Die Bedeutung von Enterprise Content Management
Enterprise Content Management basiert auf dem Konzept des "Content Management", bei dem die zahlreichen Dokumente und Inhalte, die von einem Unternehmen für die Verwendung über alle Kanäle und Medien erstellt werden, veröffentlicht, gesammelt, archiviert und anderweitig verwaltet werden.
Enterprise Content Management hebt dies auf eine neue Ebene, indem es einheitliche, systemweite Prozesse für die Entwicklung, Überprüfung und Verteilung von Inhalten sowie ein zentrales "Single Source of Truth"-Repository für genehmigte Inhalte schafft. Kurz gesagt ist ECM ein Content-Management-System, das auf die betrieblichen Anforderungen, Richtlinien und Prozesse des gesamten Unternehmens oder der Geschäftseinheit, für die die Inhalte erstellt werden, abgestimmt ist.
In jedem Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Benutzer auf die richtige Version eines Dokuments oder Datensatzes zugreifen können - die aktuellste oder genehmigte Version, die als Grundlage für alle dient. Inhalte, die für die Einhaltung von Vorschriften oder Gesetzen wichtig sind, müssen gesichert und sicher gespeichert werden, auch wenn nur selten darauf zugegriffen wird.
Wirksame ECM-Tools helfen Unternehmen, die Tausende oder Millionen von Dokumenten zu bewältigen und alles ordnungsgemäß zu organisieren und zu kontrollieren.
Die Kosten einer Inhaltsexplosion
Jeden Tag werden erstaunlich viele Inhalte und Informationen erstellt, insbesondere in Unternehmen. In einem typischen Unternehmen werden diese Inhalte an verschiedenen Orten und auf unterschiedlichen Medien gespeichert, von USB-Sticks über Desktops bis hin zu Festplatten. Allein verlorene oder verlegte Dokumente kosten die Unternehmen einen enorme Betrag:
- Eine Studie von Coopers & Lybrand behauptete einmal, dass es allein in den USA 4 Billionen Papierdokumente gibt , die jährlich um 22 % zunehmen - und das im Jahr 2004, bevor das digitale Zeitalter wirklich Einzug hielt.
- Laut Forbes ASAP verschwendet ein typischer Manager 150 Stunden pro Jahr (fast einen ganzen Monat) mit der Suche nach verlorenen Inhalten oder Informationen. Bei einem Jahresgehalt von 50.000 Dollar sind das 3.842 Dollar pro Jahr.
- PricewaterhouseCoopers sagt, dass ein durchschnittliches Büro 20 Dollar für die Ablage jedes Dokuments ausgibt, 120 Dollar für die Suche nach jedem falsch abgelegten Dokument, dass eines von 20 Dokumenten verloren geht und 25 Stunden für die Wiederherstellung jedes verlorenen Dokuments aufgewendet werden.
- Nach Angaben von Gartner kann dies 7-12 % des Umsatzes eines Unternehmens ausmachen.
Was leistet ECM-Software?
ECM-Systeme sind die Technologie, die zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Kontrolle von unternehmensweiten Inhalten eingesetzt wird. Inhalte bestehen heute nicht nur aus Papierdokumenten, sondern auch aus Bildern, E-Mails, Textnachrichten, Nachrichten in sozialen Medien, Videos und vielem mehr. All diese Inhalte dienen der Unterstützung der Unternehmensprozesse während ihres gesamten Lebenszyklus.
- ECM-Software verwaltet diese Inhalte, und eine wichtige Funktion dabei ist die Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften, die von Sarbanes-Oxley und HIPPA bis hin zu GDPR und CCPA reichen.
- ECM ist eine Entwicklung, die über das Dokumentenmanagement und die Verwaltung von Webinhalten hinausgeht und sich auf eine ganzheitlichere Ebene konzentriert, die eine breitere und effektivere Verwaltung, Zusammenarbeit, Sicherheit und Risikominderung ermöglicht.
Wie funktioniert die ECM-Software?
Systeme zur Verwaltung von Unternehmensinhalten führen Informationen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen zusammen und stellen sie den Nutzern über eine einzige, zentralisierte Drehscheibe zur Verfügung. Die Technologie ist so konzipiert, dass sie den Überblick über eine unüberschaubare Vielzahl unterschiedlicher Inhalte behält und Prozesse automatisiert, um das Leben für Teams mit Zeitdruck zu vereinfachen.
Die Vorteile von Enterprise-Content-Management-Software sind vielfältig. Die Software maximiert die Effizienz von Teams, indem sie den Zeitaufwand für die Verwaltung alltäglicher Prozesse verringert. Diese verbesserte Effizienz führt schnell zu Kosteneinsparungen und verschafft den Teammitgliedern mehr Zeit für komplexere Aufgaben.
Das Risiko menschlicher Fehler bei Content-Management-Prozessen kann durch den Einsatz spezialisierter Software schnell reduziert werden, was die potenziellen Kosten für ein Unternehmen erheblich senkt. Durch die Organisation von Inhalten mit Hilfe eines maßgeschneiderten Content-Management-Systems begrenzen Unternehmen auch die Risiken, die mit dem Verlust lukrativer Inhalte verbunden sind.
Merkmale einer effektiven ECM-Lösung
Die effektivsten Systeme zur Verwaltung von Unternehmensinhalten sind diejenigen, die vollständig in andere Softwareplattformen eines Unternehmens integriert und für alle relevanten Teams zugänglich sind. Es gibt viele verschiedene Funktionen, die mit Enterprise-Content-Management-Systemen erfüllt werden können. Die effektivsten Systeme decken ein breites Spektrum an unterschiedlichen Prozessen ab und bringen den Teams im gesamten Unternehmen echte Vorteile.
Damit ein ECM-System wirklich effektiv ist, muss es in der Lage sein, Inhalte auf sichere Weise zu speichern und zu verwalten, so dass sich alle Abteilungen darauf verlassen können. Das System sollte allen Teammitgliedern einen einfachen Zugang zu den Daten und Informationen bieten, die sie brauchen, wann immer sie sie brauchen. Das System sollte die Effektivität im gesamten Unternehmen deutlich verbessern und den Teammitgliedern helfen, in ihren Aufgaben produktiver zu sein.
Die Dateitypen, die ein gutes ECM-System verarbeiten kann, sollten nicht begrenzt sein. Die besten Systeme sind problemlos in der Lage, jeden Dateityp zu speichern und dafür zu sorgen, dass die Dateien an der richtigen Stelle gespeichert werden, damit die Teams in Zukunft darauf zugreifen können.
Warum ist ECM so wichtig?
Unternehmen entscheiden sich in der Regel für eine Enterprise Content Management (ECM)-Lösung, nachdem sie festgestellt haben, dass sie zu viel Papier verarbeiten oder eine Menge unstrukturierter, nicht kollationierter Inhalte haben, die zu Engpässen und Ineffizienz führen . Oder sie wurden bereits von Strafen aufgrund von Vorschriften oder negativen rechtlichen Folgen betroffen, die auf verloren gegangene oder falsch behandelte Inhalte zurückzuführen sind.
Mit einer soliden ECM-Softwarelösung können diese Anwender von den Vorteilen profitieren:
- Effizientere und kostengünstigere Verwaltung und Kontrolle von Inhalten.
- Risikominderung durch bessere Einhaltung von staatlichen und branchenspezifischen Vorschriften.
- Sicherer verwalteter Zugriff auf Inhalte und sensible Daten.
- Kostenreduzierung durch Automatisierung bisher manueller Prozesse, Verringerung des Lager- und Postbedarfs und Reduzierung von Strafen.
- Geringere Abhängigkeit von der IT durch den Einsatz einer überlegenen SaaS-Lösung.
Die wichtigsten Vorteile von Enterprise Content Management
Hier sind zehn Möglichkeiten, wie sich ECM für ein Unternehmen auszahlt, das seine Inhalte in den Griff bekommen möchte:
Sammeln und Kontrollieren verstreuter Inhalte
ECM ermöglicht es einem Unternehmen, seine unstrukturierten Informationen zu verwalten, unabhängig davon, wo sich diese Inhalte oder Daten im Unternehmen befinden. Anstatt wichtige Inhalte in isolierten Silos oder an unzugänglichen Orten zu haben, können sie zentral gesteuert und abgerufen werden.
Sicherstellung einer einzigen Quelle der Wahrheit
ECM kann SSOT bieten, indem es Inhalte und Daten so strukturiert, dass jedes Element nur einmal gespeichert wird, in der Regel in einem zentralisierten digitalen Inhaltsspeicher, wodurch doppelte oder de-normierte Versionen vermieden werden. Auf diese Weise kann das gesamte Unternehmen auf einen einzigen genehmigten und maßgeblichen Inhalt oder Datenbestand zugreifen.
Verbesserte Zugangsverwaltung
Mit einer Enterprise-Content-Management-Lösung kann der Zugriff der Mitarbeiter auf Dokumente gefiltert werden, so dass sie nur auf Inhalte zugreifen können, die für ihre Arbeit wichtig sind, und es kann verhindert werden, dass sie über ungesicherte Kanäle darauf zugreifen. Dabei geht es nicht nur um Unternehmensrichtlinien, sondern auch um die Einhaltung von Vorschriften in Bereichen wie dem Gesundheitswesen, den Finanzdienstleistungen und der Rechtsbranche.
Einer genauen Prüfung standhalten
Die sichere und verfügbare Erfassung und Aufbewahrung von Inhalten, ob Dokumente, Nachrichten, Sitzungsunterlagen usw., ist entscheidend, um internen Überprüfungen, behördlichen Kontrollen und gerichtlichen Untersuchungen standzuhalten. Der Verlust von wichtigen Inhalten oder auch nur das Versäumnis, diese rechtzeitig zu erstellen, kann für ein Unternehmen ruinös sein.
Bessere Verwaltung von Unterlagen
Mit einer SaaS ECM-Lösung kann ein Unternehmen einfach auswählen, welche Dokumente und Daten wie lange sicher aufbewahrt werden sollen, und dann eine automatische Löschung nach Ablauf der Daten einrichten, um die Vorschriften einzuhalten.
Verwaltung des Lebenszyklus von Informationen
Durch die gesetzeskonforme Speicherung von Inhalten und Daten mit einer ECM-Lösung profitiert ein Unternehmen von einem überragenden Information Lifecycle Management mit einfach zu implementierenden Prüfpfaden, Zugriffsbeschränkungen, Richtlinien zur Aufbewahrung von Inhalten und vielem mehr.
Erweitertes Data Mining
Eine gute ECM-Lösung umfasst Datensuch- und Analysewerkzeuge, mit denen die Benutzer riesige Mengen von Inhalten aus einer Vielzahl von Quellen durchsuchen können. Durch die Anwendung mehrerer Suchbereiche und Parameter können sie präzise Ergebnisse finden.
Effizientes Wissensmanagement
ECM ermöglicht es einem Unternehmen, das gesamte Wissen und die Inhalte, die es besitzt, zu erstellen, zu teilen und besser zu nutzen. Dies trägt dazu bei, dass es in Projekten und bei der Zusammenarbeit zur Erreichung der Unternehmensziele möglichst effektiv genutzt wird.
Beschleunigte Geschäftsprozesse
Die Rationalisierung der Inhaltsverwaltung ermöglicht es einem Unternehmen, auch die mit diesen Inhalten verbundenen Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Das macht die täglichen Aufgaben effizienter und kostengünstiger und verbessert die Reaktionsfähigkeit auf die Bedürfnisse der Kunden/Klienten.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Eine gute SaaS ECM-Lösung ist flexibel genug, um auf jeder Ebene zu funktionieren, von der vereinfachten Weiterleitung von Dokumenten bis hin zur Erfüllung komplexer BPM-Anforderungen (Business Process Management). Außerdem kann sie leicht skaliert werden, um Änderungen der Nachfrage zu bewältigen.
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