Cette année, le nombre d'organisations instituant des contrôles automatisés pour la gestion des feuilles de calcul augmentera, car elles reconnaissent les risques que ces applications représentent pour leur entreprise. Cela rendra l'utilisation et l'objectif commercial des feuilles de calcul plus transparents, mais les organisations réaliseront également des économies en termes d'efficacité opérationnelle.
Notre étude montre qu'aujourd'hui, 88 % des professionnels de l'audit interne, de la finance, de la conformité et de la gestion des risques reconnaissent les risques posés par les tableurs. Seules 24 % des organisations appliquent systématiquement une politique de contrôle manuel, et une petite minorité d'entre elles ont effectivement mis en place des contrôles automatisés pour atténuer les risques liés aux tableurs. Les professionnels consacrent en moyenne 43 % de leur temps au contrôle et à la validation des informations contenues dans les feuilles de calcul. Les cadres consacrent près de 47 % de leur temps à cette activité.
En l'absence de processus automatisés basés sur la technologie, la charge de la vérification manuelle de l'exactitude des données contenues dans les feuilles de calcul incombe entièrement aux professionnels. Par conséquent, comme un grand nombre de processus critiques pour l'entreprise sont exécutés dans des feuilles de calcul souvent mal contrôlées, l'avantage du tableur pour les utilisateurs s'amenuise progressivement. Les avantages de l'utilisation des feuilles de calcul - à savoir la flexibilité, l'agilité, l'efficacité et la productivité - sont réduits à néant, car leur gestion devient une perte de temps et de ressources pour les utilisateurs. En outre, près de 50 % des professionnels du risque, de la finance et de la conformité s'attendent à ce qu'une perte financière et/ou de réputation importante attribuée à une erreur de feuille de calcul se produise au cours des deux prochaines années.
Un outil précieux mal géré
Malgré cela, et paradoxalement, l'utilisation des feuilles de calcul pour les processus critiques devrait augmenter au cours des deux prochaines années, selon les auditeurs (près de 60 %), les régulateurs (40 %) et les professionnels du risque et de la conformité (près de 45 %). Il est clair que les feuilles de calcul sont un outil précieux pour certains processus et certaines tâches. Elles font le travail, là où peut-être les systèmes financiers d'entreprise, qui sont l'option préférée pour les processus opérationnels, ne répondent pas aux besoins des utilisateurs. Les tableurs sont largement utilisés dans les environnements financiers pour des calculs et des modélisations complexes. En même temps, les feuilles de calcul sont l'un des principaux facteurs de risque financier, réglementaire, opérationnel et de réputation.
Il n'y a aucun intérêt à gérer une entreprise à l'aide d'applications de tableurs non contrôlées. Ces outils méritent le même niveau de contrôle et de gestion que celui accordé aux systèmes financiers des entreprises. En automatisant la gestion des processus financiers et de conformité dans l'environnement des feuilles de calcul, les entreprises réduisent le risque de pertes, de pénalités liées à la conformité et d'atteinte à la réputation à long terme. Plus important encore, les organisations optimisent leur efficacité et leurs gains de productivité et réalisent ainsi des économies financières tangibles grâce à la réduction des efforts manuels.
Réduire les coûts (effroyables) des contrôles manuels
Voici un scénario simpliste : une entreprise compte une centaine de feuilles de calcul opérationnelles, et un employé coûtant 50 dollars de l'heure consacre en moyenne huit heures par mois à chaque application. Chaque feuille de calcul coûte donc à l'entreprise 400 dollars par mois, soit 4 800 dollars par an. Pour l'ensemble des feuilles de calcul, le coût opérationnel tangible pour l'entreprise est de 480 000 dollars.
L'automatisation permet aux organisations de disposer d'un environnement de feuilles de calcul bien géré, contrôlé, mais aussi flexible et souple. La technologie peut prendre en charge les feuilles de calcul tout au long de leur cycle de vie - de leur création à leur retrait et à leur mise hors service - en les intégrant dans les systèmes centraux de l'entreprise. Cela élimine entièrement le risque et l'inefficacité des vérifications manuelles, et offre l'assurance que les résultats dérivés des données des feuilles de calcul sont effectivement exacts.
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