Datenschutz und Einwilligung sind heute wichtiger denn je, auch für Anwaltskanzleien im Bereich Einwanderung. Die Kanzleien haben - zum Teil auf die harte Tour - gelernt, dass es bei der Erhebung personenbezogener Daten von Kunden unerlässlich ist, vorher eine informierte und freiwillige Zustimmung einzuholen.
Die Zustimmung ist bei schriftlichen Dokumenten einfach und unkompliziert, da sie in der Regel durch eine handschriftliche Unterschrift erfolgt. Die elektronische Zustimmung (auch bekannt als e-Zustimmung) funktioniert nach demselben Prinzip und ist ebenso wichtig, um zu bestätigen, wer der Unterzeichner ist und dass er den Bedingungen zustimmt.
Natürlich ist das Konzept der Zustimmung - sowohl elektronisch als auch handschriftlich - aus rechtlicher Sicht bekannt, aber Anwaltskanzleien sind sich vielleicht nicht bewusst, wie wichtig es auch aus geschäftlicher Sicht ist.
Lassen Sie uns also eine kleine Auffrischung über die jüngsten Datenschutzgesetze vornehmen und dann die beiden Gründe erläutern, warum die elektronische Zustimmung für das Einwanderungsrecht wichtig ist - nicht nur aus rechtlicher Sicht, sondern auch für die Geschäftsentwicklung von Einwanderungsfirmen.
Verstehen von GDPR und CCPA
Die General Data Protection Regulation(GDPR) und der California Consumer Privacy Act(CCPA) haben die Art und Weise verändert, wie Unternehmen auf der ganzen Welt personenbezogene Daten erfassen und nutzen. Die europäische GDPR ist wahrscheinlich die umfassendste Gesetzgebung zum Datenschutz, und sie betrifft auch amerikanische Unternehmen, einschließlich Ihrer Anwaltskanzlei. Unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen ansässig ist, müssen Sie sich mit der GDPR und dem CCPA befassen. Benötigen Sie eine kurze Einführung in den Geltungsbereich dieser Gesetze? Hier sind die Grundlagen:
Laut Forbes ist die DSGVO "ein rechtlicher Rahmen, der von Unternehmen verlangt, die personenbezogenen Daten und die Privatsphäre von Bürgern der Europäischen Union (EU) bei Transaktionen innerhalb der EU-Mitgliedstaaten zu schützen. Sie gilt für alle Unternehmen, die mit den Daten von EU-Bürgern umgehen, insbesondere für Banken, Versicherungen und andere Finanzunternehmen." Mit anderen Worten, es handelt sich um eine Reihe von Regeln und Vorschriften, die die Verwendung von persönlichen Nutzerdaten einschränken, die viele der größten Unternehmen von heute im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit sammeln, speichern und manchmal verkaufen.
Laut TechCrunch ist "CCPA ein Gesetz auf Bundesstaatsebene, das unter anderem vorschreibt, dass Unternehmen die Nutzer über die Absicht, ihre Daten zu monetarisieren, informieren und ihnen ein einfaches Mittel an die Hand geben, um sich gegen diese Monetarisierung zu entscheiden." CCPA wurde am 1. Januar 2020 in Kalifornien Gesetz.
Was hat das alles mit Ihrer Einwanderungspraxis zu tun?
Für das Einwanderungsverfahren ist die Erfassung persönlicher Daten erforderlich. Name, Geburtsdatum, Wohnanschrift und Informationen über Familienangehörige sind nur ein Anfang. Möglicherweise müssen Sie auch Finanzdaten und Gesundheitsdaten erfassen. Im Zeitalter von GDPR und CCPA ist es wichtig, dass Anwaltskanzleien für Einwanderungsfragen all diese personenbezogenen Daten auf sichere Weise erfassen.
Die Verweigerung des Datenschutzes kann Ihr Unternehmen dem Risiko von Geldbußen und Strafen aussetzen. Die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften sollte jedoch nicht Ihr einziger Beweggrund für die Nutzung der elektronischen Zustimmung zum Schutz Ihrer eigenen Daten und der Daten Ihrer Kunden sein.
Insbesondere gibt es zwei wichtige geschäftsbezogene Gründe, der elektronischen Zustimmung Vorrang einzuräumen: Es handelt sich um eine bewährte Praxis für Ihre Anwaltskanzlei, und sie wird immer häufiger in Ausschreibungen verwendet.
Die elektronische Zustimmung ist für Anwaltskanzleien im Bereich der Einwanderung aus den folgenden beiden Gründen von entscheidender Bedeutung
Viele Unternehmen haben durch öffentlichkeitswirksame Datenschutzpannen gelernt, wie wichtig der Schutz der Privatsphäre ihrer Kunden ist. Vermeiden Sie es, sich in deren Reihen einzureihen! Der Datenschutz muss bei der Erhebung, Speicherung, Verarbeitung, dem Zugriff, der Übermittlung, der gemeinsamen Nutzung und der Entsorgung von Daten gewährleistet sein. Ja, ich weiß, diese Liste ist lang, aber wenn Sie dem Datenschutz Priorität einräumen, schützen Sie Ihre Kunden und Ihr Unternehmen.
Für Anwaltskanzleien im Bereich Einwanderung besteht eine der Möglichkeiten, dem Datenschutz Priorität einzuräumen, darin, Kunden, die personenbezogene Daten ausländischer Staatsangehöriger sammeln, eine elektronische Einwilligung zu erteilen. Und es gibt zwei wichtige Gründe, warum die elektronische Einwilligung für Ihre Kanzlei von Vorteil ist: Sie ist eine gute Best Practice, um Sie und Ihre Kanzlei zu schützen, und sie ist auch ein leistungsfähiges Instrument zur Geschäftsentwicklung, insbesondere bei Ausschreibungen.
1 - Die elektronische Zustimmung ist eine gute Geschäftspraxis
Manche Unternehmen machen den Fehler, dass sie annehmen, dass ihre bestehenden Ethikrichtlinien oder ein Ethikkodex ausreichen. Ethikrichtlinien stellen in der Regel sicher, dass mit vertraulichen Informationen verantwortungsvoll umgegangen wird, aber es muss mehr getan werden, um persönliche Daten tatsächlich zu schützen.
Was die Einwanderungsbranche betrifft, so fordern die Kunden von Anwaltskanzleien zunehmend, dass ihre Privatsphäre proaktiv geschützt wird. Deshalb sollten die elektronische Einwilligung und andere Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre nicht nur als etwas betrachtet werden, das gesetzlich vorgeschrieben ist, sondern als Standardverfahren für alle unsere Tätigkeiten.
Durch die Einhaltung der GDPR- und CCPA-Datenschutzanforderungen sorgen wir dafür, dass sich sowohl Ihre Arbeitgeberkunden als auch die von ihnen eingestellten und unterstützten ausländischen Staatsangehörigen sicher und sorgenfrei fühlen. Dieser Datenschutz der nächsten Stufe ist auch ein hervorragendes Marketing für Ihre Kanzlei, denn potenzielle Mandanten wählen Anwaltskanzleien nicht nur nach der Fähigkeit aus, Fälle einzureichen, sondern auch nach dem breiteren Kundenerlebnis und der Unterstützung, einschließlich eines robusten Datenschutzes.
2 - Die elektronische Zustimmung kann bei Ausschreibungen ein Knackpunkt sein
Einem Bericht von Forbes Insights zufolge haben 46 % der Unternehmen infolge einer Verletzung des Datenschutzes einen Imageschaden erlitten. Und ein Pew-Bericht ergab, dass es für 90 % der Amerikaner wichtig ist, die Kontrolle über die spezifischen Arten von Informationen zu haben, die über sie gesammelt werden.
Fast 75 % der US-amerikanischen Haushalte, die das Internet nutzen, hatten erhebliche Bedenken hinsichtlich des Online-Datenschutzes, und laut einer australischen Studie über die Auswirkungen von Datenschutzverletzungen auf den Ruf verloren 65 % der Personen, deren persönliche Daten verletzt wurden, das Vertrauen in das Unternehmen, das sie mit dem Schutz dieser Daten betraut hatten.
Sind Sie schon überzeugt?
Aus diesem Grund beginnen Firmenkunden, von ihren Anwaltskanzleien für Einwanderungsrecht mehr Technologie und Datenschutz zu verlangen, insbesondere bei einer Ausschreibung, wenn sie die Kanzlei wechseln oder in einer Wachstumsphase vielleicht einen externen Einwanderungsdienstleister hinzuziehen möchten. Sie haben keine guten Datenschutzpraktiken? Dann sind sie nicht daran interessiert, mit Ihnen Geschäfte zu machen.
Aus diesem Grund werden Anwaltskanzleien, die Datenschutzmaßnahmen - wie z. B. die elektronische Einwilligung - einführen, ihr Geschäft stärken und ausbauen, da sie gegenüber ihren Konkurrenten, die keine derartigen Datenschutzmaßnahmen anbieten, bevorzugt werden.
Wussten Sie, dass INSZoom über ein Modul für die elektronische Zustimmung verfügt?
Mit dem E-Consent-Modul von INSZoom können Sie sich und Ihr Unternehmen schützen. Es stellt die Richtigkeit und Gültigkeit der von Ihren Kunden bereitgestellten Informationen sicher, gibt Ihren Kunden die Möglichkeit, eine Vorabzustimmung zu Ihren Nutzungsbedingungen zu erteilen, und ermöglicht es Ihnen, die e-Consent-Nachricht an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Die elektronische Zustimmung in INSZoom ist eine anpassbare Möglichkeit für Unternehmen, die Zustimmung zu verwalten und zu verfolgen, unabhängig davon, ob es sich um Nutzungsbedingungen, Nutzungsbedingungen oder eine Erklärung zur Wahrhaftigkeit handelt.
Hier ein Beispiel dafür, wie es funktioniert. Wenn Ihre Anwaltskanzlei einen Fragebogen an einen ausländischen Staatsangehörigen senden möchte, um persönliche Informationen oder Unterlagen zu sammeln, können Sie ein E-Zustimmungs-Popup einblenden lassen, das den ausländischen Staatsangehörigen auffordert, eine individuelle Nachricht anzunehmen oder abzulehnen. Sie können diese Nachricht entweder per E-Mail oder direkt im INSZoom-Ausländerportal versenden.
Wenn ein Arbeitgeber die Zustimmung ausländischer Staatsangehöriger einholen und nachverfolgen muss oder wenn er eine offizielle Erklärung von seinen Nutzern benötigt, dass bestimmte Informationen, die sie bereitstellen, korrekt sind, ist die elektronische Zustimmung in INSZoom die Lösung.
Möchten Sie mehr über das INSZoom-Modul für elektronische Zustimmungen erfahren oder Informationen von unserem Team erhalten, wenn Sie eine Ausschreibung durchführen und elektronische Zustimmungen Teil des Auftrags sind? Setzen Sie sich mit einem Mitratech-Mitarbeiter in Verbindung, um mehr zu erfahren!
