Siguiendo los pasos del Instituto CLOC de EE.UU., CLOC Australia trató de convertir las Operaciones Jurídicas en el centro de atención también en la región APAC.
¿Su objetivo? Poner en contacto a personas creativas y con visión de futuro que puedan aprender unas de otras y desarrollar juntas sus operaciones jurídicas.
¿El resultado de trasladar esta conferencia a otro mercado? Un éxito rotundo.
"En resumen, el evento fue un éxito rotundo. Demostró que el ecosistema de Asia-Pacífico -incluidos los ejecutivos jurídicos de las empresas, los bufetes de abogados y los proveedores de tecnología- está deseoso de impulsar un cambio positivo en su mercado, y entusiasmado por formar parte de lo que realmente es ahora un movimiento mundial", escribe Mike Haven, Jefe de Operaciones Jurídicas de Gap Inc.
No podría estar más de acuerdo. Ha sido un gran acontecimiento. La positividad que se respiraba en la sala era electrizante y todo el mundo parecía ansioso por aprender. Y aprendimos.
Con un potente plan de estudios diseñado para estimular a los profesionales de las operaciones jurídicas a impulsar la transformación digital, no pude evitar empaparme de la riqueza de conocimientos de la nutrida lista de ponentes. Ahora no puedo evitar compartirlas contigo.
Sin más preámbulos, aquí están mis tres principales conclusiones de la asistencia a CLOC Australia...
Conclusión 1 - La colaboración es clave
Una de las cosas más interesantes que observé en CLOC Australia fue el gran entusiasmo de los asistentes por reunirse, compartir y aprender. Me di cuenta de que todo el mundo quería trabajar con los demás, compartir sus conocimientos y puntos de vista, y aprender de los demás buenas prácticas y consejos para mejorar.
"La competencia empresarial es feroz. Hay que mitigar los riesgos y contener los costes con prudencia, pero los asesores jurídicos se enfrentan a una presión cada vez mayor para encontrar formas nuevas y mejoradas de facilitar el negocio. Sin embargo, como hemos visto en otras regiones del mundo, las tradiciones, costumbres y normas pueden convertir la transformación en un reto de enormes proporciones", afirma Haven.
Esto significa que los profesionales de las operaciones jurídicas deben unirse más que nunca. Un mensaje que quedó patente en el evento de este año.
En palabras de CLOC, los asistentes querían:
- Aprender de otros miembros del CLOC para avanzar más rápidamente en sus propias iniciativas y evitar errores que otros ya han cometido.
- Aprender de los principales expertos -y entre sí- cómo mejorar su función de operaciones jurídicas, el departamento jurídico y, en última instancia, toda la empresa.
- Aprenda a impulsar un cambio significativo y transformador desde el ámbito jurídico.
Después de todo:
"Solos podemos hacer tan poco; juntos podemos hacer tanto", como dijo una vez Helen Keller.
Es un dicho que parece ser cierto tanto en la vida como en Operaciones Jurídicas.
Conclusión 2 - Por dónde empezar con las operaciones jurídicas
El mensaje clave que me llevé de las presentaciones sobre el crecimiento de las Operaciones Jurídicas fue que hay que empezar con unos cuantos "triunfos rápidos". En su presentación sobre cómo pasar de "Cero a Héroe", Steven Harmon (Cisco), Mike Haven (Gap) y Anna Kolovsky (AMP) recomendaron las siguientes tres "victorias rápidas" para el crecimiento de los equipos de operaciones jurídicas:
- Automatización del flujo de trabajo
- Revisión de facturas
- Firmas electrónicas y acuerdos de confidencialidad instantáneos
Automatización del flujo de trabajo
Como mencionó Connie Brenton en su presentación sobre tecnología, las operaciones jurídicas son un deporte de equipo. Esto significa que el departamento Jurídico debe implantar herramientas que potencien la colaboración y les permitan no solo acercarse a la empresa, sino también generar valor para la empresa en su conjunto.
¿La solución más rápida para impulsar esta colaboración? El software de automatización de flujos de trabajo.
"Esta solución tecnológica resuelve problemas complejos entre equipos multidisciplinares de forma sencilla", afirma Brenton en su reciente seminario web.
Según Brenton, la automatización de los flujos de trabajo no sólo puede hacer más agradables las interacciones con los procesos de la empresa, eliminando el dolor de lo mundano, sino que también garantiza que las mejores prácticas jurídicas se incorporen a cada proceso para mejorar los resultados.
"Adoptar la automatización del flujo de trabajo nos acercó a nuestros socios corporativos internos, de modo que comprendimos sus procesos y sus puntos débiles. Creó tanta eficiencia tan rápidamente que Legal Ops parecía un verdadero innovador", afirma Brenton.afirma Brenton.
Aunque existen muchos casos de uso para la automatización del flujo de trabajo, tanto dentro como fuera del ámbito jurídico, a continuación se indican algunos procesos que este software puede automatizar y mejorar:
- Acuerdos de confidencialidad instantáneos (esto se mencionó varias veces)
- Incorporación de empresas, asuntos y cronometradores
- Valora las críticas
- Tramitación de liquidaciones
- Coherencia de los registros
¿Y qué más? La automatización del flujo de trabajo proporciona un rápido retorno de la inversión.
Sin embargo, la verdadera clave para empezar con la automatización del flujo de trabajo, según Brenton?
¡Empiece ya! Identifique los procesos de mayor volumen y menor valor, que suelen ser los primeros objetivos para la automatización del flujo de trabajo.
Revisión de facturas
La revisión de facturas es otro "triunfo rápido" para las operaciones jurídicas de cualquier tamaño. Sin un proceso estandarizado y automatizado para la revisión de facturas, los resultados podrían ser desastrosos:
- Facturas pasadas por alto, impagadas o, peor aún, pagadas en exceso
- Condiciones de facturación poco claras o no aplicadas
- Facturas enviadas a la persona o departamento equivocado
- Datos incorrectos o inexistentes
- Tasas inexplicables
- Horas de costoso tiempo de abogados perdidas en la revisión y corrección de facturas.
Sin embargo, ¿cuál es el verdadero impacto de los errores manuales causados por los procesos de facturación manuales? El aumento de los costes puede afectar gravemente a su empresa.
Sin embargo, cuando se aplica correctamente, como demostró Mike Haven, de Gap, en CLOC Australia, una revisión automatizada de facturas puede mejorar el cumplimiento de los requisitos de facturación, reducir las pérdidas tanto para el departamento interno como para las empresas externas y acelerar considerablemente el proceso de revisión de facturas.
¿De qué otras formas aprovecha Gap el poder de la tecnología de revisión de facturas? Utilizan los datos que proporciona para:
- Determinar la selección y evaluación de bufetes de abogados
- Ajustar sus requisitos de facturación
- Responsabilizar a sus empresas externas
Esta tecnología elimina la necesidad de que los abogados den la primera pasada a una factura y hace que este proceso pase de ser un proceso costoso y de mucho contacto dentro del departamento jurídico a ser un proceso de bajo coste y poco contacto. También garantiza el cumplimiento de las políticas y señala cualquier problema potencial que requiera una revisión jurídica.
Firmas electrónicas y acuerdos de confidencialidad instantáneos
Uno de los "triunfos rápidos" a los que se refirieron casi todos los ponentes de CLOC Australia fue el poder de los acuerdos de confidencialidad instantáneos. De hecho, tanto Connie Brenton como Mick Sheehy, Presidente de CLOC Australia y Consejero General de Telstra, coincidieron en que los acuerdos de confidencialidad instantáneos son algo con lo que todo departamento de operaciones jurídicas en ciernes debería empezar.
¿Su solución preferida? TAP Workflow Automation de Mitratech, una solución que destacaron ampliamente en sus charlas.
Gap y AMP también hablaron de la importancia de los acuerdos de confidencialidad instantáneos, citando las siguientes ventajas:
- Ya no es necesario que el Departamento Jurídico apruebe los acuerdos de confidencialidad estándar.
- Los acuerdos de confidencialidad preaprobados vienen firmados de antemano por el CG.
- Los formularios estandarizados reducen el tiempo necesario para crearlos.
- Las operaciones se mueven más rápido para que la empresa también pueda hacerlo.
Así es como NetApp también empezó a mejorar sus procesos. Combinando los acuerdos de confidencialidad instantáneos con la firma electrónica.
Antes de utilizar los CND instantáneos, el plazo de entrega de un único CND era de 3 a 5 días, aunque a veces llegaba a los 30 días. Como resultado, el departamento jurídico se veía obligado a centrar sus recursos en acuerdos de bajo valor y bajo riesgo.
¿Cuál era el problema? Esto ralentizaba considerablemente el negocio.
Sin embargo, al implantar una solución automatizada de acuerdos de confidencialidad, NetApp aumentó la velocidad de sus acuerdos en un 350%.
En poco tiempo, NetApp transformó este proceso, que llevaba mucho tiempo, en un proceso que gestionaba el 85% de los acuerdos de confidencialidad, lo que significaba que se requería poca participación del departamento jurídico, que ahora podía centrarse en trabajos de mayor valor y riesgo.
En sólo cinco años, NetApp ahorró más de 101 años de tiempo de respuesta. Si tenemos en cuenta el salario medio de un abogado, se trata de un ahorro de costes bastante significativo.
Al escuchar estas presentaciones y el éxito de los expertos que han sido pioneros en esta industria global, no puedo evitar maravillarme de lo mucho que pueden conseguir los equipos de operaciones jurídicas más pequeños con presupuestos limitados, si cuentan con la tecnología adecuada.
Conclusión 3 - Operaciones jurídicas, un departamento de uno
Formar parte de una empresa pequeña o mediana en Operaciones Jurídicas puede significar a veces ser el lobo solitario en un departamento de uno. Rodeado de abogados y otros miembros del Departamento Jurídico, a veces puedes sentirte un poco aislado.
No solo algunos de los abogados desprecian tus esfuerzos por introducir cambios e impulsar la transformación digital, sino que tampoco es probable que te proporcionen grandes fuentes de información sobre cómo puedes mejorar las Operaciones Jurídicas, agilizar los procesos e impulsar un mayor valor y eficiencia.
Al fin y al cabo, su trabajo es la ley, no cómo se gestiona la parte comercial de la ley en el día a día. Esa tarea te corresponde a ti en su lugar.
Pero sed valientes y animaos, amigos, CLOC Australia ha intervenido para ayudaros a proporcionar el apoyo que necesitáis. La verdadera belleza de esta conferencia, en mi opinión, es la posibilidad de conectar con personas de ideas afines para que puedas seguir creciendo y construyendo Operaciones Legales más allá de un departamento de uno (o sólo unos pocos).
Muchos asistentes a la conferencia se animaron al escuchar a Mary O'Carroll, Directora de Operaciones Jurídicas, Tecnología y Estrategia de Google, que habló de cómo ella solía estar en el pellejo de estas empresas más pequeñas. Al fin y al cabo, antes era un departamento de una, pero ahora dirige más de 400.
Connie Brenton, Christine Coats de Oracle y Steve Harmon de Cisco empezaron de la misma manera, con recursos muy limitados.
¿Cuál es la clave? Si se empieza por los logros rápidos, se demuestra su impacto en el negocio y se impulsa rápidamente el valor de las Operaciones Jurídicas, la empresa empezará a tomar nota. Lo más probable es que no siga siendo un departamento de uno solo durante mucho tiempo.
De hecho, fue alentador escuchar cuántas de las principales damas y caballeros de Legal Ops empezaron de la misma manera: como un departamento de uno. Y reconfortante saber que no estás solo, en realidad no.
¿Quiere saber más? Eche un vistazo a estos recursos adicionales para Legal Ops:
