Die Bedeutung des Störungsmanagements
Kritische Zwischenfälle können jederzeit und überall auftreten und sind nicht auf die üblichen Geschäftszeiten beschränkt. Ein gut organisiertes Störungsmanagement minimiert die Auswirkungen, die eine Unterbrechung des Geschäftsbetriebs auf den Geschäftsbetrieb und die Mitarbeiter haben kann. Es reicht jedoch nicht aus, nur diese Art von Plan zu haben.
Der Erfolg des Business-Continuity-Plans hängt auch von der Kommunikation zwischen allen Mitgliedern des Notfallteams und den übrigen Mitarbeitern über die Aufgaben jedes Einzelnen ab. Die Mitglieder der Notfallteams sollten für ihre Rolle bei der Bewältigung des Unerwarteten angemessen geschult sein.
Die ständige Aktualisierung und Prüfung Ihres Plans zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und zur Notfallwiederherstellung kann Ihrem Unternehmen helfen, sich an neue und wachsende Bedrohungen anzupassen. Die Einrichtung spezieller Kommunikationsformen, um im Notfall alle notwendigen Mitarbeiter zu alarmieren, ist ebenfalls entscheidend für eine schnelle und effiziente Reaktion. Es ist fast unmöglich, das Auftreten bestimmter Bedrohungen vorherzusehen, aber wenn Ihr Notfallmanagementplan alle oben genannten Komponenten umfasst, sind Sie für jede unvorhergesehene Geschäftsunterbrechung gewappnet.
Deshalb ist es unerlässlich, dass Ihr Unternehmen über einen Plan für das Störungsmanagement (IMP) verfügt, der für den Fall eines Vorfalls einsatzbereit ist. Heutzutage müssen Unternehmen eine Strategie für das Störungsmanagement verfolgen, die auf mobile Geräte setzt. Dies wird Ihrem Unternehmen helfen, Risiken zu minimieren, geschäftliche Auswirkungen zu beseitigen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sicher sind und schneller auf einen Vorfall reagieren können.
Was ist ein Störfallmanagementplan?
Eine IMP beschreibt die Aktivitäten einer Organisation, die notwendig sind, um Gefahren zu identifizieren, zu analysieren und zu korrigieren, um zukünftige Wiederholungen zu verhindern. Sie ist der akribische Leitfaden Ihres Unternehmens für die Verwaltung von Betriebsunterbrechungen.
Wer ist für die Erstellung einer IMP zuständig?
Normalerweise kümmert sich jemand, der für die Geschäftskontinuität oder ein ähnliches Programm zuständig ist, um die Erstellung eines umsetzbaren und effektiven IMP. Der Programmmanager muss alle Informationen auf dem neuesten Stand halten (Kontaktinformationen der Mitarbeiter, Pläne, Status des Vorfalls usw.), sicherstellen, dass die Mitarbeiter darin geschult werden, wie sie auf einen Vorfall reagieren sollen, und das Programm das ganze Jahr über auf Kurs halten.
4 Elemente einer robusten IMP
1. Erkennung
Vorbeugende Maßnahmen tragen dazu bei, die meisten Betriebsunterbrechungen zu verhindern. Eine der Methoden ist die Analyse des Geschäftsumfelds, um etwaige Probleme im Voraus zu erkennen. Dies ist zwar nicht immer möglich (z. B. bei Naturkatastrophen), aber es ist gut, wenn man weiß, worauf man achten muss und was im Falle eines Vorfalls zu tun ist.
2. Diagnose
Finden Sie die Ursache des Problems und beheben Sie sie so schnell wie möglich. Je schneller Sie das Problem diagnostizieren können, desto schneller kann es behoben werden.
3. Reparatur
Beheben Sie das Problem! Je länger das Problem besteht, desto mehr Probleme kann es verursachen. Dies kann von einem Neustart des Dienstes über einen Hardwareaustausch bis hin zu einer komplexen Änderung des Softwarecodes reichen.
4. Wiederherstellung
Das Problem wurde gelöst, und nun ist es an der Zeit, einen Plan umzusetzen, um zu verhindern, dass sich ein solcher Vorfall in Zukunft wiederholt.
Vorteile der IMP
- Geringere geschäftliche Auswirkungen von Vorfällen durch rechtzeitige Lösung.
- Verbesserte Überwachung und Berichterstattung über Vorfälle.
- Bessere Nutzer-/Kundenzufriedenheit - verbesserte Betriebszeit.
- Bessere organisatorische Effizienz.
- Seelenfrieden - "wir haben das im Griff".
Hemmnisse für die IMP
- Keine Beteiligung der Führungskräfte, daher keine Ressourcen und kein Budget.
- Mangelnde Klarheit über den Geschäftsbedarf.
- Arbeitspraktiken, die nicht überprüft oder festgelegt wurden.
- Mangelndes Wissen über die Lösung von Vorfällen.
- Widerstand gegen die Anwendung des Verfahrens.
Entwicklung des Störungsmanagements
Vergangenheit
Vor mehr als 10 Jahren wurden Pläne geschrieben und vergessen, sie verstaubten in einem Regal und waren im Notfall nutzlos. Früher gab es keine einfache Möglichkeit, auf wichtige Informationen zuzugreifen oder mit den Mitarbeitern zu kommunizieren; Ordner, Telefonbäume, traditionelle E-Mail- oder Beschallungssysteme waren nicht annähernd so effizient wie heute. Dies erschwerte die Umsetzung eines Plans, sobald ein Zwischenfall eintrat, da dies ein manueller Prozess war.
Gegenwart
Heutzutage hat die Technologie jede Branche durchdrungen und macht jeden Vorgang und jedes Verfahren effizienter. Viele verwenden jedoch einen "Flickenteppich"-Ansatz - eine Lösung für die Dokumentenverwaltung, eine für Telefonkonferenzen, eine für Notfallmeldungen, eine für Schulungen usw. Das bedeutet, dass es mehrere Plattformen mit separaten Logins gibt, die sehr teuer und manchmal ineffizient sind.
Zukunft
Die nächste Iteration hat bereits begonnen. Business Continuity-Experten haben damit begonnen, Lösungen zu konsolidieren, die den Prozess des Incident Managements vereinfachen und automatisieren, um ihn effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Modernste BC-Lösungen ermöglichen ein mappenfreies, mobiles Incident Management, das bidirektionale Notfallnachrichten, proaktive Konferenzanrufe, mehrere Nachrichtenarten, Dokumentenzugriff sowie Schulungs- und bedrohungsspezifische Ressourcen umfasst.
Laut unserer kurzen Online-Umfrage verfügen 18 % der Befragten über kein Programm für das Management von Zwischenfällen am Arbeitsplatz.
43 % gaben an, dass ihr IMP zuletzt im vergangenen Jahr aktualisiert wurde.
34 % gaben an, dass sie im Falle eines Zwischenfalls während der Geschäftszeiten nicht auf alles zugreifen könnten, was sie benötigen, um das Unerwartete zu bewältigen.
Und 33 % gaben an, dass ihr Unternehmen keine Technologie zur Vereinfachung des Störungsmanagements eingeführt hat.
Einpacken
Ihr Unternehmen muss unbedingt über eine IMP verfügen. Man weiß nie, wann ein Zwischenfall eintritt. Wenn Sie sich also heute die Zeit nehmen, einen Plan zu erstellen, kann dies Ihr Unternehmen in Zukunft vor Unterbrechungen bewahren und im Falle eines Zwischenfalls schnell reagieren. In unserem On-Demand-Webinar zum Thema Störungsmanagement erhalten Sie weitere Einblicke und Details.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
