Este artículo es un complemento de un artículo publicado en la edición de marzo de 2015 de The OFCCP Digest. Como señalamos allí, el 1 de octubre de 2014, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos publicó una nueva versión de la carta de programación y la lista detallada que la agencia envía a las organizaciones al inicio de una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa. La versión anterior de la lista detallada solicitaba 11 elementos; la versión revisada solicita 22 elementos.
En el artículo del mes pasado, nos centramos en las revisiones de los datos de solicitud de compensación que se encuentran en la nueva versión de la lista detallada. En este artículo, nos centraremos en los cambios en la solicitud de datos de actividad del personal de la OFCCP y en las 11 nuevas solicitudes de información que surgen de las regulaciones revisadas sobre veteranos y discapacitados.
Datos sobre la actividad del personal relacionados con la raza, el origen étnico y el género
El punto 10 de la lista detallada anterior de la OFCCP solicitaba datos sobre los solicitantes, las contrataciones, los ascensos y los despidos de los empleados incluidos en el plan de acción afirmativa objeto de revisión. El punto 18 de la lista detallada revisada sigue solicitando estos datos, pero ahora solicita explícitamente datos por las siguientes categorías de raza/etnia: afroamericanos, asiáticos/isleños del Pacífico, hispanos, indios americanos/nativos de Alaska y blancos. La versión anterior de la lista detallada solo exigía la presentación de datos sobre blancos y minorías en total. En cuanto a los solicitantes, la OFCCP también solicita información sobre personas de raza desconocida. Del mismo modo, la OFCCP solicita datos sobre solicitantes de género desconocido, junto con datos sobre hombres y mujeres.
La lista detallada de la OFCCP utiliza las cinco categorías raciales tradicionales que se encuentran en las regulaciones de acción afirmativa bajo la Orden Ejecutiva 11246 cuando se solicita información sobre raza/etnia. Sin embargo, la OFCCP tiene una directiva (Directiva 2008-02, anteriormente numerada como Directiva 283) que permite la presentación de datos utilizando las siete categorías raciales/étnicas que se encuentran en el informe EEO-1.
- Consejo número 1: Aunque las organizaciones pueden presentar datos sobre raza y etnia utilizando las cinco categorías tradicionales de raza/etnia o las siete categorías de raza/etnia de la EEOC, deben asegurarse de presentar información sobre cada subgrupo y sobre los solicitantes de raza/etnia y/o género desconocidos.
La OFCCP sigue utilizando los datos presentados en el punto 18 para determinar si existen disparidades en la contratación, promoción o despido de empleados. Cuando la OFCCP detecta tales disparidades, puede investigar si se ha producido discriminación. Con los cambios introducidos en la lista detallada para incluir todas las categorías de raza/etnia, la OFCCP tiene ahora muchas más oportunidades de encontrar disparidades estadísticas en cualquier dato presentado como parte de una revisión de cumplimiento.
- Consejo número 2: Como preparación para las revisiones de cumplimiento, las organizaciones deben analizar los datos de cada subgrupo racial/étnico y de cada género para determinar dónde existen disparidades estadísticas.
El punto 18 también exige a las organizaciones que proporcionen una definición de «ascenso». Si la instalación objeto de revisión tiene definiciones de ascenso que varían según los diferentes sectores de la plantilla, la organización deberá proporcionar información sobre estas diversas definiciones. Las organizaciones pueden determinar qué constituye un ascenso, pero la definición de ascenso debe aplicarse de manera uniforme. Las organizaciones deben revisar los datos de actividad del personal sobre los cambios de puesto para asegurarse de que dos transacciones del mismo tipo se muestren como ascensos o como no ascensos. Por ejemplo, si un cambio de comprador a especialista en productos básicos se muestra como un ascenso para un empleado, entonces todas las situaciones en las que un comprador pasa a ser especialista en productos básicos deben mostrarse normalmente como un ascenso.
- Consejo número 3: Revise cuidadosamente los datos sobre todos los cambios laborales para asegurarse de que la definición de ascenso se aplique de manera coherente.
Evaluación de la eficacia de las iniciativas de divulgación
El punto 7 de la lista detallada exige que una organización sometida a una revisión de cumplimiento presente los resultados de su evaluación de la eficacia de sus esfuerzos de divulgación y reclutamiento de personas con discapacidades. El punto 11 es una disposición paralela para los veteranos. Esta evaluación de los esfuerzos de divulgación es una parte fundamental de la normativa revisada para personas con discapacidades y veteranos. La evaluación de los esfuerzos de divulgación es un momento importante para debatir los esfuerzos positivos realizados para encontrar personas con discapacidades y veteranos protegidos. NO es un buen momento para detenerse en los fracasos de una organización, aunque es importante debatir los cambios que podrían introducirse en las iniciativas de divulgación si las del año anterior no tuvieron éxito. Los puntos 7 y 11 pueden estar aplicando nuevas disposiciones de la normativa federal, pero en realidad las organizaciones ya estaban obligadas por la normativa anterior a realizar esfuerzos para contratar y emplear a personas con discapacidad y veteranos protegidos.
- Consejo número 4: Prepárese para proporcionar información específica y documentada sobre las iniciativas de divulgación y contratación realizadas para encontrar personas con discapacidades y veteranos protegidos. Céntrese en los esfuerzos positivos realizados y los resultados obtenidos, pero también tenga en cuenta los cambios que podrían introducirse en futuras iniciativas de divulgación y contratación.
Sistemas de auditoría y presentación de informes
El punto 8 de la lista detallada solicita documentación sobre las medidas adoptadas para cumplir con los requisitos de los sistemas de auditoría y presentación de informes que figuran en la normativa para personas con discapacidad. El punto 12 es una disposición paralela para los veteranos. Mientras que la versión anterior de la normativa federal para personas con discapacidad y veteranos exigía a las organizaciones disponer de un sistema de auditoría y presentación de informes sobre las medidas adoptadas para ofrecer igualdad de oportunidades y acción afirmativa a las personas con discapacidad y a los veteranos protegidos, la normativa revisada incluye una disposición que exige la documentación de este sistema de auditoría y presentación de informes.
- Consejo número 5: Esté preparado para proporcionar documentación sobre la forma en que se miden y evalúan los esfuerzos para implementar los planes de acción afirmativa para personas con discapacidades y veteranos protegidos.
Análisis de la recopilación de datos
El punto 9 de la lista detallada solicita los datos estadísticos sobre los solicitantes y contratados que las organizaciones deben recopilar ahora en virtud de la normativa revisada para las personas con discapacidad. El punto 13 es una disposición paralela para los veteranos. La normativa exige que las organizaciones recopilen los siguientes datos:
- El número de solicitantes que se identificaron a sí mismos como personas con discapacidad o que se sabe que son personas con discapacidad, y el número de solicitantes que se identificaron a sí mismos como veteranos protegidos o que se sabe que son veteranos protegidos.
- El número total de puestos vacantes y el número total de puestos cubiertos;
- El número total de solicitantes para todos los puestos de trabajo;
- El número de solicitantes con discapacidades contratados y el número de veteranos protegidos contratados; y
- El número total de solicitantes contratados.
La OFCCP ha publicado en su sitio web (http://www.dol.gov/ofccp) respuestas a varias preguntas frecuentes (FAQ) sobre la información que se requerirá para este análisis de recopilación de datos. Sin embargo, algunas partes de las preguntas frecuentes parecen proporcionar definiciones de términos que son contrarias a la definición típica de la OFCCP de estos términos. Por ejemplo, en el punto 18 de la lista detallada, la OFCCP establece una distinción explícita entre contrataciones y ascensos. Por el contrario, una de las preguntas frecuentes de la OFCCP indica que el término «contratado», tal y como se utiliza en los puntos 4 y 5 anteriores, se refiere tanto a los CANDIDATOS EXTERNOS que se incorporan a la organización como a los EMPLEADOS que son seleccionados a través de un proceso de promoción interno. No está claro cómo o si la OFCCP conciliará algunas de estas inconsistencias. Tampoco está claro qué efecto tendrán estas preguntas frecuentes en la recopilación y el análisis de datos. Las preguntas frecuentes y las directivas no tienen la misma fuerza legal que las regulaciones formales, y se sabe que la OFCCP ha retirado o ignorado preguntas frecuentes.
- Consejo número 6: Lea atentamente las preguntas frecuentes de la OFCCP sobre los datos que deben recopilarse y analizarse sobre las personas con discapacidad y los veteranos protegidos. Determine cómo se interpretarán términos como «ofertas de empleo», «puestos cubiertos» y «contrataciones» en su organización, y esté preparado para explicar su interpretación a la OFCCP.
Independientemente de cómo se interpreten los términos de la recopilación de datos, los contratistas y subcontratistas federales deberán asegurarse de que se recopilen datos sobre discapacidad y condición de veterano protegido de los solicitantes y empleados para que pueda comenzar la presentación de informes. Los puntos 9 y 13 de la lista detallada parecen sugerir que todas las organizaciones que se sometan a una revisión de cumplimiento deberán presentar la información requerida en la parte de análisis de recopilación de datos de las regulaciones revisadas. Sin embargo, las organizaciones solo estaban obligadas a iniciar esta recopilación de datos en el momento en que se actualizaron por primera vez los AAP después del 24 de marzo de 2014. Por lo tanto, una organización con AAP del 1 de enero habrá tenido que comenzar esta recopilación de datos el 1 de enero de 2015. La primera vez que dicha organización tendrá un año completo de datos para analizar será el 1 de enero de 2016. Es importante señalar que los puntos 9 y 13 establecen que si una organización sometida a una revisión de cumplimiento lleva más de seis meses en su año AAP actual, debe presentar al menos los datos de los primeros seis meses. Por lo tanto, una organización con AAP del 1 de enero que comience una revisión de cumplimiento en agosto de 2015 deberá presentar al menos seis meses de los datos necesarios para el análisis de la recopilación de datos.
- Consejo número 7: Comprenda cómo la fecha de su AAP afecta al requisito de presentar los datos sobre los solicitantes y contratados exigidos por las normas revisadas sobre veteranos y discapacitados.
Análisis de utilización por discapacidad y referencia de contratación de veteranos
El punto 10 de la lista detallada solicita el análisis de utilización por grupo de trabajo para las personas con discapacidad, tal y como exigen las normas revisadas. La mayoría de las organizaciones deben presentar información sobre el porcentaje de personas con discapacidad en cada grupo de trabajo y comparar ese porcentaje con el objetivo de utilización del 7 % de la OFCCP. Las organizaciones más pequeñas solo tendrán que comparar el objetivo de utilización con el conjunto de la plantilla. (Tenga en cuenta que este objetivo de utilización del 7 % está sujeto a cambios y que la OFCCP puede publicar un nuevo objetivo de utilización en su sitio web cuando considere que el objetivo debe modificarse).
El punto 14 solicita información sobre el índice de referencia para la contratación de veteranos protegidos que exige la normativa revisada. La OFCCP ha fijado actualmente este índice de referencia en un 7,2 %. El índice de referencia para la contratación de veteranos protegidos NO es el mismo que el objetivo de utilización de personas con discapacidad. Las normas sobre discapacidad establecen que debe compararse el porcentaje de personas con discapacidad en la plantilla con el objetivo de utilización. Las normas sobre veteranos establecen que los contratistas y subcontratistas federales deben desarrollar un índice de referencia para la contratación en toda la empresa. No existe ningún requisito específico para comparar el índice de referencia con las contrataciones reales, ni tampoco existe ningún requisito para comparar el índice de referencia para la contratación con el porcentaje de veteranos protegidos en la plantilla.
- Consejo número 8: Al proporcionar información para el punto 14, considere proporcionar a la OFCCP SOLO el punto de referencia de contratación del 7,2 %.
Las organizaciones pueden desarrollar sus propios parámetros de referencia para la contratación de veteranos protegidos. Sin embargo, deben tener en cuenta una serie de factores publicados por la OFCCP y deben documentar cómo se establecieron dichos parámetros. Las organizaciones que utilicen el parámetro de referencia del 7,2 % para toda la empresa establecido por la OFCCP no tendrán que presentar documentación adicional a la OFCCP sobre cómo se desarrolló dicho parámetro.
- Consejo número 9: Las organizaciones deben utilizar el índice de referencia de contratación del 7,2 % de la OFCCP en lugar de crear su propio índice de referencia.
Acomodación razonable
El punto 20 de la lista detallada solicita copias de las políticas de adaptaciones razonables y la documentación de las solicitudes de adaptaciones realizadas por los solicitantes o empleados, incluidas las medidas adoptadas por una organización en respuesta a estas solicitudes. Muchas solicitudes de adaptaciones por discapacidad son gestionadas por supervisores o miembros del personal de recursos humanos sin que se cree ningún registro formal. Las organizaciones deben determinar cómo van a llevar un registro de las solicitudes de adaptación. Sin embargo, las organizaciones deben tener cuidado con la forma en que se recopila la información y cómo se envía a la OFCCP. La documentación enviada a la OFCCP que incluye nombres y descripciones de discapacidades específicas puede plantear diversas cuestiones de privacidad tanto para los empleados como para los empleadores. Es necesario encontrar un equilibrio entre satisfacer las preocupaciones de privacidad de los empleados y proporcionar información suficiente a la OFCCP.
- Consejo número 10: Desarrolle un procedimiento para recopilar información sobre las solicitudes de adaptaciones razonables realizadas por los solicitantes y empleados, así como los resultados de dichas solicitudes. Asegúrese de que esta información se recopile y almacene de la forma más confidencial posible. Limite los detalles que se proporcionan a la OFCCP sobre las solicitudes de adaptaciones.
Evaluación de los procesos de personal y evaluación de las aptitudes físicas y mentales.
El punto 21 de la lista detallada solicita información sobre la evaluación que realiza una organización de sus procesos de personal y cómo esos procesos afectan a las personas con discapacidades y a los veteranos protegidos. El punto 21 indica que las organizaciones deben proporcionar la fecha de la evaluación más reciente y la fecha de la próxima evaluación programada. El punto 22 solicita información sobre la revisión que realiza una organización de las cualificaciones físicas y mentales para los puestos de trabajo. El punto 22 indica que las organizaciones deben proporcionar una fecha para la evaluación más reciente de estas cualificaciones y una fecha para la próxima evaluación programada.
El lenguaje utilizado en los puntos 21 y 22 no sigue con precisión el lenguaje utilizado en las secciones pertinentes de las normas revisadas. Si bien los puntos 21 y 22 solicitan fechas específicas en las que se prepararon las evaluaciones, así como la fecha de la próxima evaluación programada, el lenguaje utilizado en las normas establece en realidad que los contratistas y subcontratistas federales deben «revisar periódicamente» sus prácticas de personal y sus cualificaciones físicas y mentales para los puestos de trabajo. Las regulaciones no proporcionan una definición firme de lo que constituye una «revisión periódica». Puede ser apropiado realizar la revisión periódica de las prácticas de personal cuando se actualizan los planes de acción afirmativa. Sin embargo, muchas organizaciones revisan las cualificaciones físicas y mentales a medida que se abren puestos, o de alguna otra forma continua.
- Consejo número 11: Determine cuándo se llevarán a cabo las revisiones de los procesos de personal y las cualificaciones físicas y mentales. Si las cualificaciones físicas y mentales se revisan cuando se abren puestos o de forma periódica, informe a la OFCCP de que este es el caso.
EN RESUMEN: De este artículo y su complemento se desprende claramente que los cambios en la lista detallada son amplios e importantes. Le recomendamos encarecidamente que revise detenidamente la lista detallada y considere cómo los cambios en la misma afectarán a su preparación para una revisión de cumplimiento de la OFCCP.
Nota: Nada de lo contenido en este artículo pretende ser asesoramiento jurídico ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales son copyright © HR Analytical Services Inc. 2015.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
