Pour assurer la continuité des activités pendant l'épidémie de coronavirus, des millions de travailleurs ont dû commencer à travailler à distance. Certaines entreprises y sont prêtes ; pour d'autres, il s'agit d'un terrain inconnu.
Chez Mitratech, des personnes travaillent à distance depuis le début des années 2000 et l'ensemble de l'entreprise a la possibilité de travailler à distance depuis 2015. Au fil des ans, nous avons mis au point des processus et des meilleures pratiques afin de nous assurer que l'utilisation de travailleurs à distance n'a pas d'incidence sur les activités des clients.
Mais même avec beaucoup d'expérience et de préparation, il y a eu des surprises à gérer pendant la crise du COVID-19. L'une d'entre elles a été la coïncidence de la pandémie avec les vacances de printemps et le fait qu'un certain nombre de systèmes scolaires ont annoncé que les enfants pourraient rester à la maison jusqu'à la fin de l'année scolaire. Ainsi, même notre équipe chevronnée de la FMH a dû s'adapter à de nouveaux défis.
Conseils sur la gestion du personnel à distance, éprouvés dans la pratique
Voici quelques-unes des idées et des meilleures pratiques que nous avons recueillies au fil des ans concernant la mise en place d'une main-d'œuvre à distance.
Communication proactive a été absolument essentielle au sein de notre équipe. Dans le cas du COVID-19 et des fermetures d'écoles, par exemple, les parents travaillant à domicile ont dû travailler à des heures différentes pour partager les responsabilités de garde d'enfants, et il a été essentiel de pouvoir demander de l'aide ou de la flexibilité aux autres.
Disposer de la la capacité de s'adapter aux nouveaux développements comme celle qui vient d'être mentionnée est importante. La réponse du monde à cette pandémie oblige les entreprises à adopter un nouveau type de main-d'œuvre, et ce qui évolue actuellement peut - ou non - devenir la nouvelle façon permanente de faire les choses pour beaucoup. Ne vous contentez pas de planifier pour cette seule situation ; assurez-vous d'être suffisamment agile pour maintenir la continuité de vos activités en cas de changements futurs dans notre façon de travailler.
Il est important de maintenir une une approche très proactive des clients en comprenant les perturbations possibles et en les aidant (ainsi que votre propre équipe) à faire en sorte que tout se passe le mieux possible comme si de rien n'était. Mettez en place des solutions et des processus qui peuvent aider vos clients à travailler efficacement avec votre équipe.
Prendre de l'avance sur les demandes informatiques - Des téléphones VOIP aux connexions VPN, votre équipe dispose-t-elle de ce dont elle a besoin pour travailler à distance ? Avez-vous mis en place des processus de demande et d'exécution pour faciliter ce processus ?
Assurez-vous que les webcams, les plates-formes de collaboration et les autres outils sont bien en place. utilisé de haut en bas afin de permettre à l'organisation de rester connectée. Si les dirigeants de votre organisation hésitent à utiliser des webcams, cela envoie un message négatif et retardera l'adoption. En revanche, leur utilisation régulière renforce le sens du travail en équipe, ce qui est important lorsque tout le monde est physiquement dispersé.
Planifier des sauvegardes virtuelles ou d'autres moyens agiles d'informer l'équipe en temps réel et de répondre à ses questions. Quelle doit être la fréquence de ces mises à jour ? Nous en faisons une chaque jour pour certaines unités ; elles n'ont pas besoin d'être longues, elles sont simplement pertinentes.
Créez des "visites virtuelles au bureau de quelqu'un" ou des "conversations de couloir". Les outils de collaboration permettent aux responsables ou aux coéquipiers de se contacter chaque fois que cela est nécessaire. Il doit s'agir d'entretiens individuels entre les responsables et les employés, et pas seulement de discussions d'équipe, afin que le développement des employés et les liens internes solides continuent de prospérer.
Former le personnel à ces outils. Demandez à ceux qui ont l'habitude d'utiliser des solutions de collaboration de partager leurs idées sur la manière de rendre les chats vidéo et autres sessions plus attrayants et plus efficaces, voire de faire appel à un formateur ou à un autre expert tiers. Il se peut que vous deviez, pour la première fois, organiser des discussions vidéo et utiliser des outils de partage d'écran avec des clients, alors que vous ne les utilisiez auparavant qu'en interne. Si c'est le cas, assurez-vous que tout le monde connaît les meilleures pratiques, par exemple comment désactiver les notifications contextuelles pour éviter de perturber vos clients.
Adapter son style de management à la nouvelle réalité du travail à distance. Votre style de gestion actuel favorise-t-il ou nuit-il à la situation actuelle ? Si vous dirigez une équipe axée sur les résultats, vous ne pourrez naturellement pas faire de microgestion ni contrôler physiquement le personnel. Vous devez donc définir des attentes, des objectifs et des processus clairs, conçus pour le travail à distance et la collaboration, et attendre, voire encourager, une certaine indépendance de la part de votre équipe.
Réfléchissez aux méthodes de diffusion du contenu. Si vous remplacez une conférence ou un événement en personne par une conférence ou un événement virtuel, veillez à ce que le contenu soit présenté au cours de sessions plus courtes, et non d'une journée entière ou de plusieurs heures. Le silence des participants peut signifier qu'ils sont en train de faire plusieurs choses à la fois, et non qu'ils sont d'accord avec vous ou qu'ils n'ont pas de questions à poser.
Disposer de ressources centralisées pour assurer la continuité des activités En cas de crise ou simplement pour le travail à distance et la collaboration en cours, ces documents sont disponibles et accessibles, qu'il s'agisse de votre intranet, des mises à jour des politiques et des procédures, des courriels, des plateformes de discussion, etc. C'est maintenant qu'il faut créer ce référentiel unique de contenu et d'actifs dont tout le monde aura besoin pour s'assurer qu'ils sont (littéralement) tous sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit de données et de documents clés. Une bonne idée ? Sonder vos employés après quelques jours de travail à distance et leur demander quelles sont les ressources partagées dont ils ont le plus besoin.
Ajouter des rencontres sociales régulières en ligne et même des canaux sociaux dédiés afin que l'équipe puisse se détendre et se déstresser ensemble. Non seulement un "happy hour virtuel" remonte le moral de vos employés, mais il montre que l'entreprise est consciente que tout le monde est dans le même bateau.
Veiller à ce que les personnes conservent un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. On peut être tenté de travailler plus longtemps simplement parce qu'on le fait de chez soi et que cela permet d'éviter de regarder les nouvelles. Mais il faut veiller à ce que les gens prennent le temps de s'éloigner du travail, que ce soit en faisant des pauses au cours de la journée ou en respectant des horaires de travail raisonnables. C'est particulièrement important pour prévenir l'épuisement professionnel en période de stress, par exemple en cas de crise sociétale.
