La importancia de la gestión de contenidos empresariales
La gestión de contenidos empresariales se basa en el concepto de "gestión de contenidos", donde se publican, recopilan, archivan y gestionan los numerosos documentos y activos de contenido generados por una empresa para su uso en todos los canales y soportes.
La gestión de contenidos empresariales lleva esto a un nuevo nivel al crear procesos uniformes en todo el sistema para el desarrollo, la revisión y la distribución de contenidos, así como un repositorio central de "fuente única de la verdad" para los contenidos aprobados. En resumen, ECM es un sistema de gestión de contenidos creado en torno a las necesidades operativas, las políticas y los procesos de toda la empresa o unidad de negocio para la que se crean los contenidos.
En cualquier empresa, es vital que los usuarios puedan acceder a la versión correcta de un documento o registro, es decir, la versión más reciente o aprobada que se considera el evangelio para todos. Los contenidos importantes para el cumplimiento de la normativa o la legislación deben protegerse y almacenarse de forma segura, aunque se acceda a ellos raramente.
Las herramientas ECM eficaces ayudan a las organizaciones a hacer frente a los miles o millones de documentos que tienen entre manos y a mantenerlo todo debidamente organizado y controlado.
Los costes de una explosión de contenidos
Cada día se crea una cantidad asombrosa de contenidos e información, especialmente en las empresas. En una organización típica, ese contenido puede estar almacenado en una mezcolanza de ubicaciones y soportes, desde memorias USB a ordenadores de sobremesa o discos. Los documentos perdidos o extraviados cuestan a las empresas, por sí solos, un enorme enorme:
- Un estudio de Coopers & Lybrand afirmó en su día que sólo en Estados Unidos había 4 billones de documentos en papel, con un crecimiento anual del 22%, en 2004, antes de que llegara realmente la era digital.
- Según Forbes ASAP, un directivo típico pierde 150 horas al año (casi un mes entero) buscando contenidos o información perdidos. Si cobran 50.000 dólares al año, eso supone 3.842 dólares anuales.
- PricewaterhouseCoopers afirma que una oficina media gasta 20 dólares en archivar cada documento, 120 dólares en buscar cada documento mal archivado, pierde uno de cada 20 documentos y dedica 25 horas a recrear cada documento perdido.
- Según Gartner, esto puede suponer entre el 7 y el 12% de los ingresos de una empresa.
¿Qué hace el software ECM?
Los sistemas ECM son la tecnología utilizada para capturar, gestionar, almacenar y controlar los contenidos de toda la empresa. El contenido, a su vez, consiste ahora no sólo en documentos en papel, sino también en imágenes, correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de redes sociales, vídeo y mucho más. Todo ello está destinado a apoyar los procesos organizativos durante su ciclo de vida efectivo.
- El software ECM gestiona este contenido, y una función importante del mismo es garantizar el cumplimiento de normativas que van desde Sarbanes-Oxley e HIPPA hasta el GDPR y la CCPA.
- ECM es una evolución que va más allá de la gestión de documentos y la gestión de contenidos web hacia un nivel más holístico, centrado en una gobernanza, colaboración, seguridad y mitigación de riesgos más amplias y eficaces.
¿Cómo funciona el software ECM?
Los sistemas de gestión de contenidos empresariales reúnen información procedente de una amplia gama de fuentes y la ponen a disposición de los usuarios a través de un único eje centralizado. La tecnología está diseñada para controlar una cantidad ingente de contenidos diferentes y automatizar los procesos para simplificar la vida de los equipos que trabajan a contrarreloj.
El software de gestión de contenidos empresariales tiene muchas ventajas. El software maximiza la eficiencia de los equipos, reduciendo el tiempo necesario para gestionar los procesos cotidianos. Esta mejora de la eficiencia se traduce rápidamente en un ahorro de costes, al tiempo que libera tiempo para que los miembros del equipo puedan dedicarse a tareas más complejas.
El riesgo de error humano en los procesos de gestión de contenidos puede reducirse rápidamente mediante el uso de software especializado, y esto reducirá significativamente los costes potenciales para una empresa. Al organizar los contenidos con la ayuda de un sistema de gestión de contenidos a medida, las empresas también limitan los riesgos que conlleva la pérdida de contenidos lucrativos.
Características de una solución ECM eficaz
Los sistemas de gestión de contenidos empresariales más eficaces son los que están totalmente integrados con otras plataformas de software utilizadas por la empresa y son accesibles para todos los equipos pertinentes. Los sistemas de gestión de contenidos empresariales pueden desempeñar muchas funciones diferentes. Los sistemas más eficaces cubren una amplia gama de procesos diferentes y aportan ventajas reales a los equipos de toda la empresa.
Para que un sistema ECM sea realmente eficaz, debe ser plenamente capaz de guardar y almacenar contenidos de forma segura, en la que puedan confiar todos los departamentos. El sistema debe facilitar a todos los miembros del equipo el acceso a los datos y la información que necesiten, siempre que lo necesiten. El sistema debe mejorar significativamente la eficacia en toda la empresa, ayudando a los miembros del equipo a ser más productivos en sus funciones.
No debería haber límites en los tipos de archivo que puede manejar un buen sistema ECM. Los mejores sistemas son capaces de guardar y almacenar fácilmente cualquier tipo de archivo y asegurarse de que se guarda en el lugar adecuado para que los equipos puedan acceder a él en el futuro.
¿Por qué es esencial la GEC?
Por lo general, las empresas deciden que necesitan una solución de gestión de contenidos empresariales (ECM ) después de darse cuenta de que manejan demasiado papel o de que tienen a mano una gran cantidad de contenidos no estructurados ni recopilados que crean cuellos de botella e ineficiencias. O ya se han visto afectados por sanciones normativas o resultados legales negativos debido a contenidos perdidos o mal gestionados.
Con una solución de software ECM sólida, estos adoptantes pueden disfrutar de:
- Gestión y control de contenidos más eficaces y rentables.
- Reducción de riesgos mediante la mejora del cumplimiento de la normativa gubernamental e industrial.
- Acceso gestionado de forma más segura a contenidos y datos confidenciales.
- Reducción de costes mediante la automatización de procesos que antes eran manuales, la reducción de las necesidades de almacenamiento y correo, y la reducción de sanciones.
- Minimización de la dependencia de TI mediante el uso de una solución SaaS superior.
Principales ventajas de la gestión de contenidos empresariales
He aquí diez formas en las que ECM resulta rentable para una organización que desea tener sus contenidos bajo control:
Recopilación y control de contenidos dispersos
ECM permite a una empresa gestionar su información no estructurada, dondequiera que residan esos contenidos o datos en toda la organización. Así, en lugar de tener contenidos vitales en silos aislados o ubicaciones inaccesibles, se puede controlar y acceder a ellos de forma centralizada.
Garantizar una fuente única de la verdad
ECM puede proporcionar SSOT estructurando contenidos y datos de modo que cada elemento se almacene una sola vez, normalmente en un repositorio centralizado de contenidos digitales, lo que ayuda a evitar versiones duplicadas o desnormalizadas. De este modo, toda la empresa puede acceder a un único contenido o dato aprobado y autorizado.
Mejora de la gobernanza del acceso
Con una solución de gestión de contenidos empresariales, el acceso de los empleados a los documentos puede filtrarse para que sólo puedan acceder a los contenidos esenciales para su trabajo, y puede impedirse que accedan a ellos utilizando canales no seguros. Más que una simple política corporativa, se trata de una cuestión de cumplimiento normativo en sectores como la sanidad, los servicios financieros y la industria legal.
Resistir el escrutinio
Capturar y conservar el contenido para que esté seguro y disponible, ya sean documentos, mensajes, actas de reuniones, etc., es fundamental para resistir las revisiones internas, la supervisión reglamentaria y el escrutinio judicial. Perder contenido clave, o incluso no producirlo a tiempo, puede ser ruinoso para una organización.
Mejor gestión de los registros
Con una solución ECM SaaS, una empresa puede elegir fácilmente qué documentos y datos se conservan de forma segura, durante cuánto tiempo y, a continuación, configurar la eliminación automática cuando caducan los datos para cumplir la normativa.
Gestión del ciclo de vida de la información
Al almacenar contenidos y datos de conformidad con la normativa mediante una solución ECM, una empresa disfruta de una gestión superior del ciclo de vida de la información, con registros de auditoría, restricciones de acceso, políticas de retención de contenidos y mucho más fácilmente implementables.
Minería de datos mejorada
Una buena solución de ECM incluirá herramientas de búsqueda y análisis de datos que permitan a los usuarios buscar enormes cantidades de contenidos procedentes de un universo de fuentes. Aplicando múltiples rangos y parámetros de búsqueda, pueden encontrar resultados precisos.
Gestión eficaz del conocimiento
ECM permite a una empresa crear, compartir y aprovechar mejor la suma total de conocimientos y contenidos que posee. Esto ayuda a hacer un uso más eficaz del mismo en proyectos y colaboraciones destinados a alcanzar los objetivos corporativos.
Procesos empresariales acelerados
Racionalizar la gestión de contenidos permite a una empresa agilizar también los procesos empresariales relacionados con esos contenidos. Esto hace que las tareas cotidianas sean más eficientes y rentables y mejora la capacidad de respuesta a las necesidades de los clientes.
Flexibilidad y escalabilidad
Una buena solución ECM SaaS es lo suficientemente flexible como para funcionar a cualquier nivel, desde proporcionar un enrutamiento simplificado de documentos hasta satisfacer complejas demandas de gestión de procesos empresariales (BPM). Además, puede adaptarse fácilmente a los cambios en la demanda.
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