En esta serie de blogs, analizamos cómo la automatización del flujo de trabajo empresarial transforma los departamentos y las organizaciones en la intersección entre las personas, los procesos y la tecnología. Esta es la parte dedicada a los procesos.
Las organizaciones se han dado cuenta cada vez más de que la transformación digital es la clave para afrontar los retos del entorno actual. Las empresas que abrazan esta transformación de frente descubren que obtienen una ventaja competitiva significativa. La automatización del flujo de trabajo es una piedra angular probada de esta transformación, ya que le proporciona la flexibilidad necesaria para permitir una respuesta rápida y ágil.
Casi todo lo que hacemos durante el día forma parte de un proceso, nos demos cuenta o no, esté sancionado o no, sea útil o no. Una cosa que aprendimos durante la pandemia fue que algunos de estos procesos deben automatizarse y otros no: tuvimos dificultades con la educación automatizada y el aprendizaje asincrónico, pero descubrimos las ventajas de la entrega de comestibles a domicilio: entre el primer y el cuarto trimestre de 2020, se produjo un aumento del 9 % en el número de personas mayores que utilizaban Instacart.
Entender cuándo un proceso es un proceso
La automatización puede ser ambigua: las«relaciones débiles»que establecemos cuando compramos una taza de café en persona, en lugar de hacerlo a través de una aplicación, tienen su valor. No todos los procesos deben automatizarse para funcionar mejor.
Pero los procesos en el lugar de trabajo son diferentes. Y aquellos que no reconocemos como procesos terminan llevando más tiempo, exponiéndonos a más riesgos y, al final, empeorando un poco nuestras vidas.
Cada documento firmado, por ejemplo, forma parte de una historia más amplia: casi siempre hay aprobaciones, y antes de las aprobaciones hay discusiones, y antes de la colaboración hay una solicitud de alguien. A menudo, estos procesos no parecen historias más amplias porque solo vemos una parte de ellos, normalmente a través de nuestra bandeja de entrada de correo electrónico.
Lo mismo ocurre con las hojas de cálculo: lo que puede parecer un único lugar donde se almacena la información es, con frecuencia, un lugar donde la información se dispersa: las solicitudes ad hoc, la propiedad compartida y los campos no obligatorios convierten a las hojas de cálculo en una gran fuente de errores. La forma de mejorar una hoja de cálculo es recordar que, al igual que un contrato, es el final del proceso, no el proceso en sí mismo.
Cómo la automatización empresarial contribuye a una historia más amplia
Uno de los pasos más importantes que da una empresa cuando adopta la transformación digital y la automatización empresarial es empezar a ver los procesos tal y como son, y empezar a ver las tareas y los resultados como parte de procesos más amplios.
Los productos heredados y las soluciones propias, que entienden que un proceso es un proceso, requieren una gran implicación y apoyo por parte del departamento de TI, lo que limita el número de procesos que se pueden optimizar en un periodo determinado. También suelen implicar mayores costes de mantenimiento y actualización.
La transformación digital como consigna nos obliga a pensar más allá de soluciones obsoletas y elementos que aún no se conciben como procesos. Nos exige tomar distancia y observar el panorama general: cómo los diversos elementos que nos afectan a nosotros y a nuestro trabajo se relacionan entre sí. La automatización del flujo de trabajo empresarial es la mejor manera de automatizar los procesos que se nos han escapado.
Es hora de ver las tareas como parte de una historia más amplia, y es hora de que la tecnología transformadora empodere a los departamentos y a las empresas para que empiecen a escribir sus propias historias.
