La privacidad de los datos y el consentimiento son ahora más importantes que nunca, incluso para los bufetes de abogados especializados en inmigración. Los bufetes han aprendido, algunos por las malas, que al recopilar información personal de los clientes, es fundamental obtener previamente su consentimiento informado y voluntario.
El consentimiento es sencillo y directo con documentos escritos, donde normalmente se da mediante una firma manuscrita. El consentimiento electrónico (también conocido como e-consent) funciona según el mismo principio y es igual de importante a la hora de confirmar quién es el firmante y que está de acuerdo con los términos.
Por supuesto, el concepto de consentimiento, tanto electrónico como manuscrito, es bien conocido desde el punto de vista jurídico, pero es posible que los bufetes de abogados no se den cuenta de lo importante que es también desde el punto de vista empresarial.
Así que vamos a repasar brevemente las leyes recientes sobre privacidad y protección de datos y, a continuación, analizaremos las dos razones por las que el consentimiento electrónico es importante para la ley de inmigración, no solo desde el punto de vista legal, sino también para el desarrollo empresarial de los bufetes de abogados especializados en inmigración.
Comprender el RGPD y la CCPA
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) han cambiado la forma en que las organizaciones de todo el mundo recopilan y utilizan los datos personales. El RGPD europeo es probablemente la legislación más completa en materia de privacidad de datos y afecta a las empresas estadounidenses, incluido su bufete de abogados. Independientemente de la ubicación de su empresa, debe preocuparse por el RGPD y la CCPA. ¿Necesita una introducción rápida sobre lo que cubren estas leyes? Estos son los aspectos básicos:
A grandes rasgos, según Forbes, el RGPD es «un marco legal que exige a las empresas proteger los datos personales y la privacidad de los ciudadanos de la Unión Europea (UE) en las transacciones que se realizan dentro de los Estados miembros de la UE. Abarca a todas las empresas que manejan datos de ciudadanos de la UE, en concreto bancos, compañías de seguros y otras entidades financieras». En otras palabras, se trata de un conjunto de normas y reglamentos que restringen el uso de la información personal de los usuarios que muchas de las empresas más grandes de la actualidad recopilan, almacenan y, en ocasiones, venden como parte de su actividad comercial.
Según TechCrunch, «la CCPA es una ley estatal que exige, entre otras cosas, que las empresas notifiquen a los usuarios su intención de monetizar sus datos y les proporcionen un medio sencillo para excluirse de dicha monetización». La CCPA entró en vigor en California el 1 de enero de 2020.
¿Qué tiene que ver todo esto con su práctica de inmigración?
En el proceso de inmigración es necesario recopilar información personal. El nombre, la fecha de nacimiento, la dirección y la información sobre los familiares del solicitante de visado son solo el principio. Es posible que también sea necesario recopilar datos financieros e historial médico. En la era del RGPD y la CCPA, es importante que los bufetes de abogados especializados en inmigración recopilen toda esta información personal de forma segura.
Negarse a implementar medidas de protección de la privacidad puede exponer a su organización al riesgo de multas y sanciones. Sin embargo, el cumplimiento de las leyes y normativas vigentes no debería ser su única motivación para utilizar el consentimiento electrónico con el fin de proteger sus datos y los de sus clientes.
En concreto, hay dos razones importantes relacionadas con el negocio para dar prioridad al consentimiento electrónico: es la mejor práctica para su bufete de abogados y cada vez es más habitual en las solicitudes de propuestas (RFP).
El consentimiento electrónico es clave para los bufetes de abogados especializados en inmigración por estas dos razones
Muchas empresas han aprendido la importancia de proteger la privacidad de los clientes a través de fallos de privacidad muy publicitados. ¡Evite unirse a sus filas! Deben existir medidas de protección de la privacidad para la recopilación, el almacenamiento, el procesamiento, el acceso, la transmisión, el intercambio y la eliminación de los datos. Sí, sé que esta lista es larga, pero al dar prioridad a la privacidad, está protegiendo a sus clientes y a su negocio.
Para los bufetes de abogados especializados en inmigración, una de las formas de dar prioridad a la privacidad es proporcionar el consentimiento electrónico a los clientes que recopilan información personal de ciudadanos extranjeros. Y aquí haydos razones principalesporlas queel consentimiento electrónico es ideal para su bufete: es una buena práctica recomendada para protegerle a usted y a su bufete, y también es una potente herramienta de desarrollo empresarial, especialmente cuando se trata de solicitudes de propuestas.
1 • El consentimiento electrónico es una buena práctica empresarial.
Algunas empresas cometen el error de dar por sentado que sus políticas de ética empresarial o su código ético establecidos son suficientes. Las políticas éticas suelen garantizar que la información confidencial se maneje de manera responsable, pero se debe hacer más para proteger realmente los datos personales.
En lo que respecta al sector de la inmigración, los clientes de los bufetes de abogados exigen cada vez más que se proteja de forma proactiva su privacidad. Por eso, el consentimiento electrónico y otras medidas de privacidad no deben considerarse solo como un requisito legal, sino como una práctica habitual en todas nuestras operaciones.
Al cumplir con los requisitos de privacidad de datos del RGPD y la CCPA, garantizamos que tanto sus clientes empresariales como los ciudadanos extranjeros que contratan y apoyan se sientan seguros y sin preocupaciones. Este nivel superior de protección de datos también es una excelente estrategia de marketing para su bufete, ya que los clientes potenciales eligen los bufetes de abogados no solo por su capacidad para presentar casos, sino también por la experiencia y el apoyo que ofrecen a sus clientes, incluida una sólida privacidad de datos.
2 • El consentimiento electrónico puede ser un factor decisivo en lo que respecta a las solicitudes de propuestas.
Un informe de Forbes Insights reveló que el 46 % de las organizaciones sufrieron daños en su reputación como consecuencia de una violación de la privacidad. Y un informe de Pew reveló que para el 90 % de los estadounidenses era importante controlar los tipos específicos de información que se recopilaban sobre ellos.
Casi el 75 % de los hogares con conexión a Internet en EE. UU. mostraban una gran preocupación por la privacidad en línea y, según un estudio australiano sobre el impacto de las violaciones de datos en la reputación, el 65 % de las personas cuyos datos personales habían sido violados perdieron la confianza en la organización a la que habían confiado la protección de dichos datos.
¿Ya te has convencido?
Por eso, los clientes corporativos están empezando a exigir más tecnología y protección de datos a sus bufetes de abogados especializados en inmigración, especialmente durante las solicitudes de propuestas, cuando buscan cambiar de bufete o quizá añadir un proveedor externo de servicios de inmigración durante un periodo de crecimiento. ¿No cuenta con buenas prácticas de privacidad? Entonces no estarán interesados en hacer negocios con usted.
Por eso, los bufetes de abogados que implementan medidas de protección de la privacidad, como el consentimiento electrónico, fortalecerán y harán crecer su negocio, ya que se convertirán en los preferidos frente a sus competidores que no ofrecen tales medidas de protección de la privacidad.
¿Sabías que INSZoom tiene un módulo de consentimiento electrónico?
El módulo E-Consent de INSZoom se puede utilizar para protegerse a sí mismo y a su organización. Garantiza la exactitud y validez de la información que proporcionan sus clientes, les ofrece la posibilidad de dar su consentimiento previo a sus condiciones de servicio y le permite personalizar el mensaje de consentimiento electrónico según las necesidades de su organización. El consentimiento electrónico en INSZoom es una forma personalizable para que las organizaciones gestionen y realicen un seguimiento del consentimiento, ya sea en relación con los términos de servicio, los términos de uso o una declaración de veracidad.
He aquí un ejemplo de cómo funciona.Si su bufete de abogados desea enviar un cuestionario a un ciudadano extranjero para recopilar información personal o documentación, puede hacer aparecer una ventana emergente de consentimiento electrónico en la que se le pida al ciudadano extranjero que acepte o rechace un mensaje personalizado. Puede enviarlo por correo electrónico o directamente a través del portal para ciudadanos extranjeros de INSZoom.
En última instancia, si un empleador necesita obtener y realizar un seguimiento del consentimiento de ciudadanos extranjeros, o si necesita obtener una declaración oficial de sus usuarios de que la información que proporcionan es precisa, el consentimiento electrónico en INSZoom es la respuesta.
¿Desea obtener más información sobre el módulo de consentimiento electrónico de INSZoom o recibir información de nuestro equipo si está tramitando una solicitud de propuesta y el consentimiento electrónico forma parte del contrato? ¡Póngase en contacto con un representante de Mitratech para obtener más información!
