La confidentialité des données et le consentement sont plus importants que jamais, y compris pour les cabinets d'avocats spécialisés dans l'immigration. Les cabinets ont appris - parfois à leurs dépens - que lorsqu'ils collectent des informations personnelles auprès de leurs clients, il est essentiel d'obtenir au préalable un consentement éclairé et volontaire.
Le consentement est simple et direct dans les documents écrits, où il se manifeste généralement par une signature manuscrite. Le consentement électronique fonctionne sur le même principe et est tout aussi important pour confirmer l'identité du signataire et son acceptation des termes du contrat.
Bien sûr, le concept de consentement - électronique ou manuscrit - est bien connu d'un point de vue juridique, mais les cabinets d'avocats ne réalisent peut-être pas à quel point il est important d'un point de vue commercial.
Nous allons donc faire un petit rappel sur les lois récentes en matière de protection et de confidentialité des données, puis examiner les deux raisons pour lesquelles le consentement électronique est important pour le droit de l'immigration - non seulement d'un point de vue juridique, mais aussi pour le développement commercial des cabinets d'avocats spécialisés dans le droit de l'immigration.
Comprendre le GDPR et le CCPA
Le règlement général sur la protection des données(RGPD) ainsi que le California Consumer Privacy Act(CCPA) ont changé la façon dont les organisations du monde entier collectent et utilisent les données personnelles. Le GDPR européen est probablement la législation la plus complète en matière de confidentialité des données, et il affecte les entreprises américaines, y compris votre cabinet d'avocats. Quel que soit le lieu d'implantation de votre entreprise, vous devez vous préoccuper du GDPR et du CCPA. Vous avez besoin d'un bref aperçu de ce que ces lois couvrent ? Voici l'essentiel :
Selon Forbes, le GDPR est "un cadre juridique qui exige des entreprises qu'elles protègent les données personnelles et la vie privée des citoyens de l'Union européenne (UE) pour les transactions qui ont lieu dans les États membres de l'UE. Il s'applique à toutes les entreprises qui traitent les données des citoyens de l'UE, en particulier les banques, les compagnies d'assurance et les autres sociétés financières". En d'autres termes, il s'agit d'un ensemble de règles et de réglementations limitant l'utilisation des informations personnelles des utilisateurs que bon nombre des plus grandes entreprises actuelles collectent, stockent et parfois vendent dans le cadre de leurs activités.
Selon TechCrunch, "la CCPA est une loi au niveau de l'État qui exige, entre autres, que les entreprises informent les utilisateurs de leur intention de monétiser leurs données et leur donnent un moyen direct de refuser cette monétisation." La CCPA est devenue une loi californienne le 1er janvier 2020.
Qu'est-ce que tout cela a à voir avec votre pratique de l'immigration ?
La collecte d'informations personnelles est nécessaire dans le cadre de la procédure d'immigration. Le nom, la date de naissance, l'adresse du domicile et les informations sur les membres de la famille d'un candidat au visa ne sont qu'un début. Il peut également s'avérer nécessaire de collecter des données financières et des antécédents médicaux. À l'ère du GDPR et du CCPA, il est important que les cabinets d'avocats spécialisés dans l'immigration collectent toutes ces informations personnelles de manière sûre et sécurisée.
En refusant de mettre en œuvre des mesures de protection de la vie privée, votre organisation s'expose à des amendes et à des sanctions. Mais le respect des lois et règlements en vigueur ne doit pas être votre seule motivation pour utiliser le consentement électronique afin de vous protéger et de protéger les données de vos clients.
Plus précisément, il y a deux raisons commerciales importantes de donner la priorité au consentement électronique : il s'agit d'une meilleure pratique pour votre cabinet juridique et il est de plus en plus courant dans les demandes de propositions (RFP).
Le consentement électronique est essentiel pour les cabinets d'avocats spécialisés dans l'immigration, et ce pour les deux raisons suivantes
De nombreuses entreprises ont appris l'importance de la protection de la vie privée de leurs clients à la suite d'échecs très médiatisés. Évitez de rejoindre leurs rangs ! Des mesures de protection de la vie privée doivent être mises en place pour la collecte, le stockage, le traitement, l'accès, la transmission, le partage et l'élimination des données. Oui, je sais que la liste est longue, mais en donnant la priorité à la protection de la vie privée, vous protégez vos clients et votre entreprise.
Pour les cabinets d'avocats spécialisés dans l'immigration, l'une des façons de donner la priorité à la protection de la vie privée est de fournir un consentement électronique aux clients qui collectent des informations personnelles sur les ressortissants étrangers. Voici deux raisons majeures pour lesquelles le consentement électronique est une bonne chose pour votre cabinet : il s'agit d'une bonne pratique pour vous protéger, vous et votre cabinet, et c'est également un puissant outil de développement commercial, en particulier lorsqu'il s'agit d'appels d'offres.
1 - Le consentement électronique est une bonne pratique commerciale
Certaines entreprises commettent l'erreur de penser que leurs politiques d'éthique des affaires ou leur code de déontologie sont suffisants. Les politiques d'éthique garantissent généralement que les informations confidentielles seront traitées de manière responsable, mais il faut aller plus loin pour protéger réellement les données personnelles.
En ce qui concerne le secteur de l'immigration, les clients des cabinets juridiques exigent de plus en plus que leur vie privée soit protégée de manière proactive. C'est pourquoi le consentement électronique et les autres mesures de protection de la vie privée doivent être considérés non seulement comme une obligation légale, mais aussi comme une pratique courante dans toutes nos activités.
En adhérant aux exigences du GDPR et du CCPA en matière de confidentialité des données, nous veillons à ce que vos clients employeurs et les ressortissants étrangers qu'ils embauchent et soutiennent se sentent en sécurité et sans inquiétude. Cette protection des données de niveau supérieur constitue également un excellent marketing pour votre cabinet, car les clients potentiels choisissent les cabinets d'avocats non seulement en fonction de leur capacité à déposer des affaires, mais aussi en fonction de l'expérience et de l'assistance qu'ils offrent à leurs clients, y compris une solide protection des données.
2 - Le consentement électronique peut être un obstacle aux appels d'offres
Un rapport de Forbes Insights a révélé que 46 % des organisations ont subi une atteinte à leur réputation à la suite d'une violation de la vie privée. Et un rapport de Pew a montré que 90 % des Américains trouvaient important de contrôler les types spécifiques d'informations collectées à leur sujet.
Près de 75 % des ménages américains utilisant l'internet sont très préoccupés par la protection de la vie privée en ligne et, selon une étude australienne sur l'impact des violations de données sur la réputation, 65 % des personnes dont les données personnelles ont été violées ont perdu confiance dans l'organisation à laquelle elles avaient confié la protection de ces données.
Vous êtes convaincu ?
C'est pourquoi les entreprises clientes commencent à exiger davantage de technologie et de protection des données de la part de leurs cabinets d'avocats spécialisés dans l'immigration, en particulier lors d'un appel d'offres, lorsqu'elles cherchent à changer de cabinet ou peut-être à ajouter un prestataire externe de services d'immigration pendant une période de croissance. Vous n'avez pas de bonnes pratiques en matière de protection de la vie privée ? Les entreprises ne sont pas intéressées à faire des affaires avec vous.
C'est pourquoi les cabinets d'avocats qui mettent en œuvre des mesures de protection de la vie privée - telles que le consentement électronique - renforceront et développeront leurs activités en étant préférés à leurs concurrents qui n'offrent pas de telles mesures de protection de la vie privée.
Saviez-vous que INSZoom dispose d'un module de consentement électronique ?
Le module de consentement électronique d'INSZoom peut être utilisé pour vous protéger et protéger votre organisation. Il garantit l'exactitude et la validité des informations fournies par vos clients, leur donne la possibilité de donner leur consentement préalable à vos conditions de service et vous permet de personnaliser le message de consentement électronique en fonction des besoins de votre organisation. Le consentement électronique dans INSZoom est un moyen personnalisable pour les organisations de gérer et de suivre le consentement, qu'il s'agisse de conditions de service, de conditions d'utilisation ou d'une déclaration de véracité.
Voici un exemple de fonctionnement. Si votre cabinet juridique souhaite envoyer un questionnaire à un ressortissant étranger pour recueillir des informations ou des documents personnels, vous pouvez faire apparaître une fenêtre de consentement électronique qui demande au ressortissant étranger d'accepter ou de refuser un message personnalisé. Vous pouvez envoyer ce message par courrier électronique ou directement dans le portail INSZoom pour les ressortissants étrangers.
En fin de compte, si un employeur a besoin d'obtenir et de suivre le consentement d'un ressortissant étranger, ou s'il a besoin d'obtenir une déclaration officielle de la part de ses utilisateurs que certaines informations qu'ils fournissent sont exactes, le consentement électronique dans INSZoom est la solution.
Vous voulez en savoir plus sur le module de consentement électronique d'INSZoom ou obtenir de l'information de notre équipe si vous faites un appel d'offres et que le consentement électronique fait partie de l'engagement ? Contactez un représentant Mitratech pour en savoir plus !
