Lo siguiente que debe hacer el abogado es averiguar quién es esa persona, cuál es su número de teléfono, devolverle la llamada, pedirle toda la información necesaria, intercambiar información hasta obtener suficiente información para comprender cuál es el problema, priorizarlo en función de toda la demás carga de trabajo del equipo de asesores jurídicos internos, asignarlo a alguien y luego hacer un seguimiento hasta su finalización.
Una de las características clave que las organizaciones que utilizan una herramienta excepcional de gestión de asuntos consideran extremadamente valiosa es la capacidad de automatizar la recepción de asuntos. Las necesidades de recepción de asuntos varían según el tipo de empresa y el tipo de cuestiones jurídicas que gestionan sus departamentos jurídicos. Algunas solo necesitan un formulario de recepción muy sencillo al que los empleados puedan acceder a través de sus sitios de intranet. Otras necesitan un sitio web jurídico completo y una comunidad de apoyo que difunda información jurídica y laboral a los empleados y que también reciba las cuestiones jurídicas entrantes.
Imagina que tus empleados están trabajando sobre el terreno, donde realizan su labor diaria. En el caso de una gran compañía de seguros, cerca de 20 000 empleados pueden acceder a un formulario de admisión de asuntos mientras están trabajando sobre el terreno. En el caso de una gran empresa de transporte compartido, sus empleados pueden acceder a un formulario de admisión desde su teléfono móvil. El formulario está prellenado con su información de contacto, lo que les ahorra tiempo en cada nuevo asunto. Mediante una lista de selección en el formulario, el empleado puede informar al departamento jurídico del tipo de problema legal que plantea el asunto. Pueden utilizar otra lista de selección para informar al equipo jurídico del riesgo relativo que puede suponer. Incluso pueden adjuntar fotos para utilizarlas como prueba, si es necesario.
Cuando un empleado introduce el caso sobre el terreno, el sistema genera automáticamente una tarea para que un abogado la revise y apruebe. Este paso creará un nuevo asunto legal. Una buena solución ofrecerá la posibilidad de generar automáticamente documentos legales. Si hay tipos específicos de asuntos que requieren documentos específicos, el sistema puede generarlos automáticamente. Las tareas y citas relacionadas con un tipo específico de asunto también se pueden generar automáticamente.
Por último, las reglas de asignación le permiten, basándose en los datos proporcionados en el formulario de admisión de asuntos, asignar automáticamente ese asunto a un equipo o persona específicos, de modo que el trabajo adecuado se derive al equipo o persona con las mejores habilidades para gestionar eficazmente el asunto. La admisión de asuntos es una de las formas en que CaseCloud proporciona mejoras inmediatas y reales a los procesos del departamento jurídico.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en advologix.com. El 20 de noviembre de 2024, Mitratech adquirió Advologix, proveedor líder de gestión de casos legales. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra nueva oferta de productos, CaseCloud, y las últimas soluciones de Mitratech para la gestión de operaciones legales.
