Este año, aumentará el número de organizaciones que implantarán controles automatizados para la gestión de hojas de cálculo, ya que son conscientes de los riesgos que estas aplicaciones suponen para su negocio. Esto hará que el uso y la finalidad comercial de las hojas de cálculo sean más transparentes, pero las organizaciones también obtendrán ahorros en costes gracias a la eficiencia operativa.
Nuestra investigación muestra que, en la actualidad,el 88 %de los profesionales de auditoría interna, finanzas, cumplimiento normativo y gestión de riesgos reconocen los riesgos que plantean las aplicaciones de hojas de cálculo.Solo el 24 %de las organizaciones aplican de forma sistemática una política de control manual, y solo una minoría ha instaurado controles automatizados para mitigar los riesgos de las hojas de cálculo. Los profesionales dedican, de media,el 43 % de su tiempoa supervisar y validar la información de las hojas de cálculo. Los que ocupanpuestos directivosdedicancerca del 47 % de su tiempoa esta actividad.
En ausencia de procesos automatizados basados en la tecnología, la carga de garantizar manualmente la exactitud de los datos contenidos en las hojas de cálculo recae íntegramente en los profesionales. En consecuencia, dado que un gran número de procesos críticos para el negocio se llevan a cabo en hojas de cálculo que a menudo están mal controladas, las ventajas de las hojas de cálculo para los usuarios están disminuyendo gradualmente. Las ventajas de utilizar hojas de cálculo, es decir, la flexibilidad, la agilidad, la eficiencia y la productividad, se estánviendo anuladas, ya que su gestión supone una pérdida de tiempo y recursos para los usuarios. Además,casi el 50 %de los profesionales del riesgo, las finanzas y el cumplimiento normativoesperan queen los próximos dos años se produzcaun evento significativo de pérdida financiera y/o reputacionalatribuido a un error en las hojas de cálculo.
Una herramienta valiosa que se gestiona mal.
A pesar de ello, y paradójicamente,se prevé queeluso de hojas de cálculopara procesos críticos para el negociocrezcaen los próximos dos años, según los auditores (casi el 60 %), los reguladores (40 %) y los profesionales del riesgo y el cumplimiento normativo (casi el 45 %). Es evidente que las hojas de cálculo son una herramienta valiosa para determinados procesos y tareas. Cumplen su función cuando los sistemas financieros corporativos, que son la opción preferida para los procesos operativos, no satisfacen las necesidades de los usuarios. Las hojas de cálculo se utilizan ampliamente en entornos financieros para realizar cálculos y modelos complejos. Al mismo tiempo, las hojas de cálculo son uno de los principales factores que contribuyen al riesgo financiero, normativo, operativo y reputacional.
No tiene sentido gestionar un negocio utilizando aplicaciones de hojas de cálculo sin control. Estas herramientas requieren el mismo nivel de escrutinio y gestión que se aplica a los sistemas financieros corporativos. Mediante la automatizar la gestión de los procesos financieros y de cumplimiento normativo en el entorno de las hojas de cálculo, las organizaciones reducen el riesgo de pérdidas, sanciones relacionadas con el incumplimiento normativo y daños a la reputación a largo plazo. Es importante destacar que las organizacionesoptimizan su eficiencia y sus ganancias de productividady, por lo tanto, obtienen ahorros financieros tangibles como resultado de la reducción del esfuerzo manual.
Reducir los (espantosos) costes de la comprobación manual
He aquí un escenario simplificado: hay un total de 100 hojas de cálculo operativas en una organización, y cada empleado dedica una media de ocho horas al mes a cada aplicación, con un coste de 50 dólares por hora. Por lo tanto, cada hoja de cálculo le cuesta a la empresa 400 dólares al mes o 4800 dólares al año. Para el total de hojas de cálculo, el coste operativo tangible para la empresa es de 480 000 dólares.
La automatización permite a las organizaciones lograr un entorno de hojas de cálculo bien gestionado, controlado y, al mismo tiempo, flexible y ágil.La tecnología puede dar soporte a las hojas de cálculo a lo largo de todosu ciclo de vida, desde su creación hasta su retirada y desmantelamiento, incorporándolas a los sistemas centrales de la empresa. Estoelimina por completoel riesgo y la ineficiencia de la verificación manual y ofrece la garantía de que los resultados derivados de los datos de las hojas de cálculo son realmente precisos.
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