Imaginez ceci... Vous êtes responsable de la conformité dans la région EMEA et vous avez consacré du temps et des efforts à l'élaboration de la politique de votre organisation en matière de code de conduite. Vous la rendez accessible à tout le monde dans l'entreprise, peut-être en l'ajoutant à votre site intranet. Vous envoyez un courriel pour informer tout le monde que la politique est désormais disponible. Et puis...plus rien !
Vous ne recevez aucun retour d'information sur l'accueil réservé à la politique. Personne ne vous pose de questions sur la politique. Vous ne savez pas si les gens ont compris la politique, ni même si les employés la respectent.
Comment communiquer la politique de votre organisation en matière de code de conduite de la manière la plus puissante et la plus efficace possible ? Pour répondre à cette question, vous devez vous demander à quoi ressemblent les meilleures pratiques.
Les étapes à suivre
Tout d'abord, je ne saurais trop insister sur l'importance d'un engagement fort de la part de la direction. Le comportement à adopter sur le lieu de travail est un message qui doit venir du plus haut niveau et être renforcé régulièrement. Réfléchissez à la meilleure façon de faire passer ce message dans l'ensemble de l'organisation, peut-être par le biais d'un courriel du directeur général dans un premier temps.
Deuxièmement, réfléchissez à la manière dont vous pouvez rendre la politique du code de conduite attrayante et significativepour vos employés. Envisagez de transformer le document juridique en noir et blanc en une brochure facile à comprendre. Cette brochure peut reprendre les points clés de la politique et les présenter de manière plus colorée, interactive et visuelle, ce qui permet de retenir l'attention de l'employé et de s'assurer qu'il comprend ce qu'on lui demande.
Ne vous arrêtez pas là ! Il est judicieux de compléter cette brochure par d'autres types de communication. Un bon exemple est celui des vidéos courtes, nettes et précises. Une organisation avec laquelle nous avons travaillé a réalisé des vidéos émotionnelles qui attirent l'attention des gens et appellent à la responsabilité individuelle. Une autre idée consiste à distribuer des infographies dans l'entreprise, un excellent moyen de faire connaître la politique dans les espaces communs, en veillant à ce que la conformité ne soit pas perdue de vue.
Impliquer les employés dans le processus
Il est également important que les employés participent à la discussion sur ce qu'est un bon comportement. Vous pourriez demander aux employés de participer à des groupes de discussion pour définir les comportements clés. Pensez à mettre en place des ambassadeurs du code de conduite au sein de l'organisation, qui pourront continuer à éduquer sur le comportement éthique. Cette tactique n'est pas seulement utile pour la conformité dans la région EMEA, mais aussi pour toutes les entreprises qui souhaitent instaurer une "culture de la conformité".
Enfin, il convient d'envisager la mise en œuvre de formation obligatoire sur la conduite et le comportement. Cette formation peut servir d'étape finale pour s'assurer que vos employés ont bien compris le rôle de l'éthique et de la conformité dans les activités quotidiennes de votre entreprise. Il peut même être judicieux que cette formation fasse partie du processus d'attestation de la politique proprement dite, lorsque vous avez formé les employés à la conduite et au comportement et qu'il vous faut maintenant confirmer leur compréhension.
Avec toutes ces idées, vous devez vous assurer d'obtenir un retour d'information de la part de vos employés afin de savoir s'ils ont compris la politique, comment elle les affecte, comment ils doivent se comporter au sein de votre organisation et s'ils ont un retour d'information, des questions ou des préoccupations.
Meilleures pratiques pour la mise en conformité dans la région EMEA - ou dans toute autre région
Mise en œuvre d'une d'une technologie robuste de gestion des politiques permet aux organisations de fournir les bonnes politiques et procédures aux bonnes personnes, en veillant à ce qu'elles se responsabilisent en les signant et en fournissant une piste d'audit détaillée, réduisant ainsi le risque d'amendes réglementaires et d'atteinte à la réputation.
Parallèlement à la technologie de gestion des politiques, la mise en œuvre d'une solution de flux de travail simple mais très efficace permet à une organisation de recueillir les commentaires et les questions des employés de manière standardisée. Cela signifie que tout problème ou préoccupation potentiel peut être signalé, examiné et résolu de manière plus efficace et plus collaborative.
L'avènement d'une réglementation accrue dans les pays de l'EMEA oblige certainement à une meilleure conformité, et une bonne communication est essentielle pour y parvenir. Les mêmes bonnes pratiques s'appliquent aux entreprises des États-Unis et d'ailleurs, à mesure que le renforcement de la réglementation devient la norme à travers les frontières mondiales.
