„Wenn Sie glauben, dass Compliance teuer ist, versuchen Sie es einmal mit Non-Compliance.“ – Paul McNulty, ehemaliger stellvertretender Generalstaatsanwalt der Vereinigten Staaten
Ein Thema, das in Gesprächen über den Finanzsektor regelmäßig zur Sprache kommt, ist „Compliance“ und die Frage, wie unsere Kunden HotDocs nutzen, um sich an die sich ständig ändernden Compliance-Vorschriften anzupassen. Wenn sich eine Compliance-Vorschrift ändert, muss eine Bank ihre Prozesse entsprechend anpassen, was auch die Dokumentation umfasst. Dazu gehört das Bearbeiten bestehender Dokumente, das Entfernen oder Hinzufügen von Klauseln, das Überprüfen der Verständlichkeit der im Dokument enthaltenen Informationen und das Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die neuen Dokumente haben. Dies kann sehr zeitaufwändig sein, wenn eine Bank nicht über ein Dokumentenautomatisierungssystem wie HotDocs verfügt.
Standardisierung hilft Unternehmen, die Vorschriften einzuhalten
Wie groß ist das Problem der Compliance für Banken und andere professionelle Dienstleistungsunternehmen?
Ein aktueller Bericht von Thomson Reuters enthält einige interessante Statistiken, die zeigen, wie stark Banken durch Compliance-Aktualisierungen unter Druck stehen. Der Bericht zeigt, dass eine Bank durchschnittlich 40 Millionen Pfund für die Einhaltung der Vorschriften zu Know Your Customer (KYC) und Customer Due Diligence (CDD) ausgibt, wobei eine globale Bank sogar 300 Millionen Pfund dafür aufwendet. Der Bericht zeigt auch, dass die zunehmenden Compliance-Vorschriften nicht nur finanzielle Kosten für die Banken verursachen, sondern auch die Kundenerfahrung durch längere Onboarding-Zeiten beeinträchtigen. Beispielsweise hat ein Kunde während der Kundengewinnung durchschnittlich acht Interaktionen mit einer Bank, wobei eine globale Bank angibt, dass der Prozess aufgrund von Compliance-Gesetzen bis zu zwei Monate dauern kann.
Seit der Krise von 2008 werden Compliance-Aktualisierungen häufiger denn je durchgeführt, und aufgrund strenger Fristen zur Gewährleistung der Konformität von Finanzdokumenten müssen Banken sicherstellen, dass ihre Dokumentationsprozesse flexibel genug sind, um ihnen Zeit für die Anpassung an die neuesten Änderungen zu geben.
Es ist eine Sache, sicherzustellen, dass die Dokumentation konform und auf dem neuesten Stand ist, aber wie können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter die richtige Dokumentation verwenden? Im Laufe der Jahre sind wir auf verschiedene Systeme gestoßen, mit denen Unternehmen versuchen, sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter auf die aktuellsten Informationen und Dokumentationen zugreifen. Eine gängige Praxis ist es, ein Word-Masterdokument als „Vorlage” auf einem gemeinsamen Laufwerk zu speichern und die Mitarbeiter anzuweisen, künftig nur noch diese Vorlage zu verwenden. Klingt einfach, oder? Aber es dauert nicht lange, bis die Mitarbeiter dieses Dokument auf ihren lokalen Laufwerken speichern und vergessen, welches Dokument das aktuellste ist.
Dieser Prozess ist ein Albtraum, wenn eine Compliance-Änderung vorgenommen wird – wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumentenkontrollprozesse eingehalten werden? Zunächst einmal haben Sie keine Möglichkeit, die Dokumentation nachzuverfolgen, aber jetzt, da diese Änderung vorgenommen wurde, haben Sie keine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die aktualisierten Dokumente verwenden. Glücklicherweise macht Dokumentenautomatisierungssoftware wie HotDocs dies ganz einfach.
Wie kann HotDocs helfen?
Glücklicherweise können Banken und Finanzinstitute mit HotDocs Änderungen vornehmen und ihre Dokumente sofort aktualisieren, sodass die Bank die Konformität der Dokumente sicherstellen kann.
HotDocs wurde entwickelt, um die Effizienz zu steigern und das Risiko von Fehlern in Dokumenten zu minimieren. Dazu gehört auch, dass Dokumente korrekt sind und den neuesten gesetzlichen Vorschriften der Finanzaufsichtsbehörden entsprechen. Vor allem aber unterstützt HotDocs Banken in Sachen Compliance, indem es ihnen die nötige Flexibilität bietet, um auf Änderungen der Dokumenten-Compliance-Anforderungen zu reagieren.
HotDocs kann bei einer Reihe von Compliance-Vorschriften wie Know Your Customer (KYC) oder Sarbanes Oxley (SOX) helfen und ermöglicht es Banken, Dokumentvorlagen einfach zu aktualisieren. Aus diesem Grund wird HotDocs von mehreren globalen Banken und anderen multinationalen Organisationen verwendet, um Dokumente ohne Fehlerrisiko zu erstellen.
Interessiert? Wählen Sie Ihr Erlebnis: Testen Sie HotDocs noch heute kostenlos oder entscheiden Sie sich stattdessen für eine 1:1-Demo.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
