La más sencilla de las dos integraciones consiste en transferir algunos de los datos de la entrevista de ensamblaje de documentos al sistema de gestión de documentos con el fin de perfilar el documento resultante. La más compleja de las dos integraciones consiste en perfilar los propios archivos de ensamblaje de documentos.
Tomemos como ejemplo HotDocs, líder del sector, que produce tres tipos de archivos: archivos de plantilla, archivos de componentes y archivos de respuesta. En muchas grandes empresas en las que HotDocs se ha implantado ampliamente, puede haber miles de versiones actuales de plantillas y archivos de componentes, y un número exponencialmente mayor de archivos de respuesta. Además, es posible que la organización desee conservar versiones anteriores de cada uno de los tres tipos de archivos, y aquí se puede apreciar el alcance del problema. El control de versiones, un repositorio central y la recuperación se convierten en cuestiones importantes.
La solución obvia consiste en integrar HotDocs con sistemas de gestión documental que permitan crear perfiles de archivos de plantillas, archivos de componentes y archivos de respuestas. Dos ejemplos destacados de integración entre HotDocs y sistemas de gestión documental son iManage y OpenText.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
