«Si cree que el cumplimiento normativo es caro, pruebe a incumplirlo». – Paul McNulty, ex fiscal general adjunto de los Estados Unidos.
Un tema recurrente en las conversaciones sobre el sector financiero es el «cumplimiento normativo» y cómo nuestros clientes utilizan HotDocs para adaptarse a las normativas de cumplimiento en constante cambio. Verá, cuando se produce un cambio en la normativa de cumplimiento, los bancos deben actualizar sus procesos en consecuencia, lo que incluye la documentación. Esto implica editar los documentos existentes, eliminar o añadir cláusulas, comprobar que la información que se transmite en el documento sea fácil de entender y garantizar que todo el personal tenga acceso a la nueva documentación. Esto puede llevar mucho tiempo si el banco no cuenta con un sistema de automatización de documentos como HotDocs.
La estandarización ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento normativo.
¿Qué grado de problema supone el cumplimiento normativo para los bancos y otras organizaciones de servicios profesionales?
Un informe reciente de Thomson Reuters incluía algunas estadísticas interesantes que revelan la gran presión que suponen las actualizaciones normativas para los bancos. El informe mostraba que un banco medio gasta 40 millones de libras esterlinas en cumplir con las normas «Conozca a su cliente» (KYC) y «Diligencia debida con el cliente» (CDD), y que un banco global llega a gastar hasta 300 millones de libras esterlinas. El informe también mostraba que el aumento de las normativas de cumplimiento no solo supone un coste económico para los bancos, sino que también afecta a la experiencia del cliente al aumentar los tiempos de incorporación de nuevos clientes. Por ejemplo, un cliente tiene una media de ocho interacciones con un banco durante el proceso de incorporación, y un banco global afirma que el proceso puede durar hasta dos meses debido a las leyes de cumplimiento normativo.
Desde la crisis de 2008, las actualizaciones normativas son más frecuentes que nunca y, con plazos estrictos para garantizar que los documentos financieros cumplan con la normativa, los bancos deben asegurarse de que sus procesos de documentación sean lo suficientemente flexibles como para darles tiempo a adaptarse a los últimos cambios.
Asegurarse de que la documentación cumpla con las normas y esté actualizada es una cosa, pero ¿cómo puede garantizar que todo su personal utilice la documentación correcta? A lo largo de los años, hemos encontrado varios sistemas que las organizaciones utilizan para intentar garantizar que el personal acceda a la información y la documentación más actualizadas. Una práctica habitual es almacenar un documento maestro de Word como «plantilla» en una unidad compartida e informar al personal de que solo utilice esa plantilla en adelante. Parece bastante sencillo, ¿verdad? Pero no tarda mucho en que el personal empiece a guardar ese documento en sus unidades locales y se olvide de cuál es el documento más actualizado.
Este proceso es una pesadilla cuando se produce un cambio en el cumplimiento normativo: ¿cómo se garantiza que se sigan los procesos de control de documentos? En primer lugar, no hay forma de realizar un seguimiento de la documentación, pero ahora que se ha producido este cambio, no hay forma de garantizar que el personal utilice los documentos actualizados. Afortunadamente, el software de automatización de documentos como HotDocs lo hace fácil.
¿Cómo puede ayudar HotDocs?
Afortunadamente, con HotDocs, los bancos y las organizaciones financieras pueden realizar cambios y actualizar sus documentos al instante, lo que permite al banco garantizar que los documentos cumplan con la normativa.
HotDocs está diseñado para aumentar la eficiencia y mitigar el riesgo de errores en los documentos. Esto incluye garantizar que los documentos sean precisos y cumplan con la legislación más reciente de los reguladores financieros. Lo más importante, en lo que respecta al cumplimiento normativo, HotDocs empodera a los bancos al proporcionarles la flexibilidad que necesitan para responder a las actualizaciones de cumplimiento normativo de los documentos.
HotDocs puede ayudar con una serie de normativas de cumplimiento, como la legislación «Conozca a su cliente» (KYC) o la ley Sarbanes Oxley (SOX), y permite a los bancos actualizar fácilmente las plantillas de documentos. Por eso, HotDocs es utilizado por múltiples bancos globales y otras organizaciones multinacionales para producir documentos sin riesgo de errores.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
