eDiscovery 101: Schutz von Daten durch Aufbewahrungspflichten

Daten sind überall: E-Mails, Chat-Apps, Cloud-Speicher, Kollaborationsplattformen und sogar Videokonferenzen. Für Rechtsabteilungen birgt dies sowohl Chancen als auch Risiken. Bei Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Anfragen können all diese Daten als elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) dienen, die Rechtsabteilungen identifizieren, aufbewahren, sammeln und überprüfen müssen.

Dieser Prozess wird als eDiscovery (elektronische Beweisaufnahme) bezeichnet. Er ist das Rückgrat moderner Rechtsstreitigkeiten und Compliance-Arbeit und stellt sicher, dass relevante Beweise verfügbar, vertretbar und zulässig sind.

Was ist eDiscovery?

Im Kern ist eDiscovery der Prozess der Identifizierung, Aufbewahrung, Sammlung, Überprüfung und Vorlage von ESI als Reaktion auf rechtliche oder regulatorische Angelegenheiten.

Der Prozess wird häufig anhand des Electronic Discovery Reference Model (EDRM) beschrieben, das Folgendes umfasst:

1. Identifizierung – Ermittlung relevanter Verwahrer und Datenquellen
2. Aufbewahrung – Schutz von Daten vor Löschung oder Veränderung
3. Erfassung – Sammeln von ESI aus mehreren Quellen
4. Verarbeitung – Filtern, Deduplizieren und Organisieren von Daten
5. Überprüfung – Bewertung von Dokumenten hinsichtlich Relevanz, Vertraulichkeit oder Geheimhaltung
6. Produktion – Bereitstellung der erforderlichen Daten in geeigneten Formaten
7. Präsentation – Verwendung von Daten vor Gericht oder Speicherung zu Compliance-Zwecken.

Jede Phase dieses Prozesses hängt von der Verteidigungsfähigkeit ab: der Fähigkeit, nachzuweisen, dass jemand Daten korrekt und konsistent behandelt hat.

Bevor jedoch eine Überprüfungsplattform eröffnet wird oder eine Produktionsfrist abläuft, gibt es einen wichtigen ersten Schritt: die Aufbewahrungspflicht.

Der Zusammenhang zwischen eDiscovery und Aufbewahrungspflichten

Wo kommen nun die Aufbewahrungspflichten ins Spiel?

Legal Holds sind das Tor zum eDiscovery. Wenn ein Unternehmen mit einem Rechtsstreit oder einer Untersuchung rechnet, muss es einen Legal Hold erlassen. Dieser Hold ist im Wesentlichen eine Sperrverfügung für Systeme, Datenquellen und Verwahrer – Mitarbeiter oder Dritte, die möglicherweise über wichtige Daten verfügen –, um das Löschen von allem, was mit dem Fall zu tun hat, zu unterbinden und die normale Datenbereinigung auszusetzen, bis die Angelegenheit geklärt ist.

Stellen Sie sich das so vor:

• Die Aufbewahrungspflicht bedeutet, dass die Beweismittel in einer „Nicht anfassen“-Box aufbewahrt werden.
• eDiscovery öffnet diese Kiste später, sortiert den Inhalt und entscheidet, was vor Gericht gebracht werden muss.

Ohne eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist der gesamte eDiscovery-Prozess gefährdet. Wenn jemand während des regulären Geschäftsbetriebs oder der Aufbewahrungsfristen wichtige Daten löscht, können Gerichte Strafen verhängen. Sie könnten auch die Vertrauenswürdigkeit des Unternehmens in Frage stellen.

In vielerlei Hinsicht lässt sich die Stärke des eDiscovery-Prozesses einer Organisation also an der Wirksamkeit ihrer Legal-Hold-Praktiken messen. Ein guter Legal Hold gewährleistet:

• Bewahrung von Beweismitteln – Verhindern von Löschung, Überschreiben oder Veränderung
• Klarheit für Verwahrer – Sicherstellen, dass diejenigen, die relevante Daten besitzen, ihre Verpflichtungen kennen
• Überprüfbarkeit – Erstellung eines Nachweises, dass die Organisation umgehend und angemessen gehandelt hat
• Risikominderung – Vermeidung von Entschädigungsansprüchen und kostspieligen Sanktionen

Häufige Herausforderungen und Trends, die eDiscovery und Legal Holds prägen

Da Datenumgebungen immer komplexer werden und die rechtlichen Anforderungen steigen, stehen Unternehmen unter zunehmendem Druck, ihre Legal-Hold-Prozesse vertretbar, skalierbar und effizient zu gestalten. Sowohl langjährige Herausforderungen als auch neue Trends verdeutlichen, warum Best Practices und moderne Technologien heute unverzichtbar sind.

Häufige Herausforderungen für Rechtsabteilungen

Rechts- und Compliance-Teams stoßen häufig auf dieselben Hindernisse, darunter:

Diese wiederkehrenden Herausforderungen unterstreichen die Bedeutung des richtigen Ansatzes. Ohne standardisierte Arbeitsabläufe und zuverlässige Technologie riskieren selbst die fleißigsten Teams Lücken in der Compliance oder unnötige Risiken.

Neue Trends, die die Landschaft verändern

Gleichzeitig verändert sich die Landschaft in einer Weise, die herkömmliche Ansätze unhaltbar macht:

• Neue Datentypen: Über E-Mails hinaus müssen Aufbewahrungspflichten nun auch Chats, Kollaborationsplattformen und kurzlebige Nachrichten umfassen.
• Automatisierung und KI: Dank fortschrittlicher Tools können Teams Sperren effizienter ausgeben, verfolgen und verwalten.
• Grenzüberschreitende Herausforderungen: Bei der globalen Expansion von Unternehmen muss die Aufbewahrung mit den Datenschutzgesetzen in Einklang stehen.
• Ressourcenknappheit: Von Rechtsabteilungen wird erwartet, dass sie mit weniger Ressourcen mehr leisten, wodurch Automatisierung unerlässlich wird.

Zusammengenommen weisen diese Herausforderungen und Trends auf eine offensichtliche Realität hin: Verteidigungsfähige, gut verwaltete Aufbewahrungspflichten sind nicht mehr optional. Sie erfordern eine durchdachte Kombination aus Best Practices und modernen Tools, um Compliance zu gewährleisten, Risiken zu reduzieren und Rechtsabteilungen in die Lage zu versetzen, effizienter zu arbeiten.

Bewährte Verfahren für die Integration von Aufbewahrungspflichten in eDiscovery

Wenn diese Vorgehensweisen befolgt werden, dienen Aufbewahrungspflichten als zuverlässige Grundlage für den restlichen eDiscovery-Lebenszyklus:

• Handeln Sie schnell, wenn ein Auslöser auftritt: Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Anfragen sollten eine sofortige Aufbewahrung erforderlich machen.
• Verfassen Sie klare und einheitliche Sperrungsmitteilungen: Verfassen Sie Mitteilungen in einer einfachen Sprache, die Verwahrer verstehen können.
• Bestätigungen nachverfolgen: Führen Sie Aufzeichnungen darüber, wer die Sperre erhalten, gelesen und bestätigt hat.
• Erinnerungen und Updates versenden: Halten Sie die Verwahrer auf dem Laufenden, bis die Sperre offiziell aufgehoben wird.
• Dokumentieren Sie alles: Prüfpfade belegen die Rechtmäßigkeit und schützen vor Anfechtungen vor Gericht.
• Freigaben unverzüglich vornehmen: Übermäßige Aufbewahrung verursacht unnötige Lagerkosten und Risiken.

Aufbau einer soliden Grundlage für eDiscovery

eDiscovery ist mehr als nur die Verwaltung von Dokumenten – es geht darum, Vertrauen in die Integrität digitaler Beweismittel aufzubauen. Und im Zentrum dieser Integrität steht die Aufbewahrungspflicht.

Indem sie die Aufbewahrungspflicht als einen wesentlichen Bestandteil von eDiscovery betrachten, können Unternehmen Risiken senken, Abläufe verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.

Für Teams, die diese Grundlage stärken möchten, bietet die Mitratech Legal Hold-Lösung die Tools zur Automatisierung, Nachverfolgung und vertretbaren Verwaltung des gesamten Prozesses. Damit unterstützt sie Unternehmen dabei, Daten zu schützen, ihre Glaubwürdigkeit zu wahren und ihre eDiscovery-Verpflichtungen souverän zu erfüllen.