La importancia de la gestión de incidentes
Los incidentes críticos pueden ocurrir en cualquier momento y en cualquier lugar, y no se limitan al horario laboral tradicional.Una gestión de incidentesbien organizada minimiza el impacto que cualquier interrupción del negocio puede tener en las operaciones comerciales y en los empleados. Sin embargo, no basta con tener este tipo de plan.
El éxito del plan de continuidad del negocio también depende de la comunicación entre todos los miembros del equipo de respuesta a incidentes y el resto de los empleados sobre las responsabilidades de cada uno. Los miembros de los equipos de gestión de incidentes deben recibir la formación adecuada para desempeñar sus funciones de gestión de imprevistos.
Actualizar y probarcontinuamentesu plan de continuidad del negocio y recuperación ante desastrespuede ayudar a su empresa a adaptarse a las amenazas nuevas y emergentes. Contar con formas específicas de comunicación establecidas para alertar a todo el personal necesario durante una emergencia también es fundamental para responder de manera rápida y eficiente. Es casi imposible anticipar la ocurrencia de amenazas específicas, pero si su plan de gestión de incidentes incluye todos los componentes anteriores, estará preparado para maniobrar ante cualquier interrupción imprevista del negocio.
Por eso es imprescindible que su empresa cuente con un plan de gestión de incidentes (IMP) listo para ponerse en marcha en caso de que se produzca un incidente. Hoy en día, las organizaciones debenadoptar una estrategia que dé prioridad a los dispositivos móvilespara la gestión de incidentes. Esto ayudará a su organización a mitigar los riesgos, eliminar el impacto en el negocio y garantizar que la plantilla pueda reaccionar con mayor rapidez ante un incidente.
¿Qué es un plan de gestión de incidentes?
Un IMP describe las actividades que debe realizar una organización para identificar, analizar y corregir los riesgos con el fin de evitar que se repitan en el futuro. Es la guía detallada de su empresa para gestionar las interrupciones del negocio.
¿Quién se encarga de crear un IMP?
Por lo general, la persona encargada de supervisar la continuidad del negocio o un programa similar se encarga decrear un IMP viable y eficaz. El gestor del programa debe mantener toda la información actualizada (datos de contacto de los empleados, planes, estado de los incidentes, etc.), asegurarse de que los empleados reciban formación sobre cómo responder ante un incidente y mantener el programa en marcha durante todo el año.
4 elementos de un IMP robusto
1. Detección
Las medidas preventivas ayudan a evitar la mayoría de las interrupciones en la actividad empresarial. Uno de los métodos consiste en analizar el entorno empresarial para detectar cualquier problema con antelación. Aunque esto no siempre es posible (por ejemplo, en caso de catástrofes naturales), es conveniente recibir formación sobre qué hay que buscar y qué hay que hacer en caso de incidente.
2. Diagnóstico
Encuentre la causa del problema y solucione lo antes posible. Cuanto antes diagnostique el problema, antes podrá resolverlo.
3. Reparación
¡Solucione el problema! Cuanto más tiempo persista el problema, más problemas puede causar. Esto puede implicar desde reiniciar el servicio, sustituir el hardware o incluso realizar un complejo cambio en el código del software.
4. Recuperación
El problema se ha resuelto y ahora es el momento de poner en marcha un plan para evitar que este incidente vuelva a ocurrir en el futuro.
Ventajas del IMP
- Reducción del impacto de los incidentes en el negocio gracias a su resolución oportuna.
- Mejora en la supervisión y notificación de incidentes.
- Mayor satisfacción de los usuarios/clientes: mejora del tiempo de actividad.
- Mayor eficiencia organizativa.
- Tranquilidad: «nosotros nos encargamos».
Obstáculos para la IMP
- Sin apoyo ejecutivo, por lo tanto, sin recursos ni presupuesto.
- Falta de claridad en las necesidades empresariales.
- Prácticas laborales no revisadas o establecidas en sus costumbres.
- Falta de conocimientos sobre cómo resolver incidentes.
- Resistencia al uso del proceso.
Evolución de la gestión de incidentes
Pasado
Hace más de 10 años, se redactaban planes que luego se olvidaban, quedaban acumulando polvo en una estantería y resultaban inútiles en caso de emergencia. Antes no había una forma fácil de acceder a la información crítica ni de comunicarse con los empleados; por ejemplo, las carpetas, las cadenas telefónicas, el correo electrónico tradicional o los sistemas de megafonía no son tan eficaces como los que tenemos hoy en día. Esto dificultaba la puesta en marcha de un plan cuando se producía un incidente, ya que se trataba de un proceso manual.
Presente
Hoy en día, la tecnología ha penetrado en todos los sectores, agilizando todas las operaciones y procesos. Sin embargo, muchos utilizan un «enfoque de mosaico»: una solución para la gestión de documentos, otra para las conferencias telefónicas, otra para las notificaciones de emergencia, otra para la formación, etc. Esto significa que hay múltiples plataformas con inicios de sesión independientes, lo que resulta muy costoso y, en ocasiones, ineficaz.
Futuro
La siguiente iteración ya ha comenzado. Los profesionales de la continuidad del negocio han empezado a consolidar soluciones para facilitar y automatizar el proceso de gestión de incidentes con el fin de hacerlo más eficiente y rentable. Las soluciones de continuidad del negocio más avanzadas permiten una gestión de incidentes sin carpetas y centrada en los dispositivos móviles, que incluye mensajería de emergencia bidireccional, conferencias telefónicas proactivas, múltiples tipos de respuesta a mensajes, acceso a documentos y recursos de formación y específicos para cada amenaza.
Según nuestra breve encuesta en línea,el 18 % de los encuestados no cuenta con un programa de gestión de incidentes en el trabajo.
El 43 % informóque su IMP se actualizó por última vez en el último año.
El 34 % afirmóque, si se produjera un incidente durante el horario laboral,no tendrían acceso a todo lo necesariopara gestionar la situación inesperada.
Yel 33 % afirmóquesu organización no había adoptado ninguna tecnologíapara simplificar la gestión de incidentes.
Para terminar
Es imprescindible que su empresa cuente con un IMP. Nunca se sabe cuándo se producirá un incidente, por lo que dedicar tiempo hoy a elaborar un plan podría salvar a su empresa de interrupciones en el futuro y, en caso de que se produzcan,responder rápidamente.Vea nuestro seminario web bajo demanda dedicado al tema de la gestión de incidentes para obtenermás información y detalles.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
