¿Qué es el software de gestión de datos empresariales?

Definición de gestión de datos empresariales

La Gestión de Datos Empresariales (EDM en software) es la capacidad de una organización para especificar, incorporar, recuperar y almacenar datos tanto para procesos y aplicaciones internas como para comunicaciones externas. El objetivo fundamental de la Gestión de Datos Empresariales es crear y mantener seguridad, confianza y fiabilidad en todos los activos de datos.

Disponer de datos útiles y precisos es absolutamente vital para que las organizaciones tomen decisiones informadas, creen planes de futuro basados en una perspectiva analítica y, en definitiva, alcancen el éxito.

¿Qué son los datos en la Gestión de Datos Empresariales?

Entre los ejemplos de gestión de datos empresariales se incluye la gestión de una amplia variedad de activos de una organización, como:

• Información financiera
• Números de inventario
• Fotos
• Gráficos
• Vídeos
• Redes sociales
• Datos móviles
• Datos de Internet de los objetos

Todos estos formatos de datos deben alojarse, organizarse, protegerse y ser fácilmente accesibles para que resulten útiles a una empresa.

Sin embargo, para muchas organizaciones gestionar esta enorme cantidad de datos puede parecer abrumadora y agotadora, sobre todo si existe una acumulación de datos antiguos o sistemas ineficaces e imprecisos actualmente en funcionamiento. Por no mencionar que las empresas de hoy en día manejan una cantidad sin precedentes de datos nuevos cada día.

Aquí es donde entra en juego la gestión de datos empresariales. Un software eficaz de gestión de datos empresariales ayuda a las organizaciones a alcanzar el éxito garantizando que todos los flujos y tipos de datos estén definidos, organizados y sean fácilmente accesibles para su uso. La gestión de datos empresariales ayuda a las organizaciones:

• Definir y organizar sus datos
• Facilite el acceso interno a los activos
• Asegure y proteja los datos en un solo lugar
• Funcionar al máximo rendimiento y funcionalidad

¿Qué es el software de gestión empresarial?

El software de gestión empresarial soporta los procesos centrales de una empresa, lo que significa el flujo de información, una variedad de informes y análisis de datos. Esto ayuda a las organizaciones a facilitar la planificación empresarial, mejorar la productividad y la flexibilidad y mejorar el mantenimiento de registros para el cumplimiento de las normativas.

Existen tres tipos de software de gestión empresarial:

1. La gestión de las relaciones con los clientes (CMS) ayuda a las organizaciones a gestionar sus interacciones con los clientes potenciales.
2. La planificación de recursos empresariales (ERP) facilita los procesos en diversas funciones empresariales.
3. La gestión de la cadena de suministro (SCM) gestiona el flujo de mercancías, datos y finanzas.

¿Qué hace un sistema eficaz de software de gestión empresarial?

El software de gestión empresarial rastrea y controla las operaciones complejas de una organización y actúa como centro de mando. Un software de gestión empresarial eficaz:

• Almacena los datos en un formato accesible
• Automatiza el proceso de atención al cliente
• Protege los datos de los clientes
• Reduce los costes empresariales
• Establece procesos normalizados
• Agiliza la gestión de la cadena de suministro
• Facilita el cumplimiento de la normativa
• Fomenta la escalabilidad de las TI
• Ofrece acceso a los datos en tiempo real

¿Por qué es importante la gestión de datos empresariales?

La gestión de datos empresariales es importante porque ofrece un sistema racionalizado y estandarizado para que las organizaciones encuentren, gestionen, accedan, almacenen y protejan sus datos. EDM garantiza que las empresas puedan encontrar, analizar y utilizar fácilmente los datos para tomar las decisiones más acertadas e informadas y operar desde una perspectiva basada en los datos.

Casos prácticos de gestión de datos empresariales

Una gestión eficaz de los datos empresariales ayuda a las organizaciones a transferir datos a distintas aplicaciones, procesos y socios con éxito, confianza y facilidad. Esto agiliza los procesos y mejora la eficiencia y la eficacia operativas.

La gestión de datos empresariales ofrece otra ventaja crucial al reducir el tiempo interno dedicado a regular los nuevos datos. Una gestión eficaz de los datos empresariales ayuda a gestionar y organizar los constantes cambios y fluctuaciones de los activos, lo que refuerza la confianza general en el contenido y las políticas de una organización.

Al definir, incorporar y almacenar datos en un sistema organizado y de fácil acceso, la gestión de datos empresariales ayuda a las empresas:

• Almacenar, encontrar, analizar y utilizar sus datos
• Operar desde una perspectiva analítica y basada en datos
• Tomar decisiones con conocimiento de causa
• Planificar el futuro
• Racionalizar los procesos
• Funcionar con eficacia y eficiencia
• Cultivar y asegurar la confianza de los activos

¿En pocas palabras? La gestión de datos empresariales garantiza el almacenamiento de datos precisos y accesibles de forma estandarizada y segura, y es absolutamente esencial para el éxito de las organizaciones.

Mejores prácticas de gestión de datos empresariales

Con un conjunto de objetivos y expectativas claramente definidos, las organizaciones pueden cosechar los beneficios de la gestión de datos. Esto comienza con una evaluación de los sistemas de datos existentes para comprender los flujos y procesos de datos. Aprovechar esta información junto con el conocimiento de las normas y políticas empresariales que deben cumplirse permite gestionar los datos de la forma adecuada.

El software de gestión de datos empresariales aporta una serie de ventajas que pueden agilizar y simplificar los procesos de gestión de datos. Con las soluciones de software, las organizaciones pueden gestionar de forma centralizada sus activos de datos, automatizar los flujos de trabajo y garantizar un mayor cumplimiento de la normativa sobre datos.

¿Qué problemas crea una gestión de datos ineficaz?

La cantidad total de datos mundiales aumentará a una tasa de crecimiento anual compuesta del 26% de aquí a 2024, según IDC. La enorme cantidad de datos y la interminable avalancha de nuevos datos entrantes hacen que la gestión de datos empresariales sea absolutamente vital para el éxito de una organización.

Sin embargo, muchas organizaciones tienen dificultades con la gestión de datos empresariales, sobre todo si no implantaron políticas y sistemas hace años. Hoy en día, muchas empresas se sienten perdidas en un auténtico mar de datos, tanto antiguos como nuevos, y no tienen ni idea de cómo empezar a organizar, gestionar y almacenar de forma segura sus activos en constante cambio.

Por desgracia, cuando los datos se almacenan de forma imprecisa, descoordinada o desorganizada, pueden surgir numerosos problemas para las organizaciones.

Cuando la gestión de datos empresariales está mal gestionada o ausente, los problemas pueden incluir:

• Menor confianza en los activos
• Disminución de la calidad de los datos
• Datos contradictorios
• Incoherencias en el funcionamiento de la organización
• Incoherencias en los informes
• Pérdida de tiempo en conciliar diferencias de datos, procesos y almacenamiento.
• Disminución de la confianza de empleados y socios
• Frustraciones internas

Aunque las empresas que van con retraso en la gestión de datos empresariales pueden sentirse intimidadas ante la idea de empezar a definir, organizar y almacenar sus activos, la gestión de datos empresariales puede llevarse a cabo con éxito si se dispone de las herramientas y los procesos adecuados.

Componentes clave del éxito de la gestión de datos empresariales

El éxito de la gestión de datos empresariales se basa en cuatro componentes clave:

• Gobernanza de datos: creación de datos precisos, objetivos y de alta calidad.
• Integración de datos: incorporación de datos a las aplicaciones
• Accesibilidad de los datos: consolidación de los datos en una ubicación de fácil acceso.
• Seguridad de los datos: almacenamiento y protección de datos

Para empezar, los sistemas de gestión de datos empresariales requieren una gobernanza de los datos o el conjunto de políticas que garanticen que los datos siguen siendo de alta calidad durante toda su vida útil. Esto se consigue con la creación de contenidos coherentes y objetivos y datos lo más precisos posible.

Además de la creación de datos precisos y exactos, el éxito de las herramientas de gestión de datos empresariales también depende de la integración estandarizada de datos de todos los contenidos y activos en aplicaciones y comunicaciones internas y externas. Esto garantiza que todas las formas de datos estén disponibles para su uso por las diferentes ramas de una organización.

¿Otro componente clave para el éxito de la GED? La accesibilidad de los datos. Los datos deben poder recuperarse con facilidad y eficacia, de modo que todos y cada uno de los activos puedan utilizarse para tomar las mejores decisiones y orientar la dirección de la organización.

Por último, el éxito de la gestión de datos empresariales depende de la seguridad de los datos. La seguridad de los datos es la capacidad de almacenar, asegurar y proteger datos y activos. La seguridad de los datos incluye medidas antirrobo, antifiltración, anticorrupción y antidestrucción, así como transferencias seguras de datos interna y externamente.

Ventajas de la gestión de datos empresariales

Una buena gestión de datos empresariales puede reportar grandes beneficios a una organización. He aquí algunas de las principales ventajas, así como algunas de las soluciones de gestión de datos empresariales que tenemos a mano para ayudar a una organización a implantar una Gestión de Datos Empresariales eficaz.