"Si vous pensez que la conformité coûte cher, essayez la non-conformité. - Paul McNulty, ancien procureur général adjoint des États-Unis
Un sujet qui revient régulièrement dans les conversations sur le secteur financier est la "conformité" et la façon dont nos clients utilisent HotDocs pour s'adapter à des réglementations de conformité en constante évolution. En effet, lorsqu'une modification est apportée à une réglementation en matière de conformité, une banque doit mettre à jour ses processus en conséquence, ce qui inclut la documentation. Cela implique de modifier les documents existants, de supprimer ou d'ajouter des clauses, de vérifier que les informations transmises dans le document sont faciles à assimiler et de s'assurer que l'ensemble du personnel a accès à la nouvelle documentation. Cela peut prendre énormément de temps si une banque ne dispose pas d'un système d'automatisation des documents tel que HotDocs.
La normalisation aide les organisations à rester conformes
Quelle est l'ampleur du problème de la conformité pour les banques et les autres organisations de services professionnels ?
Un récent rapport de Thomson Reuters contient des statistiques intéressantes qui révèlent à quel point les mises à jour de la conformité exercent une pression sur les banques. Le rapport montre que la banque moyenne dépense 40 millions de livres sterling pour la connaissance du client (KYC) et la diligence raisonnable à l'égard du client (CDD), une banque mondiale dépensant jusqu'à 300 millions de livres sterling. Le rapport montre également que l'augmentation des réglementations en matière de conformité ne coûte pas seulement aux banques sur le plan financier, mais qu'elle affecte également l'expérience des clients en allongeant les délais d'intégration de ces derniers. Par exemple, un client a en moyenne 8 interactions avec une banque au cours de l'intégration, et une banque mondiale a déclaré que le processus pouvait prendre jusqu'à 2 mois en raison des lois sur la conformité.
Depuis la crise de 2008, les mises à jour de la conformité sont plus fréquentes que jamais et avec des délais stricts pour assurer la conformité des documents financiers, les banques doivent s'assurer que leurs processus de documentation sont suffisamment flexibles pour leur donner le temps de s'adapter aux derniers changements.
S'assurer que la documentation est conforme et à jour est une chose, mais comment s'assurer que l'ensemble du personnel utilise la bonne documentation ? Au fil des ans, nous avons rencontré différents systèmes utilisés par les organisations pour s'assurer que le personnel accède aux informations et à la documentation les plus récentes. Une pratique courante consiste à stocker un document Word principal en tant que "modèle" sur un disque partagé et à informer le personnel de n'utiliser que ce modèle à l'avenir. Cela semble assez simple, n'est-ce pas ? Mais il ne faut pas longtemps pour que le personnel commence à enregistrer ce document sur son disque local et oublie quel est le document le plus à jour.
Ce processus est un cauchemar lorsqu'une modification de la conformité est apportée - comment s'assurer que vos processus de contrôle des documents sont respectés? Tout d'abord, vous n'avez aucun moyen de suivre la documentation, mais maintenant que ce changement a été effectué, vous n'avez aucun moyen de vous assurer que votre personnel utilise les documents mis à jour. Heureusement, les logiciels d'automatisation des documents comme HotDocs facilitent cette tâche.
Comment HotDocs peut-il vous aider ?
Heureusement, avec HotDocs, les banques et les organisations financières peuvent apporter des modifications et mettre à jour leurs documents instantanément, ce qui permet à la banque de s'assurer que les documents sont conformes.
HotDocs est conçu pour accroître l'efficacité et réduire le risque d'erreurs dans les documents. Il s'agit notamment de s'assurer que les documents sont exacts et conformes à la législation la plus récente des régulateurs financiers. Plus important encore, lorsqu'il s'agit de conformité, HotDocs donne aux banques la flexibilité dont elles ont besoin pour répondre aux mises à jour de la conformité des documents.
HotDocs peut contribuer à la mise en œuvre d'une série de réglementations de conformité, telles que la législation "Know Your Customer" (KYC) ou Sarbanes Oxley (SOX), et permet aux banques de mettre facilement à jour les modèles de documents. C'est pourquoi HotDocs est utilisé par de nombreuses banques mondiales et d'autres organisations multinationales pour produire des documents sans risque d'erreur.
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Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
