Imagina esto... eres responsable de cumplimiento normativo para EMEA y has dedicado tiempo y esfuerzo a crear la política del Código de Conducta de tu organización. La pones a disposición de todos los miembros de la empresa, quizá añadiéndola a tu intranet. Envías un correo electrónico para informar a todos de que la política ya está disponible. Y luego...¡nada!
No recibes ningún comentario sobre cómo ha sido recibida la política. Nadie te hace preguntas sobre la política. No sabes si la gente ha entendido la política, y no sabes si los empleados la están siguiendo.
¿ Cómo comunicar la política del código de conducta de su organización de la forma más eficaz y contundente posible? Para responder a esta pregunta, debe plantearse cuál es la mejor práctica.
Los pasos adecuados que debes seguir
En primer lugar, no puedo dejar de insistir en lo importante que es contar con un compromiso firme por parte de la alta dirección. La forma de comportarse en el lugar de trabajo es un mensaje que debe provenir de los más altos niveles y reforzarse periódicamente. Piense en la mejor manera de transmitir este mensaje a toda la organización, tal vez mediante un correo electrónico del director general en primera instancia.
En segundo lugar, piense en cómo puede hacer que la política del Código de Conducta resulte atractiva y significativapara sus empleados. Considere la posibilidad de convertir la política de un documento legal en blanco y negro a un folleto fácil de entender. Este folleto puede recoger los puntos clave de la política y presentarlos de una manera más colorida, interactiva y visual, lo que hará que sea mucho más probable que mantenga la atención del empleado y garantice que comprenda lo que se le pide.
¡No te detengas ahí! Es buena idea complementar este folleto con otros tipos de comunicaciones. Un buen ejemplo son los vídeos cortos, concisos y directos. Una organización con la que hemos trabajado ha creado vídeos emotivos que llaman la atención de la gente y apelan a la responsabilidad individual. Otra idea es distribuir infografías por toda la empresa, una forma brillante de dar a conocer la política en las zonas comunes y garantizar que se tenga en cuenta su cumplimiento.
Incorporar a los empleados en el proceso
También es importante que los empleados participen en el debate sobre lo que se considera un buen comportamiento. Podría plantearse pedir a los empleados que participen en grupos de discusión para definir los comportamientos clave. Considere la posibilidad de nombrar embajadores del Código de Conducta en toda la organización que puedan seguir educando sobre el comportamiento ético. Se trata de una táctica útil no solo para el cumplimiento normativo en EMEA, sino también para las empresas de todo el mundo que deseen crear una «cultura de cumplimiento».
Por último, considere la posibilidad de implementar formación obligatoria sobre conducta y comportamiento. Esta formación puede utilizarse como paso final para garantizar que sus empleados hayan comprendido plenamente el papel de la ética y el cumplimiento normativo en las operaciones diarias de su empresa. Incluso puede tener sentido que esta formación forme parte del proceso de certificación de la política, en el que se ha formado a los empleados sobre conducta y comportamiento y ahora es necesario confirmar su comprensión.
Con todas estas ideas, debes asegurarte de obtener comentarios de tus empleados para saber si han comprendido la política, cómo les afecta, cómo deben comportarse dentro de tu organización y si tienen algún comentario, pregunta o inquietud.
Mejores prácticas para garantizar el cumplimiento normativo en EMEA, o en cualquier otra región.
Implementación de una tecnología sólida de gestión de políticas permite a las organizaciones proporcionar las políticas y los procedimientos adecuados a las personas adecuadas, garantizando que se responsabilicen al suscribirlos y proporcionando un registro de auditoría detallado, lo que reduce el riesgo de multas reglamentarias y daños a la reputación.
Junto con la tecnología de gestión de políticas, la implementación de una solución de flujo de trabajo sencilla pero muy eficaz permite a una organización recopilar comentarios y consultas de los empleados de manera estandarizada. Esto significa que cualquier problema o inquietud potencial puede ser señalado, revisado y resuelto de manera más eficiente y colaborativa.
La llegada de una mayor regulación en los países de la EMEA sin duda exige un mejor cumplimiento, y una buena comunicación es clave para lograrlo. Las mismas buenas prácticas se aplican también a las empresas de EE. UU. y otros países, ya que una mayor regulación se está convirtiendo en la norma más allá de las fronteras nacionales.
Otros recursos sobre cumplimiento y gestión de riesgos que pueden resultarle interesantes:
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Guía del experto: Las 7 señas de identidad de un cumplimiento eficaz
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Blog Post: Cómo ayuda la tecnología a crear un programa de cumplimiento eficaz
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Infografía: GRC Hurdles & High Jumps in Building a Culture of Compliance (Obstáculos y grandes saltos de GRC en la creación de una cultura de cumplimiento)
