Una empresa no puede predecir cortes de energía, desastres naturales y otros incidentes imprevistos. Por eso, el software de continuidad del negocio puede ayudar a una organización a estar preparada independientemente de cuál sea la situación. Las empresas deben trabajar para garantizar que, si se produce una interrupción, la organización esté preparada independientemente de cuál sea la situación. La tecnología impregna todos los aspectos del negocio, por lo que la continuidad del negocio necesita su elemento tecnológico. El software elegido debe ajustarse a los requisitos de su organización, ser fácil de implementar, ofrecerplanificación de la continuidad del negocio y formar parte de una oferta más amplia.
La capacidad de una empresa para responder rápidamente a una interrupción reduce el tiempo de inactividad y minimiza cualquier impacto negativo que el incidente pueda tener en la empresa. También mantendrá informados a los empleados. Entonces, ¿qué tipos de software existen y cuáles son las ventajas de contar con un software de continuidad del negocio?
Tipos de software de continuidad del negocio
Herramientas de gestión de programas/proyectos
Estas herramientas ayudan a iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar el trabajo de un equipo para completar tareas y cumplir criterios de éxito específicos en un momento determinado. En concreto, las herramientas de gestión de programas ayudan adiseñar BIA, que son la base de cualquier plan de recuperación.
Estas herramientas se crean para recopilar y administrar datos de proyectos, determinar los RTO y localizar cualquier deficiencia en el cumplimiento de las normas y reglamentos por parte de una empresa. El acceso a esta información proporciona una visión de los puntos fuertes y débiles de un plan de continuidad del negocio. Un profesional de la continuidad del negocio puede entonces estimar qué aspecto de la gestión de la continuidad del negocio necesita más recursos para seguir mejorando. Normalmente se puede acceder a la información a través de la nube.
Herramientas para el desarrollo de planes
Estas herramientas son las más comunes y llevan tiempo utilizándose. Su función principal es ayudar en el desarrollo y la documentación de planes de recuperación, mantener listas de contactos y dependencias. Pueden estar basadas en la nube o ubicadas físicamente en las instalaciones.
Ventajas del software de continuidad empresarial
En este sector no faltan herramientas y software. Sin embargo, no todos son iguales. Veamos las ventajas del software avanzado y progresivo para la continuidad del negocio.
1. Acceso consolidado
A diferencia de un documento estático, un buen software de continuidad del negocio le ayudará a reflejar los cambios en su negocio y a automatizar el proceso de revisiones y aprobaciones periódicas. La primera ventaja de incorporar un software de continuidad del negocio en una estrategia empresarial es el acceso flexible a sus planes de acción de emergencia (EAP) y planes de continuidad del negocio (BCP), que se pueden cargar directamente en él. Con Preparis Planner, tiene la opción de cargar todos sus planes y otros documentos importantes en Preparis Planner. Al tener sus planes y documentos almacenados en un solo lugar, podrá acceder a ellos desde cualquier dispositivo. En momentos de crisis, esta funcionalidad puede ser un salvavidas.
2. Sistema de notificación de emergencias
Confiar únicamente en el correo electrónico para comunicarse con los empleados no es eficaz, ya que no todos los miembros de su equipo tienen acceso a él en sus teléfonos. La seguridad de los empleados debe ser la prioridad de todas las empresas. Teniendo esto en cuenta, un sistema de notificación de emergencias es el medio de comunicación más oportuno y eficaz para empresas de todos los tamaños. Una de las mejores ventajas de contar con un software de continuidad del negocio son los servicios adicionales que puede proporcionar. Por ejemplo, la opción de crear plantillas de mensajes (alertas de texto preestablecidas) para almacenarlas y enviarlas si se produce un incidente. Estas funciones ahorran tiempo y energía, lo cual es extremadamente importante durante una emergencia.
3. Formación
Proporcionar formación a sus empleados equivale a invertir en la resolución satisfactoria de cualquier situación de emergencia. Las pruebas y la formación son las formas más definitivas de comprender la reacción adecuada ante un incidente y saber qué debe hacer su equipo para protegerse a sí mismo y a quienes le rodean.
Entre los muchos tipos diferentes de formación se incluyenejercicios de simulación, seminarios web, listas de verificación y formación en línea sobre diversos escenarios.
4. Gestión de incidentes
Software de gestión de incidentes Preparis IQ
El objetivo principal de cualquierprograma de gestión de incidenteses restablecer rápidamente todas las operaciones comerciales esenciales y reducir al mismo tiempo el impacto negativo en los ingresos. Las diferentes plataformas de software ofrecen diversas funciones, pero el propósito de cada herramienta es proteger su negocio y restablecerlo lo más rápido posible, con un daño mínimo.
5. Plan de mantenimiento
Un buen software de continuidad del negocio también le ofrecerá la opción de gestionar todos sus planes desde un único lugar centralizado. Permite una edición más cómoda y rápida, lo que resulta útil para las empresas en crecimiento que están contratando nuevos empleados o ampliando sus instalaciones. El mantenimiento de los planes también incluye la posibilidad de probarlos y realizar los cambios necesarios para cumplir con la normativa vigente.
6. Compromiso organizacional
La continuidad del negocio no se limita únicamente a la administración de documentos y la actualización de planes. Se trata de crear una cultura de preparación en toda la empresa con una actitud orientada a mejorar la resiliencia organizativa. El software de continuidad del negocio puede ayudarle a descentralizar su plan de continuidad del negocio asignando a los usuarios la responsabilidad de introducir, mantener y actualizar su información. De este modo, se reitera la importancia de su función y se fomenta su participación en la gestión de la continuidad del negocio, ya que el proceso se vuelve mucho más sencillo.
La carga de trabajo administrativo se reducirá significativamente y su profesional de continuidad empresarial tendrá más tiempo para mejorar la estrategia en lugar de hacer cumplir que todos la sigan. Hacer que los planes sean accesibles a través de un teléfono móvil o una tableta hace que su programa sea aún más exitoso gracias al acceso rápido y fácil a toda la información necesaria.
Crear una empresa requiere tiempo, dinero y energía, por lo que es importante que pueda soportar cualquier interrupción que pueda producirse. El software es el futuro de la gestión de la continuidad del negocio. Le permite tomar decisiones informadas en caso de interrupción gracias a un análisis detallado y al acceso a información completa en cualquier momento y lugar. Desarrolla y mejora la adopción de la cultura de preparación y resiliencia en toda la empresa, ya que es fácil de usar y facilita la estandarización de la recopilación de información.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
