Ein Unternehmen kann Stromausfälle, Naturkatastrophen und andere unvorhergesehene Ereignisse nicht vorhersagen. Deshalb kann Business-Continuity-Software einem Unternehmen dabei helfen, unabhängig von der Situation vorbereitet zu sein. Unternehmen sollten darauf hinarbeiten, dass sie im Falle einer möglichen Unterbrechung unabhängig von der Situation vorbereitet sind. Technologie durchdringt alle Aspekte des Geschäftslebens, daher benötigt die Geschäftskontinuität auch eine technologische Komponente. Die ausgewählte Software muss den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, einfach zu implementieren sein,eine Planung der Geschäftskontinuität bieten und Teil eines umfassenderen Angebots sein.
Die Fähigkeit eines Unternehmens, schnell auf eine Unterbrechung zu reagieren, reduziert die Ausfallzeit und minimiert die negativen Auswirkungen, die der Vorfall auf das Unternehmen haben kann. Außerdem werden die Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten. Welche Arten von Software gibt es also und welche Vorteile bietet Business-Continuity-Software?
Arten von Business-Continuity-Software
Programm-/Projektmanagement-Tools
Diese Tools helfen bei der Initiierung, Planung, Durchführung, Kontrolle und dem Abschluss der Arbeit eines Teams, um Aufgaben zu erledigen und bestimmte Erfolgskriterien zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erfüllen. Insbesondere helfen Programmmanagement-Toolsbei der Entwicklung von BIAs, die die Grundlage für jeden Wiederherstellungsplan bilden.
Solche Tools werden entwickelt, um Projektdaten zusammenzustellen und zu verwalten, RTOs zu bestimmen und Lücken in der Einhaltung von Regeln und Vorschriften durch ein Unternehmen zu lokalisieren. Der Zugriff auf diese Informationen liefert Einblicke in die Stärken und Schwächen eines Business-Continuity-Plans. Ein Business-Continuity-Experte kann dann einschätzen, welcher Bereich des Business-Continuity-Managements mehr Ressourcen für weitere Verbesserungen benötigt. Der Zugriff auf die Informationen erfolgt in der Regel über die Cloud.
Planungs-Entwicklungs-Tools
Diese Tools sind die gängigsten und gibt es schon seit einiger Zeit. Ihre Hauptfunktion besteht darin, bei der Entwicklung und Dokumentation von Wiederherstellungsplänen, der Pflege von Kontaktlisten und Abhängigkeiten zu helfen. Sie können sowohl cloudbasiert als auch physisch vor Ort installiert sein.
Vorteile von Business-Continuity-Software
An Tools und Software mangelt es in dieser Branche nicht. Allerdings sind nicht alle gleichwertig. Werfen wir einen Blick auf die Vorteile fortschrittlicher und innovativer Business-Continuity-Software.
1. Konsolidierter Zugang
Im Gegensatz zu einem statischen Dokument hilft Ihnen eine gute Business-Continuity-Software dabei, Veränderungen in Ihrem Unternehmen widerzuspiegeln und den Prozess der regelmäßigen Überprüfungen und Genehmigungen zu automatisieren. Der erste Vorteil der Einbindung einer Business-Continuity-Software in eine Unternehmensstrategie ist der flexible Zugriff auf Ihre Notfallpläne (EAPs) und Business-Continuity-Pläne (BCPs), die direkt in die Software hochgeladen werden können. Mit Preparis Planner haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre Pläne und andere wichtige Dokumente hochzuladen, um Preparis Plannerhochzuladen. Wenn Sie Ihre Pläne und Dokumente unter einem Dach speichern, können Sie sie auf jedem Gerät abrufen. In einer Krisensituation kann eine solche Funktion eine wichtige Hilfe sein.
2. Notfallbenachrichtigungssystem
Sich bei der Kommunikation mit Mitarbeitern ausschließlich auf E-Mails zu verlassen, ist ineffektiv, da nicht jeder in Ihrem Team über einen E-Mail-Zugang auf seinem Smartphone verfügt. Die Sicherheit der Mitarbeiter sollte für jedes Unternehmen oberste Priorität haben. Vor diesem Hintergrund ist ein Notfallbenachrichtigungssystem das zeitnahste und effektivste Kommunikationsmittel für Unternehmen jeder Größe. Einer der größten Vorteile von Business-Continuity-Software sind die zusätzlichen Dienste, die sie bieten kann. Zum Beispiel die Möglichkeit, Nachrichtenvorlagen (voreingestellte Textbenachrichtigungen) zu erstellen, die gespeichert und im Falle eines Vorfalls versendet werden können. Diese Funktionen sparen Zeit und Energie, was in einem Notfall äußerst wichtig ist.
3. Schulung
Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist eine Investition in die erfolgreiche Bewältigung von Notfällen. Tests und Schulungen sind die besten Methoden, um die richtige Reaktion auf einen Vorfall zu verstehen und zu wissen, was Ihr Team tun muss, um sich selbst und andere zu schützen.
Zu den vielen verschiedenen Arten von Schulungen gehörenTabletop-Übungen, Webinare, Checklisten und Online-Schulungen zu verschiedenen Szenarien.
4. Vorfallmanagement
Preparis IQ Software für das Vorfallmanagement
Das Hauptziel jedesIncident-Management-Programmsist die schnelle Wiederherstellung aller wesentlichen Geschäftsabläufe bei gleichzeitiger Minimierung der negativen Auswirkungen auf den Umsatz. Verschiedene Softwareplattformen bieten unterschiedliche Funktionen, aber der Zweck jedes Tools besteht darin, Ihr Unternehmen zu schützen und es so schnell wie möglich und mit minimalem Schaden wieder betriebsbereit zu machen.
5. Wartungsplan
Eine gute Business-Continuity-Software bietet Ihnen auch die Möglichkeit, alle Ihre Pläne von einem zentralen Ort aus zu verwalten. Dies ermöglicht eine bequemere und zeitsparende Bearbeitung, was für wachsende Unternehmen, die neue Mitarbeiter einstellen oder zusätzliche Einrichtungen hinzufügen, sehr hilfreich ist. Zur Planpflege gehört auch die Möglichkeit, Ihre Pläne zu testen und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen, um alle Vorschriften einzuhalten.
6. Organisatorisches Engagement
Bei der Geschäftskontinuität geht es nicht nur um die Verwaltung von Dokumenten und die Aktualisierung von Plänen. Es geht darum, eine unternehmensweite Kultur der Vorsorge aufzubauen, deren Ziel es ist, die Widerstandsfähigkeit der Organisation zu verbessern. Mit einer Software für Geschäftskontinuität können Sie Ihren Geschäftskontinuitätsplan dezentralisieren, indem Sie den Benutzern die Verantwortung für die Eingabe, Pflege und Aktualisierung ihrer Informationen übertragen. Dadurch wird die Bedeutung ihrer Rolle unterstrichen und ihre Beteiligung am Geschäftskontinuitätsmanagement gefördert, da der Prozess wesentlich vereinfacht wird.
Der Verwaltungsaufwand wird erheblich reduziert, und Ihr Business Continuity-Experte hat mehr Zeit, die Strategie zu verbessern, anstatt darauf zu achten, dass sich alle daran halten. Durch die Bereitstellung von Plänen über Mobiltelefone oder Tablets wird Ihr Programm noch erfolgreicher, da alle erforderlichen Informationen schnell und einfach abgerufen werden können.
Der Aufbau eines Unternehmens erfordert Zeit, Geld und Energie. Daher ist es wichtig, dass es allen möglichen Störungen standhalten kann. Software ist die Zukunft des Business Continuity Managements. Dank detaillierter Analysen und dem Zugriff auf umfassende Informationen – jederzeit und überall – können Sie auch in Krisensituationen fundierte Entscheidungen treffen. Sie fördert und verbessert die unternehmensweite Einführung einer Kultur der Vorsorge und Widerstandsfähigkeit, da sie einfach zu bedienen ist und die Standardisierung der Informationserfassung erleichtert.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
