Siguiendo los pasos del Instituto CLOC de EE. UU., CLOC Australia se propuso convertir las operaciones jurídicas en el centro de atención también en la región APAC.
¿Su objetivo? Conectar a personas creativas y con visión de futuro que puedan aprender unas de otras y hacer crecer juntas sus operaciones legales.
¿El resultado de trasladar esta conferencia a otro mercado? Un éxito rotundo.
«En resumen, el evento fue un éxito rotundo. Demostró que el ecosistema de Asia-Pacífico —incluidos los ejecutivos jurídicos de las empresas, los bufetes de abogados y los proveedores de tecnología— está ansioso por impulsar un cambio positivo en su mercado y entusiasmado por formar parte de lo que ahora es realmente un movimiento global», escribe Mike Haven, director de Operaciones Jurídicas de Gap Inc.
No podría estar más de acuerdo. Qué gran evento al que asistir. La positividad en la sala era eléctrica, y todos los presentes parecían ansiosos por aprender. Y aprendimos.
Con un potente plan de estudios diseñado para impulsar a los profesionales de las operaciones jurídicas hacia la transformación digital, no pude evitar empaparme de la gran cantidad de conocimientos que aportaron los excelentes ponentes. Ahora no puedo evitar compartirlos con ustedes.
Sin más preámbulos, estas son las tres conclusiones principales que he sacado tras asistir a CLOC Australia...
Conclusión 1: la colaboración es clave
Una de las cosas más emocionantes que observé en CLOC Australia fue el gran entusiasmo de los asistentes por reunirse, compartir y aprender. Se notaba que todos deseaban realmente trabajar juntos, compartir sus conocimientos y puntos de vista, y aprender unos de otros las mejores prácticas y consejos para mejorar.
«La competencia empresarial en Australia es feroz. Es necesario mitigar los riesgos y contener los costes con prudencia, pero los directores jurídicos se enfrentan a una presión cada vez mayor para encontrar formas nuevas y mejoradas de facilitar el negocio. Sin embargo, como hemos visto en otras regiones del mundo, las tradiciones, las costumbres y las normas pueden convertir la transformación en un reto abrumador», afirma Haven.
Lo que significa que los profesionales de operaciones jurídicas deben unirse ahora más que nunca. Un mensaje que quedó patente en el evento de este año.
Según CLOC, los asistentes querían:
- Aprenda de otros miembros de CLOC para avanzar más rápidamente en sus propias iniciativas y evitar los errores que otros ya han cometido.
- Aprenda de expertos clave, y entre ustedes, cómo mejorar su función de operaciones jurídicas, el departamento jurídico y, en última instancia, toda la empresa.
- Aprenda a impulsar un cambio significativo y transformador desde el departamento jurídico.
Después de todo:
«Solos podemos hacer muy poco; juntos podemos hacer mucho», como dijo una vez Helen Keller.
Es un dicho que parece hacerse realidad tanto en la vida como en las operaciones jurídicas.
Conclusión 2: por dónde empezar con las operaciones jurídicas
El mensaje clave que extraje de las presentaciones sobre el crecimiento de las operaciones jurídicas fue que hay que empezar con algunas «victorias rápidas». En su presentación sobre cómo pasar de «cero a héroe», Steven Harmon (Cisco), Mike Haven (Gap) y Anna Kolovsky (AMP) recomendaron las siguientes tres «victorias rápidas» para hacer crecer los equipos de operaciones jurídicas:
- Automatización del flujo de trabajo
- Revisión de facturas
- Firmas electrónicas y acuerdos de confidencialidad instantáneos
Automatización del flujo de trabajo
Como mencionó Connie Brenton en su presentación sobre tecnología, las operaciones jurídicas son un deporte de equipo. Esto significa que el departamento jurídico debe implementar herramientas que impulsen la colaboración y les permitan no solo acercarse al negocio, sino también generar valor para el negocio en su conjunto.
¿La forma más rápida de impulsar esta colaboración? El software de automatización de flujos de trabajo.
«Esta solución tecnológica resuelve problemas complejos entre equipos multidisciplinares de una forma sencilla», afirma Brenton en su reciente seminario web.
Brenton menciona que la automatización del flujo de trabajo no solo hace que las interacciones con los procesos empresariales sean más agradables al eliminar las tareas rutinarias, sino que también garantiza que las mejores prácticas legales se incorporen en cada proceso para mejorar los resultados.
«La adopción de la automatización del flujo de trabajo nos acercó a nuestros socios corporativos internos, por lo que comprendimos sus procesos y sus puntos débiles. Generó tanta eficiencia tan rápidamente que Legal Ops pareció realmente innovador»,afirma Brenton.
Aunque existen muchos casos de uso para la automatización de flujos de trabajo, tanto dentro como fuera del ámbito jurídico, estos son solo algunos de los procesos que este software puede automatizar y mejorar:
- Acuerdos de confidencialidad instantáneos (esto se mencionó varias veces)
- Incorporación de la empresa, el asunto y el cronometrador
- Revisiones de tarifas
- Procesamiento de liquidaciones
- Coherencia de los registros
¿Y qué más? La automatización del flujo de trabajo proporciona un rápido retorno de la inversión y valor añadido.
¿Cuál es, según Brenton, la verdadera clave para empezar con la automatización de los flujos de trabajo?
¡Empieza ya! Identifica los procesos de mayor volumen y menor valor, ya que suelen ser los mejores objetivos iniciales para la automatización del flujo de trabajo.
Revisión de facturas
La revisión de facturas es otra «ganancia rápida» para las operaciones legales de cualquier tamaño. Sin un proceso estandarizado y automatizado para la revisión de facturas, los resultados podrían serdesastrosos, incluyendo:
- Facturasolvidadas, impagadas o, peor aún,pagadas en exceso.
- Condiciones de facturación poco claras o no aplicadas
- Facturas enviadas a la persona o departamento equivocados.
- Datos incorrectos o faltantes
- Cargos inexplicables
- Horas de costoso tiempo de abogados desperdiciadas en la revisión y corrección de facturas.
¿Cuál es el impacto real de los errores manuales causados por los procesos manuales de facturación? El aumento de los costes puede afectar gravemente a su empresa.
Sin embargo, cuando se implementa correctamente, como demostró Mike Haven de Gap en CLOC Australia, una revisión automatizada de facturas puede conducir a un mejor cumplimiento de los requisitos de facturación, a reducciones de valor tanto para el departamento interno como para las empresas externas, y a una aceleración significativa del proceso de revisión de facturas.
¿De qué otras formas aprovecha Gap el poder de la tecnología de revisión de facturas? Utilizan los datos que proporciona para:
- Determinar la selección y evaluación de bufetes de abogados.
- Ajustar sus requisitos de facturación
- Hacer responsables a sus empresas externas
Esta tecnología elimina la necesidad de que los abogados revisen primero las facturas y convierte este proceso, que antes era costoso y requería mucha intervención por parte del departamento jurídico, en un proceso de bajo coste y baja intervención. También garantiza el cumplimiento de las políticas y señala cualquier posible problema que requiera revisión legal.
Firmas electrónicas y acuerdos de confidencialidad instantáneos
Una «solución rápida» a la que hicieron referencia casi todos los ponentes principales de CLOC Australia fue el poder de los acuerdos de confidencialidad instantáneos. De hecho, tanto Connie Brenton como Mick Sheehy, presidente de CLOC Australia y consejero general de Telstra, coincidieron en que los acuerdos de confidencialidad instantáneos son algo con lo que debería empezar cualquier departamento de operaciones jurídicas en expansión.
¿Cuál fue la solución elegida? TAP Workflow Automation de Mitratech, una solución que destacaron ampliamente a lo largo de sus charlas.
Gap y AMP también debatieron la importancia de los acuerdos de confidencialidad instantáneos, citando las siguientes ventajas:
- Ya no es necesario que el departamento jurídico apruebe los acuerdos de confidencialidad estándar.
- Los acuerdos de confidencialidad preaprobados vienen firmados previamente por el GC.
- Los formularios estandarizados reducen la dificultad de crear formularios que requieren mucho tiempo.
- Los acuerdos se cierran más rápido, por lo que el negocio también puede avanzar más rápido.
Así es como NetApp también comenzó a mejorar sus procesos. Combinando acuerdos de confidencialidad instantáneos con firmas electrónicas.
Antes de utilizar los acuerdos de confidencialidad instantáneos, el tiempo de respuesta para un solo acuerdo era de entre 3 y 5 días, aunque en ocasiones podía llegar a ser de hasta 30 días. Como resultado, el departamento jurídico se veía obligado a centrar sus recursos en acuerdos de bajo valor y bajo riesgo.
¿El problema? Esto ralentizaba considerablemente el negocio.
Sin embargo, al implementar una solución automatizada para los acuerdos de confidencialidad, NetApp aumentó la velocidad de sus acuerdos en un impresionante 350 %.
En poco tiempo, NetApp transformó este proceso tan laborioso en uno que gestionaba el 85 % de los acuerdos de confidencialidad, lo que significaba que se requería una menor participación del departamento jurídico y este podía centrarse ahora en tareas de mayor valor y mayor riesgo.
En solo cinco años, NetApp ahorró más de 101 años de tiempo de respuesta. Si tenemos en cuenta el salario medio de un abogado, se trata de un ahorro de costes bastante significativo.
Al escuchar estas presentaciones y conocer el éxito de los expertos que han sido pioneros en esta industria global, no puedo evitar sorprenderme de lo mucho que pueden lograr los equipos de operaciones legales con presupuestos limitados, siempre y cuando cuenten con la tecnología adecuada para aprovechar sus recursos.
Conclusión 3: Operaciones legales, un departamento de uno solo
Formar parte de una empresa pequeña o mediana en el ámbito de las operaciones jurídicas puede significar, en ocasiones, que seas un lobo solitario en un departamento compuesto por una sola persona. Rodeado de abogados y otros miembros del departamento jurídico, esto puede hacerte sentir un poco aislado en ocasiones.
Algunos abogados no solo menosprecian tus esfuerzos por introducir cambios e impulsar la transformación digital, sino que tampoco suelen proporcionar buenas fuentes de información sobre cómo mejorar las operaciones jurídicas, optimizar los procesos y aumentar el valor y la eficiencia.
Después de todo, su trabajo es la ley, no cómo se gestiona el aspecto comercial de la ley en el día a día. Esa tarea recae sobre ti.
Pero sean valientes y tengan ánimo, amigos, CLOC Australia ha intervenido para ayudarles a proporcionarles el apoyo que necesitan. En mi opinión, la verdadera belleza de esta conferencia es la capacidad de conectar con personas afines para que puedan seguir creciendo y desarrollando las operaciones jurídicas más allá de un departamento de una sola persona (o de unas pocas).
Muchos de los asistentes a la conferencia se sintieron alentados al escuchar a Mary O'Carroll, directora de Operaciones Jurídicas, Tecnología y Estrategia de Google, que habló de cómo ella misma había estado en la misma situación que estas pequeñas empresas. Al fin y al cabo, ella misma había sido en su día un departamento de una sola persona, pero ahora dirige a más de 400.
Connie Brenton, Christine Coats de Oracle y Steve Harmon de Cisco comenzaron de la misma manera, con recursos muy limitados.
¿Cuál es la conclusión clave aquí? Si empiezas con los logros rápidos, demuestras su impacto en el negocio e impulsas el valor rápido de las operaciones legales, tu empresa comenzará a tomar nota. Es probable que no sigas siendo un departamento de una sola persona por mucho tiempo.
De hecho, fue alentador escuchar cuántos de los principales responsables de operaciones jurídicas comenzaron de la misma manera: como un departamento de una sola persona. Y es reconfortante saber que no estás solo, no realmente.
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