Errores comunes en la verificación de antecedentes

Errores comunes en la verificación de antecedentes

Los errores más comunes en el proceso de verificación de antecedentes no son realizar comprobaciones erróneas de antecedentes penales o no realizar pruebas de detección de drogas. Los errores comunes en la verificación de antecedentes se producen en los «pequeños detalles» que dan lugar a inexactitudes, problemas de cumplimiento y contrataciones inadecuadas.

No seguir las normas de consentimiento para la verificación de antecedentes

Uno de los errores más básicos, pero que se comete con frecuencia, es no obtener el consentimiento adecuado antes de realizar verificaciones de antecedentes.

La Ley de Informes Crediticios Justos (FCRA) es la normativa que deben cumplir los empleadores, la cual les exige informar adecuadamente a los candidatos y obtener su consentimiento por escrito antes de realizar una verificación de antecedentes. Aunque se trata de una simple casilla que marcar, descuidar este paso puede dar lugar a demandas colectivas, daños a la reputación y multas.

Solucione esto: obtenga siempre el consentimiento por escrito de los candidatos antes de realizar verificaciones de antecedentes y siga las directrices de la Comisión Federal de Comercio (FTC).

No adaptar las verificaciones de antecedentes al puesto

Un enfoque único para todos los casos no siempre funciona cuando se trata de la verificación de antecedentes. Algunos puestos requieren comprobaciones adicionales, como la verificación del historial de conducción (MVR) para los conductores o la verificación de solvencia crediticia para los puestos relacionados con la gestión de dinero y las finanzas. Si realiza comprobaciones demasiado generales o no realiza una comprobación lo suficientemente exhaustiva para puestos especializados, expone a su organización a riesgos de seguridad y cumplimiento normativo.

Por ejemplo, si estás contratando a alguien para un puesto de vicepresidente de marketing, tendría sentido realizar una verificación de empleo. Sin embargo, podría no tener sentido si estás contratando a un cajero para tu franquicia. Del mismo modo, un informe crediticio tendría sentido para alguien de alto nivel en un banco, pero podría no tener sentido en el proceso de verificación de antecedentes de un veterinario.

Soluciona esto: Da un paso atrás y determina qué comprobaciones son realmente necesarias para cada función. También puedes trabajar con un proveedor de selección que te facilite la personalización de tus comprobaciones.

No ser proactivo con los cambios legales

Los requisitos legales en áreas como la transparencia salarial, la protección de datos y los requisitos de verificación de antecedentes cambian constantemente. Esperar a que las regulaciones entren en vigor antes de actuar puede exponer a su empresa a riesgos y crear problemas. Cuando se ve obligado a actualizar rápidamente las políticas y procedimientos de la empresa, es más probable que cometa aún más errores.

Ser proactivo en la implementación de cambios lo antes posible, si es posible, le permitirá mantenerse a la vanguardia y posicionar a su organización como líder en gestión de riesgos y transparencia.

Solucione esto: supervise periódicamente las actualizaciones normativas y realice ajustes en sus prácticas de selección con antelación.

No realizar un seguimiento continuo

Las verificaciones de antecedentes no deben ser un proceso único. Las funciones, responsabilidades y comportamientos de los empleados pueden cambiar con el tiempo, por lo que la supervisión continua es fundamental para mantener un lugar de trabajo seguro y que cumpla con las normas. Esto es especialmente importante en sectores con alta rotación de personal o de alto riesgo, como la sanidad, el transporte y la fabricación. En estos entornos, la supervisión continua no es solo algo «que está bien tener», sino que es esencial para la salud y la seguridad de sus empleados y clientes.

Por supuesto, hay otras áreas en las que podría valer la pena, como la revisión de redes sociales, el historial de conducción, las pruebas de drogas y más. No solo mejora la seguridad de sus empleados, sino que también puede ayudar a retenerlos.

Solucione esto mediante: La implementación de un monitoreo continuo para garantizar que pueda mantener el cumplimiento normativo y la seguridad en el lugar de trabajo.

No cumplir con las normas sobre medidas adversas

Si decide no contratar a un candidato basándose en la información obtenida en la verificación de antecedentes, debe seguir los pasos adecuados para tomar medidas adversas. Las medidas adversas exigen que los empleadores den a los candidatos la oportunidad de impugnar los resultados y aportar pruebas. Es muy importante seguir estos pasos al pie de la letra para mantener el cumplimiento normativo y evitar multas y demandas por parte de particulares, la Oficina para la Protección Financiera del Consumidor (CFPB), la Comisión Federal de Comercio (FTC) y otros organismos reguladores.

Solucione esto siguiendo cuidadosamente el proceso de acción adversa, que incluye notificar al candidato, darle la oportunidad de impugnar las conclusiones y documentar todos los pasos en caso de reclamaciones legales.

No trabajar con el socio de selección adecuado

El socio adecuado para la selección de personal marca la diferencia. Asociarse con un proveedor que no comprenda sus necesidades específicas o que carezca de experiencia en su sector puede llevar a pasar por alto señales de alerta y cometer errores costosos. Un proveedor que no tenga un historial sólido en materia de cumplimiento normativo o que no cuente con las herramientas adecuadas para agilizar el proceso podría generar más problemas que soluciones.

El servicio adecuado de verificación de antecedentes puede ayudar a solucionar muchos de los errores más comunes en la selección de personal.

Soluciona esto: Explora las opciones de verificación de antecedentes para encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades. También puedes utilizar nuestra guía«10 preguntas que debes hacer a los proveedores de verificación de antecedentes»para ayudarte a navegar por el proceso.

No mantenerse al día con los cambios en la normativa

Para las empresas que emplean a trabajadores remotos u operan en varios estados, es esencial mantenerse informadas sobre los cambios normativos locales y nacionales. Muchos estados actualizan periódicamente sus leyes, lo que podría afectar a la forma en que se realizan las verificaciones de antecedentes. Aunque esto puede resultar abrumador, si no se cuenta con un plan para mantenerse al tanto de estos cambios, es cuando pueden producirse errores de cumplimiento.

Solucione esto revisando periódicamente las normativas locales y estatales para asegurarse de que sus procesos de verificación de antecedentes estén siempre actualizados.

El precio que pagas por los errores en la verificación de antecedentes

Los errores en la verificación de antecedentes pueden tener un alto costo. Más allá de las posibles ramificaciones legales, las prácticas de verificación deficientes pueden provocar una pérdida de confianza, dañar la reputación e incluso aumentar la rotación de personal. Si su proceso de verificación no es exhaustivo, corre el riesgo de contratar candidatos que no sean adecuados o, lo que es peor, de crear un entorno de trabajo hostil o inseguro.

Evitar estos errores no es solo una cuestión de cumplimiento normativo, sino también de proteger el futuro de su organización. Con el proceso adecuado de verificación de antecedentes, puede mitigar el riesgo, crear un equipo fiable y mantenerse un paso por delante de la competencia.

Cómo evitar errores en la verificación de antecedentes

Para garantizar que el proceso de verificación de antecedentes se desarrolle sin problemas y cumpla con la normativa, siga estas prácticas recomendadas:

• Establecer una política estandarizada: Crear una política clara y coherente de verificación de antecedentes reduce el riesgo y ayuda a protegerse contra las denuncias por discriminación.
• Utiliza software fácil de usar para los candidatos: ofrecer transparencia y una experiencia de usuario fluida a los candidatos ayuda a generar confianza y hace que el proceso sea más eficiente.
• Documentar el proceso: Mantener registros exhaustivos garantiza el cumplimiento y la transparencia, lo que facilita las auditorías y la presentación de informes.
• Forma a tu equipo: La formación periódica garantiza que tu equipo de RR. HH. esté al día de todas las leyes y mejores prácticas relevantes relacionadas con la verificación de antecedentes.
• Sea transparente con los candidatos: mantenga a los candidatos informados durante todo el proceso. Una comunicación clara ayuda a generar confianza y garantiza que comprendan los pasos que deben seguir, lo que minimiza la confusión o la frustración.