Los datos están en todas partes: correos electrónicos, aplicaciones de chat, almacenamiento en la nube, plataformas de colaboración e incluso videoconferencias. Para los equipos jurídicos, esto supone tanto una oportunidad como un riesgo. Cuando surgen litigios o investigaciones reglamentarias, todos estos datos pueden servir como información almacenada electrónicamente (ESI) que los equipos jurídicos deben identificar, conservar, recopilar y revisar.
Este proceso se conoce como eDiscovery (descubrimiento electrónico). Es la columna vertebral del trabajo moderno en materia de litigios y cumplimiento normativo, ya que garantiza que las pruebas pertinentes estén disponibles, sean defendibles y admisibles.
¿Qué es el eDiscovery?
En esencia, el eDiscovery es el proceso de identificar, preservar, recopilar, revisar y presentar ESI en respuesta a cuestiones legales o normativas.
El proceso se describe a menudo mediante el Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM), que incluye:
- Identificación: determinación de los custodios y las fuentes de datos pertinentes.
- Preservación: protección de los datos contra su eliminación o alteración.
- Recopilación: recopilación de ESI de múltiples fuentes
- Procesamiento: filtrado, deduplicación y organización de datos.
- Revisión: evaluación de documentos en función de su relevancia, privilegio o confidencialidad.
- Producción: entrega de los datos requeridos en los formatos adecuados.
- Presentación: uso de datos en los tribunales o almacenamiento de los mismos para fines de cumplimiento normativo.
Cada etapa de este proceso depende de la defendibilidad: la capacidad de demostrar que alguien ha manejado los datos de forma correcta y coherente.
Pero antes de que se abra cualquier plataforma de revisión o se acerque una fecha límite de producción, hay un primer paso importante: la retención legal.
La relación entre el descubrimiento electrónico y las retenciones legales
Entonces, ¿dónde encajan las retenciones legales?
Las retenciones legales son la puerta de entrada al eDiscovery. Cuando una organización prevé un litigio o una investigación, debe emitir una retención legal. Esta retención es esencialmente una orden de congelación para los sistemas, las fuentes de datos y los custodios (empleados o terceros que puedan tener datos importantes) con el fin de que dejen de eliminar cualquier cosa relacionada con el caso y suspendan la limpieza normal de datos hasta que se resuelva el asunto.
Piénsalo así:
- La retención legal consiste en guardar las pruebas en una caja con la indicación «no tocar».
- El eDiscovery consiste en abrir esa caja más tarde, revisar su contenido y decidir qué debe llevarse a los tribunales.
Sin una retención legal, todo el proceso de eDiscovery está en riesgo. Si alguien borra datos importantes durante las operaciones comerciales habituales o los programas de retención, los tribunales pueden imponer sanciones. También podrían cuestionar la fiabilidad del caso de la organización.
Por lo tanto, en muchos sentidos, la solidez del proceso de eDiscovery de una organización puede medirse por la eficacia de sus prácticas de retención legal. Una buena retención legal garantizará:
- Conservación de pruebas: prevención de la eliminación, sobrescritura o alteración.
- Claridad en la custodia: asegurarse de que quienes poseen datos relevantes conozcan sus obligaciones.
- Auditabilidad: crear un registro que demuestre que la organización actuó con rapidez y de manera adecuada.
- Reducción de riesgos: evitar reclamaciones por expoliación y sanciones costosas.
Retos comunes y tendencias que dan forma al descubrimiento electrónico y la retención legal
A medida que los entornos de datos se vuelven más complejos y aumentan las expectativas legales, las organizaciones se enfrentan a una presión cada vez mayor para que sus procesos de retención legal sean defendibles, escalables y eficientes. Tanto los retos de larga data como las tendencias emergentes ilustran por qué las mejores prácticas y la tecnología moderna son ahora esenciales.
Retos comunes a los que se enfrentan los equipos jurídicos
Los equipos jurídicos y de cumplimiento normativo se enfrentan con frecuencia a los mismos obstáculos, entre los que se incluyen:
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Volumen de custodios
Las grandes organizaciones pueden necesitar notificar a cientos o miles de empleados.
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Expansión de datos
La información reside en correos electrónicos, plataformas de mensajería, almacenamiento en la nube y dispositivos móviles.
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Normativa global
Las leyes de privacidad (por ejemplo, el RGPD o la CCPA) complican la conservación transfronteriza; las organizaciones deben conservar los datos para litigios, pero sin retenerlos en exceso de forma que se infrinjan las normas de privacidad.
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Prueba de cumplimiento
Los tribunales pueden exigir informes detallados para demostrar que se emitieron y se acusó recibo de las retenciones.
Estos retos recurrentes subrayan la importancia de adoptar el enfoque adecuado. Sin flujos de trabajo estandarizados y tecnología fiable, incluso los equipos más diligentes corren el riesgo de incurrir en incumplimientos o exposiciones innecesarias.
Tendencias emergentes que están remodelando el panorama
Al mismo tiempo, el panorama está cambiando de tal manera que los enfoques tradicionales se vuelven insostenibles:
- Nuevos tipos de datos: además del correo electrónico, las retenciones ahora deben abarcar el chat, las plataformas de colaboración y la mensajería efímera.
- Automatización e inteligencia artificial: las herramientas avanzadas están ayudando a los equipos a emitir, rastrear y gestionar las retenciones de manera más eficiente.
- Desafíos transfronterizos: a medida que las empresas se expanden a nivel mundial, la conservación debe ajustarse a las leyes de privacidad de datos.
- Presiones sobre los recursos: se espera que los equipos de operaciones jurídicas hagan más con menos recursos, lo que hace que la automatización sea fundamental.
En conjunto, estos retos y tendencias apuntan a una realidad evidente: las retenciones legales defendibles y bien gestionadas ya no son opcionales. Requieren una combinación cuidadosa de mejores prácticas y herramientas modernas para garantizar el cumplimiento, reducir el riesgo y capacitar a los equipos jurídicos para que trabajen de forma más eficiente.
Mejores prácticas para integrar las retenciones legales en el descubrimiento electrónico
Cuando se siguen estas prácticas, las retenciones legales sirven como base fiable para el resto del ciclo de vida del eDiscovery:
- Actúe rápidamente cuando surja un desencadenante: los litigios o las solicitudes reglamentarias deben dar lugar a una conservación inmediata.
- Emita avisos de retención claros y coherentes: redacte los avisos en un lenguaje sencillo que los custodios puedan entender.
- Seguimiento de acuses de recibo: Mantenga registros de quién ha recibido, leído y confirmado la reserva.
- Enviar recordatorios y actualizaciones: Mantener a los custodios comprometidos hasta que la retención se libere formalmente.
- Documenta todo: los registros de auditoría demuestran la defendibilidad y protegen contra impugnaciones en los tribunales.
- Liberar las retenciones con prontitud: la conservación excesiva genera costes de almacenamiento innecesarios y riesgos.
Creación de una base sólida para el descubrimiento electrónico
El eDiscovery es más que la simple gestión de documentos: se trata de generar confianza en la integridad de las pruebas digitales. Y en el centro de esa integridad se encuentra la retención legal.
Al considerar las retenciones legales como una parte fundamental del eDiscovery, las organizaciones pueden reducir el riesgo, mejorar las operaciones y garantizar el cumplimiento normativo.
Para los equipos que buscan reforzar esta base, la solución Mitratech Legal Hold proporciona las herramientas necesarias para automatizar, supervisar y gestionar de forma defendible todo el proceso, lo que ayuda a las organizaciones a proteger los datos, preservar la credibilidad y cumplir con sus obligaciones de eDiscovery con confianza.
