Un juez federal de Washington D.C. causó recientemente una gran conmoción entre la comunidad empresarial al restablecer una versión revisada del informe EEO-1, que ahora volverá a recopilar información sobre las remuneraciones de los empleadores de todo el país. La resurrección de las controvertidas revisiones, que habían sido descartadas por la Casa Blanca poco después de que el presidente Trump asumiera el cargo, puede ser impugnada mediante un recurso y también podría dar lugar a nuevas maniobras por parte de la agencia. Aunque aún no se ha escrito el capítulo final de esta controversia, los empleadores deben prepararse para la posibilidad de que sus prácticas salariales pronto sean objeto de un escrutinio federal sin precedentes.
De hecho, además de los nuevos requisitos de presentación de datos salariales EEO-1, la Ley de Igualdad Salarial ha sido reactivada en la legislatura. La Ley de Igualdad Salarial incluye dos disposiciones relacionadas con la presentación de informes sobre datos salariales: (1) exigiría a la EEOC recopilar datos salariales utilizando categorías de género y raza/etnia; y (2) exigiría a la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos recopilar datos sobre la remuneración de los contratistas federales. Ninguna de las disposiciones de la Ley de Igualdad Salarial especifica cómo se recopilarían o presentarían los datos, a diferencia de los requisitos muy detallados de la EEO-1 en materia de datos salariales.
Por supuesto, es posible que los empleadores con operaciones globales ya estén sujetos a requisitos de presentación de informes sobre datos salariales si tienen 250 o más empleados en el Reino Unido u otros países con requisitos similares para analizar y publicar los resultados de las disparidades salariales entre hombres y mujeres.
Por último, la gran cantidad de leyes estatales y locales en los Estados Unidos ha dejado muy claro la importancia de la igualdad salarial para la comunidad empresarial , tanto contratistas federales como empleadores privados. Algunos estados han propuesto la presentación de documentos en sitios web públicos, similares a los del Reino Unido, aunque esas leyes aún no se han aprobado.
El sinuoso camino de los requisitos de datos salariales del informe EEO-1
Históricamente, los empleadores con 100 o más empleados y los contratistas federales con 50 o más empleados han tenido la obligación de presentar informes de información del empleador (informes EEO-1) en los que se revela el número de empleados que tienen por categoría laboral, raza, sexo y origen étnico con periodicidad anual. Sin embargo, en los últimos años se ha producido una batalla a nivel federal para determinar si el EEO-1 también se utilizaría como herramienta de información sobre datos salariales.
La ampliación propuesta de la presentación de informes («componente 2») tenía por objeto identificar las diferencias salariales (utilizando también las horas trabajadas por los empleados), que la agencia podría utilizar para investigar las prácticas de discriminación salarial de determinados empleadores o sectores. 
El giro en el camino se produjo en 2016, cuando la EEOC propuso cambios en el informe EEO-1 que obligarían a los empleadores a incluir datos sobre los salarios y el número de horas trabajadas por sus plantillas. La ampliación propuesta del informe («componente 2») tenía por objeto identificar las diferencias salariales (utilizando también las horas trabajadas por los empleados), que la agencia podría utilizar para investigar las prácticas de discriminación salarial de determinados empleadores o sectores. El formulario revisado, revelado en octubre de 2016, debía ser presentado por los empleadores antes del 31 de marzo de 2018, utilizando una «instantánea de la plantilla» de cualquier período salarial entre el 1 de octubre de 2017 y el 31 de diciembre de 2017, y utilizando los datos de remuneración proporcionados a los empleados en sus declaraciones salariales W-2 creadas después del 31 de diciembre de 2017.
Sin embargo, en agosto de 2017, se produjo otro giro inesperado. La Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) anunció que tenía importantes reservas con respecto a los requisitos revisados del informe EEO-1, entre ellas que «algunos aspectos de la recopilación de información revisada carecen de utilidad práctica, son innecesariamente gravosos y no abordan adecuadamente las cuestiones de privacidad y confidencialidad». Como resultado, se derogó el componente 2 del informe EEO-1.
Esta medida no contó con la aprobación de varias organizaciones defensoras, y el Centro Nacional de Derecho de la Mujer y el Consejo Laboral para el Avance Latinoamericano demandaron tanto a la EEOC como a la OMB en noviembre de 2017, en un intento por restablecer el requisito de datos salariales del informe EEO-1. A principios de marzo de 2019, el Tribunal de Distrito de Columbia, donde se encontraba pendiente la demanda, emitió su fallo.
Un juez federal elimina los obstáculos para la presentación de informes sobre datos salariales EEO-1
La jueza Tanya S. Chutkan, del Tribunal de Distrito de los Estados Unidos para el Distrito de Columbia, emitió un dictamen de 42 páginas en el caso National Women’s Law Center contra OMB, en el que restablecía el informe EEO-1 revisado a última hora de la tarde del 4 de marzo de 2019. Determinó que la OMB no tenía motivos suficientes para cambiar de rumbo, ya que no podía demostrar que se hubieran producido circunstancias relevantes que justificaran la medida entre el momento en que se finalizó la norma propuesta y el momento en que se descartaron las revisiones. Y, aunque la OMB indicó que no creía que se hubiera dado al público suficiente oportunidad para revisar las propuestas y ofrecer comentarios significativos, la jueza Chutkan rechazó este argumento por considerarlo «erróneo, inexacto y, en última instancia, poco convincente».
En la medida en que la OMB justificó su decisión de descartar el Componente 2 del EEO-1 revisado afirmando que la recopilación de datos tendría una utilidad limitada, resultaría excesivamente onerosa y plantearía problemas de privacidad y confidencialidad, la jueza Chutkan señaló que todos estos argumentos contradecían directamente las conclusiones a las que había llegado la EEOC cuando la agencia publicó inicialmente las revisiones en 2016. «La OMB no explicó estas incoherencias», afirmó el juez, lo que infringía la norma jurídica que exige a una agencia explicar «por qué decidió hacer lo que hizo».
La jueza señaló que las agencias federales son libres de cambiar sus políticas existentes, pero para hacerlo deben «proporcionar una explicación razonada del cambio». En cambio, en este caso, la jueza Chutkan dictaminó que la decisión de la OMB de suspender la recopilación de datos salariales por parte de la EEOC era «arbitraria y caprichosa», ya que «carecía por completo de la explicación razonada» exigida por la ley federal. Concluyó diciendo que la OMB proporcionó «un razonamiento inadecuado» para respaldar su decisión de suspender la recopilación de datos y que los tribunales «no se someten a las suposiciones concluyentes o sin fundamento de una agencia».
¿Qué puntos de control debemos buscar?
El juez Chutkan ordenó que se reanudara la recopilación de datos salariales, señalando que los empleadores tuvieron más de un año para prepararse para los informes revisados en 2016-2017 y deberían haber previsto la posibilidad de que se restableciera el EEO-1 ampliado. Esto significa que la mayoría de los empleadores privados con 100 o más empleados y todos los contratistas federales o subcontratistas de primer nivel con 100 o más empleados tendrán que recopilar y presentar información sobre las remuneraciones desglosada por raza, sexo y origen étnico a la EEOC en un futuro muy próximo. La remuneración debe clasificarse además en una de las 12 bandas salariales creadas inicialmente por la EEOC, utilizadas en la categoría adecuada de las diez categorías laborales predeterminadas en las que los empleadores informan de forma rutinaria y anual sobre la demografía de su plantilla. Una vez más, el informe EEO-1 de una página se ampliará a un documento de varias páginas que integrará los datos de remuneración de las nóminas en los datos demográficos del HRIS. Para muchos empleadores, los datos salariales y la información sobre las horas trabajadas se mantienen por separado en bases de datos que no se comunican ni se integran fácilmente entre sí.
Esperamos recibir pronto más información de la agencia sobre si los informes EEO-1 de 2018 — que deben presentarse antes del 31 de mayo, tras la prórroga del plazo anterior de la EEOC, necesaria debido al cierre parcial del Gobierno federal a principios de 2019 – deberán incluir esta información sobre remuneración o si los empleadores recibirán algún tipo de prórroga. De hecho, es dudoso que la EEOC tenga actualmente la capacidad de recopilar y gestionar los datos salariales por sí misma, ya que se vio tan sorprendida como la comunidad empresarial. La EEOC ha solicitado al tribunal que le permita exigir que los datos salariales de 2018 se presenten antes del 30 de septiembre de 2019. Las organizaciones demandantes insisten en que la EEOC debe estar preparada para recopilar los datos salariales antes de la fecha límite del 31 de mayo de 2019 y que se debe exigir a los empleadores que los presenten. El tribunal ha programado otra vista para el 16 de abril con el fin de aclarar más la cuestión y, con suerte, emitir su decisión.
No está claro si el próximo obstáculo para el proceso podría ser un retraso en el plazo de presentación de informes o un retraso en el informe revisado hasta el próximo año. De hecho, a fecha de 18 de marzo de 2019, el portal EEO-1 se abrió sin incluir una solicitud de datos salariales. La agencia ha declarado que está trabajando diligentemente en el tema y ha prometido proporcionar información actualizada según corresponda. Mientras tanto, la comunidad de empleadores se encuentra en una situación de parálisis total o, como mínimo, de «ceder el paso».
Esperamos que la OMB apele la decisión ante el Tribunal de Apelaciones del Circuito de Washington D. C. y solicite un aplazamiento de la implementación del EEO-1 revisado mientras la apelación esté pendiente. Eso volvería a suspender la presentación de informes sobre datos salariales del EEO-1 y daría a los empleadores un respiro inmediato. Y no sería de extrañar que la agencia volviera a trabajar para intentar una vez más revisar las regulaciones de una manera que pudiera satisfacer un mayor escrutinio judicial.
Dejando a un lado las predicciones sobre lo que podría suceder, los empleadores deben actuar partiendo de la base de que pronto tendrán que cumplir con las normas revisadas de presentación de informes EEO-1. Esto significa que los empleadores deben dar prioridad a la revisión de los sistemas salariales actuales e identificar y abordar cualquier área de disparidad salarial. Es fundamental tomar medidas ahora para minimizar el aumento del escrutinio que podría producirse en un futuro próximo.
¿En una encrucijada? Datos salariales EEO-1 frente a autoauditorías de compensación AAP
Por supuesto, los contratistas y subcontratistas federales sujetos a todos los requisitos de acción afirmativa llevan años realizando auditorías periódicas de la remuneración de su personal. Por lo tanto, la comunidad de contratistas federales está mejor preparada que la comunidad de empleadores privados para disponer de mecanismos electrónicos internos que recopilen y analicen estos datos. Sin embargo, la diferencia más significativa entre las autoauditorías periódicas de remuneración de los contratistas y las presentaciones EEO-1 es que las autoauditorías de remuneración no tienen que presentarse ante un organismo gubernamental. De hecho, a menos que el contratista sea auditado por la OFCCP, las autoauditorías de remuneración siguen siendo confidenciales y no se consideran parte del Plan de Acción Afirmativa propiamente dicho.
¿Ya llegamos?
Al realizar una auditoría interna exhaustiva de las prácticas salariales, un empleador puede determinar si existen diferencias salariales que deban examinarse más a fondo. Una revisión interna oportuna de los salarios puede dar al empleador el tiempo necesario para determinar si las disparidades que puedan existir se justifican por razones legítimas y no discriminatorias, o si es necesario tomar medidas correctivas para abordar las diferencias salariales problemáticas. Esto también permite al empleador corregir cualquier desigualdad salarial inexplicable de una manera que perturbe menos sus necesidades empresariales y no cree problemas en las relaciones con los empleados. Por supuesto, mientras el contratista lleva a cabo una auditoría salarial, debe considerar cómo recopilará los datos necesarios para el componente 2 del informe EEO-1, cuando sea necesario, lo que podría ser de forma inmediata, a falta de cualquier medida de seguimiento por parte de los organismos implicados en el reciente caso judicial.
Por consiguiente, le recomendamos que realice una auditoría salarial para comprender mejor sus prácticas salariales, especialmente si ha pasado algún tiempo desde la última revisión periódica de las remuneraciones de su empresa, tal y como exigen los requisitos normativos de acción afirmativa. Además, debido al aumento de las complicaciones causadas por los distintos avances legislativos estatales, le recomendamos encarecidamente que involucre a su abogado en este análisis desde el principio del proceso.
Mientras esperamos conocer el futuro del formulario EEO-1 revisado en las próximas semanas o meses, instamos a la comunidad de contratistas federales a que continúe evaluando la situación y supervisando estos acontecimientos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
