La gobernanza, la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo (GRC) es una clase de tecnología compleja que tiene muchas facetas. Una de ellas es la automatización de procesos, un método para codificar las mejores prácticas con el fin de evitar cometer errores graves.
Una agencia gubernamental, responsable de un presupuesto multimillonario para la construcción de carreteras, tenía un problema considerable de GRC. Cada vez que se construía o mantenía una carretera, la agencia tenía que crear lo que denominaba un acuerdo de cooperación, que es un contrato extenso de aproximadamente 100 páginas, con miles de variables y una lógica empresarial ultracompleja que controlaba la inclusión o exclusión de bloques de idiomas. El proceso manual de preparación de documentos no solo requería, de media, tres meses de trabajo de tres personas, sino que también era susceptible de errores humanos. Estos errores solían dar lugar a riesgos legales que, en algunos casos, provocaban altercados.
El enfoque de GRC que eligió esta agencia fue la automatización de procesos, concretamente la transformación de su acuerdo de cooperación en una aplicación de procesos con HotDocs, la plataforma líder para el modelado de procesos complejos de generación de documentos. Ahora, cada vez que la agencia necesita generar un nuevo acuerdo de cooperación, un miembro del personal inicia sesión en el sistema HotDocs, completa la entrevista de HotDocs y genera el documento. Con la aplicación de procesos HotDocs, lo que antes le llevaba a la agencia tres meses, ahora le lleva, de media, unas tres horas.
La agencia no solo ahorró más del 95 % del tiempo que le llevaba utilizar su antiguo método (con la correspondiente disminución de los gastos de preparación de documentos), sino que las circunstancias legales derivadas de documentos defectuosos han desaparecido casi por completo. La agencia cumple mejor con la política interna y las leyes vigentes. Como resultado, está menos expuesta al riesgo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
