E-Verify es obligatorio para algunos empleadores, incluidos los contratistas y subcontratistas federales que trabajan en determinados tipos de contratos, así como para los empleadores de los estados en los que la ley estatal puede exigir el uso de E-Verify. Sin embargo, muchos empleadores que no están obligados a utilizar E-Verify optan por hacerlo de forma voluntaria.
Uso obligatorio de E-Verify
Requisitos para los contratistas federales
La norma federal E-Verify para contratistas se aplica a los contratistas federales a los que se les haya adjudicado un nuevo contrato que incluya la cláusula E-Verify del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) (48 C.F.R., subparte 22.18) a partir del 8 de septiembre de 2009 en las siguientes situaciones:
•El período de ejecución del contrato es de al menos 120 días
•El contrato tiene un valor superior a 150 000 dólares
•Al menos parte del trabajo del contrato se realiza en los Estados Unidos
Además, en algunos casos, la cláusula FAR E-Verify puede añadirse a los contratos federales y a los contratos de entrega indefinida/cantidad indefinida (IDIQ) que estaban en vigor antes de esta fecha.
Requisitos para los subcontratistas federales
Los subcontratistas que trabajen en un contrato previo que incluya la cláusula FAR E-Verify deben participar en E-Verify en las siguientes situaciones.
•El contrato es para construcción, servicios comerciales o servicios no comerciales.
•El subcontratista realizará trabajos por un valor mínimo de 3000 dólares.
•Al menos parte del trabajo contratado se realiza en los Estados Unidos.
•Algunos estados exigen que todos los empleadores utilicen E-Verify. A fecha de mayo de 2015 (según LawLogix.com), los únicos estados con este requisito son Alabama, Arizona, Misisipi y Carolina del Sur.
•Hay otros estados (tres en mayo de 2015, según LawLogix.com) que exigen el uso de E-Verify a todos los empleadores con más de un determinado número de empleados.
◦Todos los empleadores de Georgia con más de 10 empleados
◦Todos los empleadores de Utah con más de 15 empleados
◦Todos los empleadores de Carolina del Norte con más de 25 empleados deben utilizar E-Verify.
•Muchos otros estados exigen el uso de E-Verify a los empleadores del sector público y/o a los contratistas estatales.
Requisitos específicos de cada estado
Los detalles específicos de cada estado están disponibles en LawLogix.com, aunque hay que tener en cuenta que los estados pueden promulgar nuevos requisitos en cualquier momento. Verifique su obligación con un asesor legal para estar seguro.
Uso voluntario de E-Verify
No es raro que los empleadores que no están obligados a participar en E-Verify decidan hacerlo de todos modos. Hay algunas ventajas clave, entre ellas:
•E-Verify es una herramienta eficaz para proteger a los empleadores contra la «contratación consciente» de trabajadores indocumentados si el sistema se utiliza de buena fe, y ayuda a prevenir, o al menos a reducir la probabilidad de, fraude documental.
•Además, dado que la información de los formularios I-9 se utiliza para procesar E-Verify, el uso del sistema a menudo saca a la luz errores que se cometen con la documentación I-9. Ser consciente de estos problemas y solucionarlos puede ayudar a los empleadores a evitar costosas multas en caso de una auditoría I-9.
Uso de E-Verify
Tanto si utiliza E-verify porque tiene que hacerlo como si su empresa ha decidido implementar el sistema de forma voluntaria, puede estar seguro de que es muy fácil de usar. Además, es gratuito: no hay ningún coste por utilizar E-Verify. Procesar las nuevas contrataciones a través del sistema online lleva un poco de tiempo, pero el procedimiento es sencillo y directo.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
