso de las personas contratadas como temporales en la nómina del contratista, se les debe hacer un seguimiento, ya que es probable que formen parte del grupo de solicitantes para cualquier selección permanente.
- Si se conservan algunos temporales y se liberan otros, se trata de una oportunidad prototípica de discriminar y deberían conservarse todos los datos. Los criterios de selección de los contratistas pueden estar en el punto de mira. Si se mantiene a los trabajadores temporales como contratados permanentes basándose en reglas indefinidas como "le gustó al director", entonces es un área que hay que limpiar y añadir reglas.
- A veces hay proporciones 1:1 en las que los temporales se convierten en fijos y eso está bien, siempre que no se haya ignorado un grupo de selección.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
