Imagínese esto... usted es director de cumplimiento normativo en la región EMEA y ha dedicado tiempo y esfuerzo a crear el Código de Conducta de su organización. La pone a disposición de todos en la empresa, quizá añadiéndola a su intranet. Envía un correo electrónico para informar a todo el mundo de que la política ya está disponible. Y después...¡nada!
No recibes ningún comentario sobre la acogida que ha tenido la política. Nadie le hace preguntas sobre la política. No sabes si la gente ha entendido la política y ni siquiera si los empleados la siguen.
¿Cómo puede comunicar el código de conducta de su organización de la manera más eficaz? Para responder a esta pregunta, hay que pensar: ¿cómo son las mejores prácticas?
Los pasos adecuados que debe seguir
En primer lugar, no puedo insistir en lo importante que es contar con el firme compromiso de la alta dirección. El comportamiento en el lugar de trabajo es un mensaje que debe venir de arriba y reforzarse periódicamente. Piense en la mejor manera de transmitir este mensaje a toda la organización, tal vez un correo electrónico del Director General en primer lugar.
En segundo lugar, piense en cómo puede hacer que la política del Código de Conducta resulte atractiva y significativapara sus empleados. Considere la posibilidad de convertir la política de un documento legal en blanco y negro a un folleto fácil de entender. Este folleto puede tomar los puntos clave de la política y mostrarlos de una manera más colorida, interactiva y visual, lo que hace que sea mucho más probable mantener la atención del empleado y asegurarse de que entienden lo que se les pide.
No se detenga ahí. Es buena idea apoyar este folleto con otros tipos de comunicación. Un buen ejemplo son los vídeos cortos, nítidos y directos. Una organización con la que hemos trabajado ha creado vídeos emotivos que captan la atención de la gente y llaman a la responsabilidad individual. Otra idea es distribuir infografías por la empresa, una forma brillante de dar a conocer la política en las zonas comunes para garantizar que se tiene en cuenta su cumplimiento.
Implicar a los empleados en el proceso
También es importante que los empleados participen en el debate sobre el buen comportamiento, por lo que podría pedirles que participen en grupos de discusión para definir los comportamientos clave. Piense en nombrar embajadores del Código de Conducta en toda la organización que puedan seguir educando sobre el comportamiento ético. Se trata de una táctica no sólo útil para el cumplimiento en la EMEA, sino para las empresas de todo el mundo que deseen crear una "cultura del cumplimiento".
Por último, estudie la posibilidad de aplicar formación obligatoria en torno a la conducta y el comportamiento. Esta formación puede utilizarse como paso final para garantizar que sus empleados han comprendido plenamente el papel de la ética y el cumplimiento en las operaciones diarias de su empresa. Incluso puede tener sentido que esta formación forme parte del propio proceso de certificación de la política, en el que se ha educado a los empleados en materia de conducta y comportamiento y ahora es necesario confirmar su comprensión.
Con todas estas ideas, debe asegurarse de obtener información de sus empleados para saber si han entendido la política, cómo les afecta, cómo deben comportarse dentro de su organización y si tienen algún comentario, pregunta o preocupación.
Buenas prácticas para el cumplimiento de la normativa en la EMEA o en cualquier región
Implantación de una sólida tecnología de gestión de políticas permite a las organizaciones ofrecer las políticas y los procedimientos adecuados a las personas adecuadas, garantizando que se responsabilicen de su cumplimiento y proporcionando una pista de auditoría detallada, lo que reduce el riesgo de multas reglamentarias y daños a la reputación.
Junto con la tecnología de gestión de políticas, la implantación de una solución de flujo de trabajo sencilla pero muy eficaz permite a una organización recopilar comentarios y consultas de los empleados de forma estandarizada. Esto significa que cualquier problema o preocupación potencial puede señalarse, revisarse y resolverse de forma más eficiente y colaborativa.
La llegada de una mayor regulación en los países de la EMEA obliga sin duda a mejorar el cumplimiento, y una buena comunicación es clave para lograrlo. Las mismas buenas prácticas son válidas para las empresas de EE.UU. y de otros países, a medida que el aumento de la regulación se convierte en la norma en todo el mundo.
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Guía del experto: Las 7 señas de identidad de un cumplimiento eficaz
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Blog Post: Cómo ayuda la tecnología a crear un programa de cumplimiento eficaz
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Infografía: GRC Hurdles & High Jumps in Building a Culture of Compliance (Obstáculos y grandes saltos de GRC en la creación de una cultura de cumplimiento)
