Mantener la continuidad empresarial durante el brote de coronavirus ha exigido que millones de trabajadores empiecen a trabajar a distancia. Algunas empresas están preparadas para ello; para otras, es un territorio desconocido.
En Mitratech, hemos tenido personas trabajando de forma remota desde principios de la década de 2000, y hemos tenido la capacidad de que toda la empresa trabaje de forma remota desde 2015. Hemos desarrollado procesos y mejores prácticas a lo largo de los años para asegurarnos de que no hay impacto en el negocio de los clientes al aprovechar a los trabajadores remotos.
Pero incluso con mucha experiencia y preparación, ha habido sorpresas con las que lid iar durante la crisis del COVID-19. Una de ellas fue cómo la pandemia coincidió con las vacaciones de primavera, y cómo varios sistemas escolares anunciaron que los niños podrían quedarse en casa durante el resto del curso escolar. Así que incluso nuestro experimentado equipo de WFH tuvo que adaptarse a nuevos retos.
Consejos para la gestión del personal a distancia, probados en la práctica
¿Algunas de las ideas y mejores prácticas que hemos recogido a lo largo de los años sobre la implantación de personal a distancia?
Comunicación proactiva ha sido absolutamente fundamental en nuestro equipo. Por ejemplo, en el caso del COVID-19 y del cierre de los colegios, los padres que trabajan desde casa han tenido que trabajar en horarios diferentes para compartir las responsabilidades del cuidado de los niños, y poder pedir ayuda o flexibilidad a los demás ha sido esencial.
Tener la agilidad para adaptarse a las novedades como la que acabamos de mencionar es importante. La respuesta mundial a esta pandemia está obligando a las empresas a adoptar un nuevo tipo de mano de obra, y lo que está evolucionando ahora mismo puede convertirse -o no- en la nueva forma permanente de hacer las cosas para muchos. No planifiques sólo para esta situación; asegúrate de que eres lo suficientemente ágil como para mantener la continuidad empresarial ante cualquier cambio futuro en la forma de trabajar.
Es importante mantener un acercamiento muy proactivo a los clientes en comprender sus posibles interrupciones y ayudarles (y ayudar a su propio equipo) a mantener todo lo más normal posible. Pon en marcha soluciones y procesos que ayuden a tus clientes a trabajar eficazmente con tu equipo.
Adelántese a las peticiones de TI - desde teléfonos VOIP hasta conexiones VPN, ¿dispone su equipo de lo necesario para trabajar a distancia? ¿Dispone de procesos de solicitud y tramitación para facilitarlo?
Asegúrese de que las cámaras web, las plataformas de colaboración y otras herramientas estén utilizado de arriba abajo para mantener a la organización conectada. Si los responsables de la organización se muestran reacios a utilizar las cámaras web, el mensaje será negativo y se retrasará su adopción. En cambio, utilizarlas con regularidad refuerza el sentido del trabajo en equipo, que es importante cuando todo el mundo está físicamente disperso.
Programar reuniones virtuales u otras formas ágiles de poner al día al equipo en tiempo real y responder a sus preguntas. ¿Con qué frecuencia? Hacemos una cada día para determinadas unidades; no tienen que ser largas, sólo pertinentes.
Cree "paseos virtuales al escritorio de alguien" o "conversaciones de pasillo". Las herramientas de colaboración permiten a los directivos y compañeros de equipo ponerse en contacto siempre que sea necesario. Esto debería incluir reuniones individuales entre jefes y empleados, no solo charlas de equipo, para que el desarrollo de los empleados y las conexiones internas sigan floreciendo.
Formar a las personas en estas herramientas. Pida a personas con experiencia en el uso de soluciones de colaboración que compartan sus ideas sobre cómo hacer que los videochats y otras sesiones sean experiencias más atractivas y eficaces, o incluso recurra a un formador u otro experto externo. Es posible que, por primera vez, tenga que realizar videoconferencias y utilizar herramientas para compartir pantallas con clientes, cuando antes sólo las utilizaba internamente. En ese caso, asegúrate de que todo el mundo conozca las mejores prácticas, por ejemplo, cómo desactivar las notificaciones emergentes para evitar molestias a los clientes.
Adapte su estilo de gestión a la nueva realidad del trabajo a distancia. ¿Su actual estilo de gestión ayuda o perjudica a la situación actual? Si dirige un equipo orientado a los resultados, naturalmente no podrá microgestionar ni controlar físicamente al personal, así que tiene que establecer expectativas, objetivos y procesos claros que estén diseñados en torno al trabajo y la colaboración a distancia, y esperar e incluso fomentar cierta independencia por parte de su equipo.
Considere sus métodos de distribución de contenidos. Si sustituye una conferencia o evento presencial por uno virtual, asegúrese de que el contenido se imparte en sesiones más cortas, no en una de todo el día o de varias horas de duración. El silencio de los asistentes puede significar que están realizando varias tareas a la vez, no que estén de acuerdo contigo o que no tengan preguntas.
Disponer de recursos centralizados para la continuidad de la actividad durante las crisis o simplemente para el trabajo y la colaboración a distancia en curso que estén disponibles y accesibles, ya se trate de su intranet, actualizaciones de políticas y procedimientos, correos electrónicos, plataformas de chat, etc. Ahora es el momento de crear ese repositorio único de contenidos y activos que todo el mundo necesitará para asegurarse de que todos están (literalmente) en la misma página cuando se trata de datos y documentos clave. ¿Una buena idea? Haz una encuesta a tus empleados cuando lleven unos días trabajando a distancia y pregúntales qué recursos compartidos necesitan más.
Añada reuniones sociales periódicas en línea e incluso canales sociales específicos para que el equipo pueda relajarse y desestresarse juntos. Una "happy hour virtual" no solo levanta el ánimo de tus empleados, sino que demuestra que la empresa es consciente de que todos estamos juntos en esto.
Asegúrese de que los empleados mantienen el equilibrio entre vida laboral y personal. Puede existir la tentación de trabajar más horas simplemente porque lo hacemos desde casa y nos ayuda a evitar mirar las noticias. Pero asegúrese de que la gente se toma tiempo para alejarse del trabajo, ya sea haciendo pausas durante el día o respetando un horario de trabajo razonable. Esto es especialmente importante para evitar el agotamiento en momentos de estrés, como una crisis social.
